Cosa fanno i datori di lavoro riguardo ai dipendenti che navigano sul Web al lavoro

I dipendenti trascorrono da una a tre ore al giorno navigando sul Web per lavoro personale al lavoro, a seconda dello studio esaminato.

Poiché la maggior parte degli studi dipende dai dati auto-segnalati dai dipendenti, questa perdita di produttività, combinata con le preoccupazioni che i datori di lavoro hanno per i loro dipendenti navigano sul Web al lavoro, fa sì che più datori di lavoro decidano di monitorare l'uso di Internet da parte dei dipendenti.

I dipendenti fanno acquisti, fanno affari bancari, visitano siti sportivi, pagano le bollette, chattano su Facebook, twittano su Twitter e altro ancora. Con la maggior parte dei dipendenti, queste sono attività occasionali che perseguono durante le pause e il pranzo. Se trascorrono qualche minuto di tempo di lavoro, probabilmente lo compensano rispondendo alle email dopo che i bambini sono andati a letto.

Abuso di Internet Usage at Work

Ma una piccola percentuale di dipendenti abusa del privilegio dell'uso di Internet sul posto di lavoro. In una società, un supervisore scontento passava 6-7 ore al giorno a fare di tutto, dalla ricerca di un lavoro alla ricerca di ricette, allo shopping e al download di coupon.

In un altro, un dipendente ha cambiato la posizione del suo computer, rendendo impossibile la visualizzazione del suo schermo da parte di chiunque, ad eccezione del dipendente. Ciò ha sollevato i sospetti dello staff IT in modo da visualizzare il suo utilizzo di Internet. Hanno scoperto che il dipendente stava scaricando e guardando film pornografici. Quindi, a volte i peggiori timori dei datori di lavoro sono giustificati quando i dipendenti abusano dell'uso di Internet sul posto di lavoro.

In questo secondo esempio, se il datore di lavoro fosse rimasto all'oscuro del fatto che il dipendente stesse leggendo materiale pornografico, il datore di lavoro avrebbe potuto essere posto in una potenziale causa per molestie sessuali o rivendicazioni sul lavoro ostili. Nessuno dei due sarebbe stato accolto favorevolmente, quindi il datore di lavoro ha lasciato andare l'impiegato. (La politica sull'utilizzo di Internet da parte del datore di lavoro indicava chiaramente le condizioni in base alle quali avrebbero rescisso un dipendente.)

Datore di lavoro di sorveglianza dei dipendenti che navigano sul Web al lavoro

I datori di lavoro che bloccano l'accesso ai dipendenti che navigano sul Web al lavoro sono preoccupati per i dipendenti che visitano siti per adulti con contenuti sessuali, romantici o pornografici; siti di giochi; siti di social networking; siti di intrattenimento; negozi / siti di aste; e siti sportivi. Inoltre, alcune aziende utilizzano blocchi URL per impedire ai dipendenti di visitare blog esterni. Altri bloccano l'accesso a siti come Facebook al lavoro.

A seconda dell'azienda, il monitoraggio del computer assume molte forme: alcuni datori di lavoro tracciano il contenuto, le sequenze di tasti e il tempo trascorso alla tastiera; alcuni archivi e revisione di file informatici; altri monitorano la blogosfera per vedere cosa viene scritto sulla società dai dipendenti e altri monitorano i siti di social media networking.

Tra le società che monitorano le e-mail, alcune utilizzano strumenti tecnologici per monitorare automaticamente le e-mail e altre assegnano a un dipendente la possibilità di leggere e rivedere manualmente le e-mail.

Perché i datori di lavoro stanno monitorando i dipendenti che navigano sul Web al lavoro

I datori di lavoro ritengono che questa sorveglianza dei dipendenti sia necessaria per la produttività dei dipendenti, per motivi legali, per la sicurezza delle informazioni aziendali e per prevenire un ambiente di molestie.

