Come sapere quando hai bisogno di una politica aziendale

Le politiche e le procedure aziendali garantiscono un luogo di lavoro sicuro, organizzato, conviviale, autorevole e non discriminatorio. Le politiche proteggono i dipendenti da un ambiente libero per tutti di favoritismi e trattamenti ingiusti. Ma se si tenta di creare politiche per ogni contingenza, non si avrà la latitudine di gestione necessaria per soddisfare le esigenze dei singoli dipendenti. Avere troppe politiche aumenta anche la probabilità che i manager li applichino in modo iniquo e ingiusto.

Puoi raggiungere un equilibrio salutare. Nella maggior parte dei casi, se indirizzi direttamente dipendenti che si comportano in modo inappropriato per il tuo posto di lavoro, potrebbe non essere necessario sviluppare una nuova politica aziendale.

Linee guida politiche

Prendi in considerazione la possibilità di creare una politica in queste situazioni:

• Se le azioni dei dipendenti indicano confusione sul modo più appropriato di comportarsi (codici di abbigliamento, e-mail, politiche internet o utilizzo dello smartphone)
• Se i dipendenti hanno bisogno di una guida sulla gestione di situazioni comuni (standard di condotta, spese di viaggio o acquisto di prodotti aziendali)
• Per proteggere la società legalmente (indagine coerente di accuse di molestie, assunzioni non discriminatorie o promozione)
• Per rimanere in conformità con le politiche e le leggi governative (FMLA, ADA, EEOC o salario minimo)
• Stabilire standard di lavoro, regole e regolamenti coerenti (disciplina progressiva, regole di sicurezza, regole di rottura o regole sul fumo)

• Fornire un trattamento coerente ed equo per i dipendenti (ammissibilità dei benefici, tempo libero retribuito, assistenza alle lezioni, tempo di lutto o dovere di giuria)

Ci possono essere altri motivi per sviluppare una politica. Ricorda, tuttavia, non lasciare che lo scarso comportamento di un dipendente imponga l'implementazione di una politica che influirà sugli altri dipendenti.

Articolare gli obiettivi politici

Una volta stabilito che una politica è necessaria, documenta per iscritto i tuoi obiettivi per la creazione della politica. Quando possibile, spiega ai dipendenti perché stai implementando la politica. Includere sufficienti dettagli nella politica per chiarire la posizione dell'azienda, ma non cercare di coprire ogni potenziale situazione.

Mantenere la politica più breve e semplice, se possibile, ma alcune politiche relative alle aree legali, come l'approccio della società alla famiglia Medical and Leave Act, la discriminazione o l'indagine sui reclami, o il sistema di disciplina progressiva, potrebbero richiedere tempi lunghi e completi.

Raccogliere informazioni

Consulta le politiche di esempio. Potresti avere difficoltà a trovare un esempio che sia esattamente adatto alle circostanze, alla lingua e alla cultura della tua azienda, ma puoi utilizzare criteri di esempio come base piuttosto che scrivere la tua politica da zero.

Puoi anche iscriverti a un servizio che fornisce esempi di criteri. La Società per la gestione delle risorse umane (SHRM) fornisce anche esempi di politiche per i membri.

In alcuni casi, potresti voler parlare con i tuoi avvocati del diritto del lavoro per vedere cosa hanno a disposizione. Soprattutto quando passa una nuova legge o il Dipartimento del lavoro emette nuove regole, gli studi legali scrivono politiche generiche per i loro clienti che è possibile personalizzare in base alle proprie esigenze.

Sviluppare, scrivere e rivedere la politica

Scrivi la politica usando parole e concetti semplici. Parla direttamente ai dipendenti che leggeranno, applicheranno e vivranno secondo la politica.

Dopo ogni paragrafo, poniti domande ipotetiche per accertarti che la politica riguardi le nozioni di base e le normali eccezioni e domande. Non ossessionare su questo, tuttavia; nessuna politica coprirà ogni possibile contingenza.

Selezionare un gruppo pilota di diversi dipendenti per leggere la politica e porre domande per determinare se i dipendenti saranno in grado di capirlo e seguirlo. Riscrivi la politica in base al feedback.

Ottenere supporto gestionale e revisione legale

Rivedere la politica con i manager che dovranno seguire la politica per ottenere il loro supporto e la proprietà della politica. Sebbene sia probabile che sia stato avviato questo processo quando è stata identificata la necessità della politica, il supporto della gestione durante l'implementazione della politica è fondamentale.

Se la politica ha implicazioni legali, è di natura litigiosa, o ha implicazioni personali per i dipendenti (come le procedure di sicurezza), prima che la legge venga distribuita dal vostro revisore. Assicurati di comunicare al tuo avvocato che desideri che la politica venga esaminata per le sue implicazioni legali e la dicitura appropriata, ma non vuoi che venga riscritta in modo legale.

Attuare la politica

Distribuisci e rivedi la nuova politica ai dipendenti in piccoli gruppi, individualmente o in una riunione aziendale, a seconda che la politica sia controversa e quanto sia facile da capire. Offri ai dipendenti la possibilità di porre domande.

Fornire ai dipendenti una copia della politica e chiedere loro di firmare che hanno ricevuto e compreso. Dovrebbero conservare una copia per i propri file.

Dichiarazione sui criteri di esempio

Questa è una dichiarazione di signoff di esempio da utilizzare:

Prendo atto della ricezione e della comprensione della politica della vostra azienda. La politica è efficace Data fino a nuovo avviso.

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Firma dell'impiegato

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Nome del dipendente (per favore stampa)

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Data

Decidi come comunicare la politica in futuro

Includere la politica nel manuale del dipendente. Potresti anche volere che la politica diventi parte del tuo Orientamento per i Nuovi Dipendenti. Alcune aziende inseriscono criteri nella loro intranet o in una cartella politica sull'unità comune della rete del computer. Determina se vuoi distribuire la politica anche con metodi aggiuntivi.

Dati e archivi precedenti politiche che questo criterio sostituisce. Potresti averne bisogno per scopi legali o per riferimento.

Interpretare e integrare la politica

La tua applicazione politica e le pratiche di lavoro determineranno il vero significato della politica. Ricorda di essere coerente ed equo mentre interpreti la politica nel tempo. Se ritieni che le tue pratiche differiscano da quelle scritte, rivedi e riscrivi la politica secondo necessità.

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