Rimborso spese quando si viaggia per lavoro

Il rimborso spese è un metodo per retribuire i dipendenti quando spendono i propri soldi mentre lavorano in azienda. Queste spese si verificano generalmente quando un dipendente viaggia per lavoro.

Le spese di viaggio possono includere alloggio, voli, trasporti via terra, consigli per fattorini, pasti e altre spese accessorie che un dipendente potrebbe provare mentre viaggiano per lavoro. Altre spese aziendali possono includere elementi quali l'assunzione di clienti o potenziali dipendenti a pranzo oa cena, l'acquisto di libri o altro materiale didattico che il datore di lavoro copre o le spese di guida.

I tipi di spese che un'associazione rimborserà si trovano nei viaggi aziendali, nell'intrattenimento e nelle politiche di rimborso delle spese generali nel manuale del dipendente. In alcuni casi, le spese come la pulizia a secco e l'iscrizione alla palestra in viaggi estesi sono coperte. Mentre l'intrattenimento dei clienti nei viaggi di lavoro è una spesa comune rimborsabile, la maggior parte delle aziende fissa limiti di spesa per cibo e intrattenimento.

Come i dipendenti pagano le spese

Sempre più spesso le aziende affidano ai dipendenti di livello medio-basso che viaggiano frequentemente con le carte di credito aziendali. Invece di pagare le spese con il proprio denaro, i dipendenti addebitano tutte le spese, tranne le spese accessorie e i suggerimenti alla carta di credito dell'azienda.

Questo è un approccio conveniente al rimborso spese per il dipendente perché le fatture della carta di credito documentano le spese esatte senza che il dipendente debba salvare le ricevute e compilare le note spese di viaggio.

Un altro metodo per pagare i dipendenti per le spese di viaggio d'affari è con un diario. Per diem è l'indennità giornaliera predeterminata pagata ai dipendenti per le spese sostenute durante il viaggio per lavoro. Queste spese potrebbero essere per alloggio, pasti, mance, taxi e altri costi di trasporto via terra.

Compilazione del rapporto spese

In entrambi i casi in cui la carta di credito dell'azienda viene utilizzata e pagata in contanti, è probabile che i dipendenti debbano compilare un rapporto di rimborso spese al ritorno dal viaggio. Con la carta di credito dell'azienda, dovranno spiegare meno di ovvi addebiti che compaiono sulla fattura della carta di credito (come un pasto a tarda notte). Inoltre, addebiteranno alla compagnia le spese aggiuntive che hanno pagato con i propri soldi o con la propria carta di credito.

Quando un dipendente paga in contanti, dovrà elencare, e occasionalmente giustificare, ciascuna spesa per la quale è richiesto il rimborso. La maggior parte delle aziende stabilisce una data entro la quale devono essere presentati i report di rimborso delle spese e tutte le spese vengono esaminate in base alla contabilità così come le dichiarazioni della società emittente della carta di credito. Qualsiasi spesa ingiustificata o esclusa dalla politica aziendale non viene rimborsata, causando problemi al dipendente.

Situazioni insolite

Diciamo che un rappresentante delle vendite prende un animale domestico con loro durante un viaggio e addebita una tassa per l'animale domestico alla carta di credito dell'azienda, sostenendo che l'hotel non avrebbe separato la tassa e pensava di rimborsare la compagnia.

È un uso improprio dei fondi aziendali? Sembra così. Sia per iscritto che non, è abbastanza chiaro, l'uso di una carta di credito aziendale deve essere utilizzato solo per le spese aziendali. In alcuni casi, l'uso personale di una società può comportare la risoluzione. Tuttavia, ecco cosa devi considerare. Il dipendente è andato alla contabilità e ha spiegato il problema che l'hotel non era in grado di separare le spese per gli animali domestici? Oppure, il dipendente è stato sorpreso da un'attenta revisione delle sue spese di contabilità?

Un'altra considerazione è che altri dipendenti sono stati rimborsati dalla società in passato per spese simili? Se è così, l'azione disciplinare non è in ordine. Tuttavia, se la politica aziendale stabilisce chiaramente che una spesa specifica non è consentita e il dipendente viene catturato (non apertamente), le risorse umane dovrebbero prendere una sorta di severa azione disciplinare. Non tutte le situazioni sono chiare. A volte devi indagare e fare un po 'di ricerche prima di agire.