Secondo Manny Avramidis, vicepresidente senior delle risorse umane globali per l'AMA:

"Ci sono ragioni principali per cui i datori di lavoro monitorano il comportamento di Internet dei dipendenti sul posto di lavoro, a seconda dell'organizzazione e dei dipendenti." La produttività dei dipendenti è fondamentale. Alcune aziende diranno che i segreti commerciali sono importanti, non necessariamente perché i dipendenti condividono intenzionalmente le informazioni aziendali, ma i dipendenti possono non rendersi conto dell'importanza che riveste per i concorrenti tali elementi come le nuove caratteristiche del prodotto e gli organigrammi.

"I siti Intranet condividono le informazioni che i datori di lavoro non vogliono che gli estranei conoscano a causa della concorrenza e della necessità di battere i concorrenti sul mercato.Altre aziende sono preoccupate per la frode per quanto riguarda la sicurezza dei dati, assicurandosi che le informazioni non vengano rubate.

"Alcune aziende affermano che la sicurezza e la produttività sono le loro preoccupazioni principali che possono coinvolgere il monitoraggio della posizione dei dipendenti tramite GPS satellite di posizionamento globale, videocamere nelle aree di produzione e guardie di sicurezza per controllare gli ID e il contenuto degli oggetti portati a lavoro. altri datori di lavoro citeranno la responsabilità potenziale perché sono stati bruciati nei tribunali.La maggior parte delle organizzazioni ha un capitale da monitorare ed è abbastanza economico farlo.

Altre preoccupazioni del datore di lavoro su come navigare sul Web al lavoro

Oltre alla preoccupazione per i tipi di siti visitati dai dipendenti per questi motivi, una serie di preoccupazioni aggiuntive spinge i datori di lavoro a monitorare i dipendenti che navigano sul Web al lavoro.

Contenzioso è un problema serio per i datori di lavoro ha detto Nancy Flynn, direttore esecutivo di The ePolicy Institute e autore di Il manuale ePolicy, 2nd Edition (AMACOM, 2008) e altri libri relativi a Internet.

Secondo SHRM (accesso 1-11-18 - devi essere un membro), "In questa era di informazioni digitali, manager aziendali, professionisti delle risorse umane, professionisti IT e professionisti legali devono lavorare a stretto contatto per sviluppare politiche e procedure relative al rapporto di lavoro. In caso di contenzioso relativo all'impiego, sarà probabilmente effettuata una ricerca approfondita dei registri elettronici di un datore di lavoro.

"I dati elettronici includono e-mail, pagine Web, file di elaborazione di testi, database di computer e qualsiasi altra informazione memorizzata su un computer e che esiste in un supporto che può essere letto solo attraverso l'uso di computer. lasciato indietro, ad esempio quando un manager aggiunge o elimina del testo a una revisione delle prestazioni, le formule impiegate per eseguire calcoli o modifiche su fogli di calcolo in un memorandum e altri dati memorizzati involontariamente.

"I dati elettronici stanno diventando sempre più importanti nei procedimenti giudiziari e la consultazione con i consulenti legali in merito all'archiviazione, conservazione e distruzione dei dati elettronici è particolarmente importante in quanto le Regole Federali di Procedura Civile-Regola 34 sono state emendate specificamente per affrontare le regole di scoperta per le informazioni memorizzate elettronicamente".

Secondo Avramidis:

"Ci sono sempre più datori di lavoro che mettono sotto controllo l'uso dei computer dei dipendenti perché la tecnologia sta diventando più economica e meno costosa. A prescindere da come la pensate, i datori di lavoro che non monitorano diventeranno sempre meno, non per inchiodare i dipendenti, ma perché il monitoraggio ha sempre più senso dal punto di vista degli affari, diventerà sempre più significativo in America. I dipendenti hanno davvero bisogno di leggere ed essere consapevoli delle politiche.

