Toolkit di valutazione del sistema di tracciamento del richiedente

Trovare il giusto sistema di tracciamento dei candidati che soddisfi tutte le esigenze della tua organizzazione può essere un compito travolgente. Può essere una sfida anche sapere da dove cominciare quando si considerano i sistemi di tracciamento dei candidati e come confrontare ciascuna soluzione.

Qui troverai importanti aree da indagare, domande da porre e risposte da analizzare durante il processo di valutazione dei sistemi di tracciamento dei richiedenti. Queste informazioni guideranno la tua azienda nella ricerca del sistema di tracciamento del candidato appropriato per soddisfare le tue esigenze.

Identificare i responsabili delle decisioni del sistema di tracciamento del richiedente

Una società deve organizzarsi internamente prima di iniziare qualsiasi processo di valutazione dei sistemi di tracciamento dei richiedenti. Quando si prepara a valutare un sistema di tracciamento del richiedente, è essenziale formare una collaborazione tra le parti interessate e dare a questi decisori il tempo di arrivare a una decisione informata.

Il comitato di selezione dovrebbe essere preparato a valutare i punti di forza e di debolezza di ciascun fornitore di sistemi di tracciamento candidati. Il comitato di selezione dovrebbe includere questi membri.

• Dirigente di selezione: di solito è un vicepresidente senior (SVP) o vicepresidente (VP) delle risorse umane che può conferire potere agli altri membri del comitato con una direttiva e una visione chiare. La persona dovrebbe anche avere la capacità di spiegare la selezione del fornitore in termini di ritorno sull'investimento (ROI) alle sue controparti.
• Responsabile della selezione: questa persona deve avere una piena comprensione del processo di assunzione e dei punti critici dell'azienda al fine di creare le corrette tattiche di ricerca e selezione.
• Membro del comitato: per garantire che la voce degli utenti sia rappresentata e che si verifichi l'adozione della soluzione scelta.

• Collaboratori del comitato: sono membri di altri dipartimenti che forniscono input aggiuntivi al processo di selezione del sistema di tracciamento del candidato. Quelli con esperienza finanziaria possono dare input sulla stabilità finanziaria dei venditori o confrontare il costo totale di ciascun sistema di tracciamento del candidato in relazione al budget del progetto. I contributori IT possono educare i membri del comitato sulle capacità tecniche dei sistemi di tracciamento dei candidati dei fornitori e aiutano a confrontare ciascuna soluzione con il sistema attuale.

  I membri del comitato dovrebbero essere persone in grado di riconoscere il valore degli strumenti tecnologici, l'ottimizzazione dei processi e il servizio clienti in relazione alla visione aziendale della gestione dei talenti.

Documenta il tuo attuale processo di assunzione

Dopo aver assemblato il comitato di selezione del sistema di tracciamento del richiedente, il primo compito è quello di creare un documento che tenga traccia del processo della richiesta del dipendente, del processo di assunzione e del ruolo del gestore assumente, del reclutatore e del candidato per completare un noleggio. Quindi la tua commissione dovrebbe discutere perché ogni passaggio è necessario e cosa succederebbe se fosse eliminato.

Semplifica il processo di assunzione e assicurati che ogni passaggio stia davvero aggiungendo valore e aiutandoti a produrre assunzioni di qualità. Ciò consentirà al comitato di confrontare le esigenze del processo di assunzione con le capacità di ciascun sistema di tracciamento del candidato. Questa valutazione è una grande opportunità per conoscere le migliori pratiche di assunzione e per rivedere e ottimizzare il processo di assunzione in corso.

Identificare i requisiti per il proprio sistema di tracciamento del richiedente

Ora che hai chiaramente identificato il processo di assunzione della tua azienda, il tuo comitato è pronto a identificare i requisiti della tua azienda per un sistema di tracciamento dei candidati. Ricorda che vuoi avere una risposta chiara alle seguenti domande:

• Perché stai acquistando questo sistema di tracciamento dei candidati?
• Il tuo attuale processo di assunzione è in linea con gli obiettivi della tua azienda?

Tenendo a mente queste domande, la tua commissione può essere d'aiuto nell'acquistare una soluzione di tracciamento del richiedente. Affinché il sistema di tracciamento del richiedente scelga di avere una forte connessione con il ROI, il comitato deve creare chiare aspettative su ciò che si desidera in un sistema di tracciamento del richiedente.

Il sistema di tracciamento del richiedente dovrebbe creare una migliore relazione tra reclutatori e responsabili delle assunzioni, semplificare la procedura di creazione e approvazione delle richieste e migliorare la qualità delle assunzioni. Il sistema di tracciamento dei candidati dovrebbe semplificare gli sforzi di reclutamento dei professionisti delle risorse umane attraverso l'automazione, creando un processo di assunzione più efficiente ed economico. Questo è il momento perfetto per affrontare le comuni sfide delle risorse umane, come ad esempio:

• Elevato volume di curriculum senza un modo efficace di accettare, rivedere e gestire.
• Ampio volume di opportunità di lavoro con ingombranti comunicazioni interne.
• Impossibilità di accedere rapidamente alle informazioni e riferire su tutte le metriche di reclutamento.
• Perdere candidati qualificati a causa di stoccaggio casuale di curriculum.
• Duplicazione degli sforzi di reclutamento tra varie filiali e divisioni localmente o all'estero.
• Eccessiva manutenzione IT e spese di supporto con tecnologia homegrown.
• Tracciamento inefficace dei dati di conformità EEO-OFCCP.

