Quali sono le spese di viaggio che i datori di lavoro pagheranno?

Le spese di viaggio sono le spese che un dipendente effettua mentre viaggia per affari aziendali. Le attività aziendali possono includere conferenze, mostre, riunioni di lavoro, riunioni di clienti e clienti, fiere del lavoro, sessioni di formazione e chiamate di vendita, ad esempio.

Le spese possono includere alloggio, rimborso auto a distanza in auto, voli, trasporti via terra, consigli ai fattorini, pasti, consigli ai camerieri, servizio in camera e altre spese accessorie che un dipendente potrebbe avere mentre sono in viaggio.

Le spese sostenute da un'organizzazione per essere rimborsate si trovano nella politica aziendale di viaggio d'affari. Acquisisci familiarità con la politica della tua azienda in quanto le spese, come la pulizia a secco e l'abbonamento a una palestra, possono essere coperte per i dipendenti durante viaggi estesi oltre ai costi di viaggio, alloggio e pasti previsti.

Spese di viaggio per dipendenti in incarichi a lungo termine

Quando si utilizzano strutture abitative a lungo termine per i dipendenti in viaggio, molti datori di lavoro offrono anche opportunità di visita alla famiglia del dipendente quando il dipendente viaggia in modo estensivo per lavoro per il proprio datore di lavoro. Quando un dipendente viene assegnato a un'altra sede dell'azienda su base temporanea, i datori di lavoro a volte pagano per la famiglia del dipendente da visitare a intervalli di tempo prestabiliti.

I datori di lavoro cercano di fornire opzioni di valore per i dipendenti che sono lontani da casa e dalla famiglia per lunghi periodi di tempo. Devi approfittare di tutti i privilegi di viaggio che il tuo datore di lavoro offre per costruire il morale e la dedizione dei dipendenti.

L'intrattenimento dei clienti durante le conferenze, le chiamate di vendita e le visite sul posto è un'altra spesa rimborsabile, ma conosci le politiche della tua azienda in modo da non superare i limiti imposti sui costi di intrattenimento.

Conosci anche la politica della tua azienda in merito all'assegnazione del credito per miglia aeree. Varia. Alcune società consentono ai dipendenti di accumulare miglia di viaggio delle compagnie aeree che possono quindi utilizzare per viaggi familiari personali. Altri accumulano una serie di miglia di viaggio che usano per coprire ulteriori viaggi di lavoro dei dipendenti. Ancora una volta, conoscere le politiche della vostra azienda è fondamentale.

Come pagano i datori di lavoro per le spese di viaggio dei dipendenti?

In genere, le organizzazioni pagano le spese di viaggio dei dipendenti in questi tre modi.

Carte di credito aziendali

Le carte di credito vengono rilasciate ai dipendenti che devono viaggiare frequentemente per lavoro. I dipendenti possono addebitare la maggior parte delle spese sostenute per un viaggio di lavoro sulla carta di credito dell'azienda. Per il rimborso di spese accessorie come mance e fast food, i dipendenti dovranno compilare una nota spese quando tornano dal viaggio.

Le carte di credito sono convenienti per i dipendenti in quanto non devono inventare i contanti per pagare le spese aziendali prima del rimborso. Diventa ben informato sulle politiche della tua azienda, però; potrebbe essere comunque necessario consegnare ricevute e altra documentazione di supporto anche quando si addebita tali spese su una carta di credito.

Contanti

Le organizzazioni senza carte di credito aziendali dipendenti richiedono ai dipendenti di compilare un rapporto di rimborso spese per ogni spesa mentre il dipendente è in viaggio. In genere richiedono ricevute e un certo livello di giustificazione per ogni spesa.

Solo raramente un'organizzazione richiederebbe ai dipendenti di pagare per gli oggetti di grandi dimensioni come il biglietto aereo e chiedere il rimborso più tardi. Un ordine di acquisto dell'azienda o una carta di credito aziendale pagheranno per grandi spese in anticipo. Ma i dipendenti sono spesso tenuti a pagare in contanti per le spese di viaggio quotidiane che vengono successivamente rimborsate.

Al giorno

Un diario è una indennità giornaliera di una certa somma di denaro che viene fornita a un dipendente per coprire tutte le spese. Il dipendente è responsabile di fare scelte di spesa di viaggio valide entro i parametri della quantità di denaro che gli viene assegnata giornalmente.

Alcune aziende pagano direttamente per il trasporto e l'alloggio, ma danno ai dipendenti in viaggio un diario per tutte le altre spese, compresi i pasti e il trasporto via terra. I dipendenti sono stati conosciuti per spendere di meno per le spese per mantenere il denaro extra dal diario. Le aziende generalmente lo consentono.

Conoscenza delle politiche di spesa dei viaggi dei datori di lavoro è la responsabilità dei dipendenti

Si consiglia ai dipendenti che viaggiano per lavoro di tenersi aggiornati sulle politiche di viaggio dell'azienda e sui costi coperti per il rimborso. Le spese che non rientrano nelle politiche non sono generalmente rimborsate o coperte.

Le ricevute sono richieste dalla maggior parte delle aziende ad eccezione di quelle che pagano una diaria. La tua azienda probabilmente ha anche un modulo che si aspettano che i dipendenti utilizzino per trasformare le spese di viaggio.

Per rimanere al di sopra delle spese rimborsabili, ai dipendenti viene spesso data una scadenza entro la quale devono compilare una nota spese e consegnare le ricevute applicabili. Il dipartimento finanziario avrà linee guida che lo aiuteranno a rimanere aggiornato.

Se hai domande su ciò che costituisce le spese di viaggio appropriate nella tua organizzazione, consulta il tuo manager e le Risorse umane. Non vuoi spendere i soldi e ricevere una sorpresa dopo.

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