"I datori di lavoro dovrebbero stabilire politiche per essere chiari con i dipendenti sul loro rapporto di lavoro.Una politica agisce come deterrente.In Florida, ad esempio, non è raro parcheggiare le auto della polizia lungo la strada durante la notte come deterrente per gli automobilisti.

"Laddove i datori di lavoro spesso falliscono è che dicono ai dipendenti che saranno monitorati ma non descrivono esattamente quale comportamento ci si aspetta o non si aspetta, per spiegare esattamente quali sono le loro aspettative riguardo alla politica è importante educare i dipendenti e spiegare la definizione di ciò che è giusto e accettabile l'uso di Internet e della posta elettronica è raccomandato ogni anno."

Mentre un numero crescente di stati e giurisdizioni impongono ai datori di lavoro di notificare ai dipendenti il ​​monitoraggio elettronico, la maggior parte dei datori di lavoro sta facendo un buon lavoro di allertare i dipendenti quando vengono osservati.

La maggior parte dei datori di lavoro informa i dipendenti che l'azienda sta monitorando i contenuti, le sequenze di tasti e il tempo trascorso alla tastiera e la maggior parte dei dipendenti sa che l'azienda rivede il proprio uso del computer. La maggior parte avvisa anche i dipendenti del monitoraggio delle e-mail.

Dovresti monitorare i dipendenti?

Nonostante questo aumento, il monitoraggio del tempo e dell'uso dei dipendenti online è un segnale di sfiducia e incongruenza con una cultura orientata ai dipendenti che considera i dipendenti come il patrimonio principale dell'azienda.

Se meno dell'uno percento dei dipendenti, secondo alcuni rapporti, abusa della loro giornata lavorativa e della fiducia dei datori di lavoro online, perché far sentire il 100 percento dei dipendenti a disagio e diffidenza? Quindi, la pratica di monitorare elettronicamente gli impiegati sul posto di lavoro ha forti vantaggi e svantaggi.

La sorveglianza elettronica dei dipendenti al lavoro può dare risultati utili al datore di lavoro nel controllo degli abusi. Possono proteggere gli interessi di un datore di lavoro in una causa legale o no, a seconda della natura della situazione.

Ma, ci sono potenti ragioni per cui un datore di lavoro potrebbe non voler utilizzare il monitoraggio di internet dei dipendenti. Avramidis afferma che questa decisione dipende dall'azienda e dall'ambiente di lavoro che un datore di lavoro vuole creare:

"A seconda del livello di libertà consentito in un'azienda o del tipo di datore di lavoro, la sorveglianza elettronica dei dipendenti potrebbe non essere desiderabile. Le aziende che impiegano nuovi laureati, che hanno linee assolutamente sfocate e sono online tutto il giorno, ne sono un esempio.

"In effetti, il 99 percento della popolazione starà bene senza sorveglianza elettronica: meno dell'1 percento dei dipendenti sta causando il danno che consente a tutte le cose cattive per i datori di lavoro di dare il calcio d'inizio".

In giorni come il Cyber ​​Monday, il Black Friday, i campionati NCAA e altri eventi popolari, i datori di lavoro potrebbero essere tentati di reagire in modo eccessivo ai dipendenti che acquistano e guardano i giochi online. E i dipendenti possono sentirsi come se avessero bisogno di intrufolarsi e imbrogliare per fare le loro attività su Internet. Ma un sano equilibrio giova a tutte le parti.

I datori di lavoro potrebbero voler riflettere due volte sullo sviluppo e sull'attuazione di politiche che vietano l'uso personale del computer online durante la giornata lavorativa con dipendenti che stanno ancora rispondendo alle e-mail alle ore 20.00. di notte.

I dipendenti devono anche praticare un uso ragionevole di internet per lo shopping personale e simili sul posto di lavoro. Pochi datori di lavoro dovranno cavillare in pochi minuti per effettuare un ordine, ma molti si oppongono meritatamente a un dipendente che confronta i prezzi online per metà della giornata lavorativa.

Dovrebbero essere i dipendenti, per capire le politiche e le aspettative del loro datore di lavoro su internet, e-mail e computer. Oltre la metà di tutti i datori di lavoro intervistati ha licenziato dipendenti per e-mail e abuso di Internet.

I datori di lavoro che hanno licenziato lavoratori per uso improprio di e-mail lo hanno fatto per questi motivi: violazione di una politica aziendale; linguaggio inappropriato o offensivo; uso personale eccessivo; o violazione delle regole sulla riservatezza della società.

Conoscere le politiche del vostro datore di lavoro su internet e l'uso della posta elettronica. Poiché la percentuale di datori di lavoro che monitorano il comportamento dei computer aumenta di anno in anno, ciò che non si conosce o si presta attenzione potrebbe nuocere alla situazione lavorativa con il proprio datore di lavoro.

Alla maggior parte dei datori di lavoro non importa un po 'o una piccola quantità di uso del computer per gli affari personali al lavoro. Devi sapere come ne definisce alcuni il tuo datore di lavoro.

Alternative al monitoraggio dei dipendenti

È una scelta che ogni azienda deve fare. E sempre più aziende scelgono di monitorare i dipendenti e il loro uso online. Non raccomando il monitoraggio di internet da parte dei dipendenti. Raccomando le seguenti azioni per creare un ambiente organizzativo in cui i dipendenti non abusino della fiducia del loro datore di lavoro.

• Sviluppa una solida politica su Internet e posta elettronica che offra ai dipendenti aspettative chiare sulla posizione del datore di lavoro sul tempo personale online al lavoro. Questa politica può vietare in generale determinate attività e visite ai siti senza far sentire i dipendenti come criminali. La politica può enfatizzare responsabilità, fede, fiducia professionale e fiducia.
• Comunicare la politica utilizzando un sacco di esempi in modo che i dipendenti non siano confusi circa i loro requisiti. Comunicare continuamente le proprie aspettative e rivolgersi ai dipendenti che traggono vantaggio dal tempo del loro datore di lavoro individualmente. Se la produttività o il contributo di un dipendente scivola, comunicare con il dipendente per determinare se l'utilizzo online influisce sulle prestazioni. Usa una disciplina progressiva con dipendenti che violano ripetutamente le tue aspettative e la tua fiducia.
• Allena i tuoi manager e supervisori su come stabilire e mantenere le aspettative e le politiche del tuo posto di lavoro. Istruirli affinché riconoscano quando un dipendente potrebbe abusare del tempo o dei siti Internet al lavoro. Lo staff IT, nell'esempio sopra, aveva ricevuto indicazioni chiare e formazione su cosa tenere d'occhio nei potenziali casi di abuso di internet. Anziché monitorare tutte le attività dei dipendenti online, venivano monitorati in modo selettivo quando pensavano che potesse esistere un potenziale problema.
• Sviluppare e mantenere una cultura di fiducia. Sviluppare un ambiente in cui i dipendenti si autocontrollano sul tempo online personale al lavoro è l'approccio più efficace. Gestire i dipendenti che sono fuori linea caso per caso. Non sovraccaricare la maggior parte dei tuoi dipendenti che lavorano duramente con politiche eccessivamente onerose a causa delle azioni di pochi. Sbarazzati di pochi.

L'abuso di tempo online si verifica nei luoghi di lavoro. Ma il monitoraggio di internet dei dipendenti è una reazione eccessiva alle attività di una piccola percentuale di dipendenti. Contribuisce a un ambiente in cui i dipendenti si sentono non fidati. Incoraggia il comportamento subdolo da parte dei dipendenti.

Ciò fa sì che i dipendenti sprecano energia preoccupandosi di sapere se quello che stanno facendo va bene o meno, e incoraggia una mentalità da 9 a 5. Un datore di lavoro di scelta trova alternative al monitoraggio di internet dei dipendenti.