• Lottando per ottenere la giusta attenzione dall'IT per aggiornamenti e miglioramenti della tecnologia.

Inoltre, cogli l'occasione per considerare il valore dei miglioramenti derivanti da nuovi processi e tecnologie come:

• evitando l'uso di moduli diversi,
• migliorare la comunicazione, e
• affrontare le questioni globali.

Per mantenere questo gestibile è necessario identificare i "must have" essenziali al fine di eliminare i fornitori non qualificati. Ad esempio, come fattore fondamentale, il comitato può decidere di prendere in considerazione solo i fornitori che forniscono una soluzione basata sul Web anziché un sistema installato, poiché la soluzione ospitata elimina qualsiasi onere per il proprio team IT.

Identificare i requisiti per il proprio sistema di tracciamento del richiedente

Identificare chiari obiettivi di business collegherà le tue priorità alle tue esigenze. È fondamentale che la tua commissione rimanga concentrata sui suoi requisiti di sistema iniziali. Il comitato deve evitare di essere distratto da elementi di sistema che non sono in linea con le priorità della vostra azienda. Hai riconosciuto gli obiettivi aziendali importanti e i requisiti chiave da considerare quando formi i tuoi obiettivi.

Requisiti chiave da considerare in un sistema di tracciamento del candidato

• Efficienza del processo: centralizzare un processo può migliorare una varietà di compiti tra cui, ma non solo, richieste di lavoro, monitoraggio, gestione dei programmi di riferimento e trasferimento dei dipendenti.
• Consente ai candidati di applicare rapidamente e facilmente alla tua organizzazione il salario e il noleggio orario senza passare attraverso più pagine di domande.
• Può facilitare il reclutamento di volumi elevati pur rimanendo conveniente.
• Una soluzione altamente configurabile e scalabile che può configurare il nostro esclusivo processo di gestione delle assunzioni e in grado di soddisfare le nostre esigenze in continua evoluzione man mano che la nostra organizzazione cresce oi nostri processi cambiano.
• Funzionalità di reporting migliorate: molte organizzazioni sono sfidate a determinare la spesa totale per i fornitori, l'approvvigionamento e il confronto delle metriche. Il coordinamento attraverso un'unica fonte consentirà un'accurata segnalazione centralizzata.
• Consente ai reclutatori di effettuare ricerche nel database su tutte le informazioni e in base a parametri specifici.
• Include un Centro rapporti che consente agli utenti di eseguire report ad hoc e di salvare i criteri per l'utilizzo futuro, nonché di eseguire report standard del settore, tra cui costo per noleggio, time-to-fill, efficacia della sorgente e altro.

Costruire l'identità e la consapevolezza del marchio

• La creazione di una connessione tra un candidato e un'esperienza lavorativa positiva produrrà il riconoscimento del marchio. Un marchio forte può generare fiducia che guiderà il traffico dei candidati e migliorerà il tuo pool di talenti.
• Le pagine Web di Career Center possono essere accessibili tramite il sito Web della tua azienda.
• Consente ai reclutatori di inviare facilmente informazioni sulla carriera al sito Web aziendale.
• Fornire funzionalità multilingue per il supporto globale.
• Conforme EEO / AAP.
• La capacità di mantenere una misura accurata di tali informazioni manterrà l'accordo con le normative federali ed eviterà qualsiasi azione legale contro l'organizzazione. Aiuterà anche a stabilire la qualità del candidato.
• Capace di catturare, tracciare e riportare dati volontari EEO, pur rimanendo conforme alle linee guida stabilite dall'EEA / OFCCP.
• Capace di candidati pre-screening con domande di eliminazione al fine di indicare coloro che soddisfano le qualifiche di base per la posizione.
• Comunicazioni migliorate.
• Stabilisce un ambiente che informa in modo efficace, unificherà tutti gli utenti e semplificherà le operazioni dell'organizzazione.
• Include un centro di comunicazione per facilitare la comunicazione tra reclutatori, responsabili delle assunzioni e candidati. Consente inoltre agli utenti di pianificare appuntamenti, lasciare note e feedback di interviste, inviare messaggi di massa e rispondere automaticamente ai candidati al ricevimento del curriculum.

Supporto clienti per il sistema di tracciamento del richiedente

• L'adozione completa da parte degli utenti dipende dal livello di assistenza clienti fornito dal fornitore durante e dopo l'implementazione.
• Team di supporto prontamente disponibile, dedicato alla gestione delle problematiche aziendali e degli utenti mentre impiega le best practice del settore.
• Il più alto livello di supporto disponibile gratuitamente per la tua azienda.

Valutazione del fornitore dei sistemi di tracciamento dei richiedenti

Si consiglia di richiedere una Richiesta di proposta (RFP) da potenziali fornitori che la commissione ha deciso di prendere in considerazione. Questa è la tua opportunità di ottenere chiarimenti su qualsiasi argomento per aiutare la tua commissione a determinare se il software di tracciamento candidato può svolgere il lavoro richiesto. Il vostro comitato dovrebbe considerare i seguenti problemi principali per definire una RFP efficace:

• Il sistema supporta le principali preoccupazioni della tua commissione? Questo si collega alla parte precedente del processo di valutazione; è necessario conoscere completamente il processo prima di poter determinare quali funzioni sono necessarie. Il tuo comitato non può essere distratto da soluzioni che potrebbero offrire funzioni che non sono la tua priorità principale. Sebbene possano sembrare interessanti, molte funzioni e funzioni appariscenti non creeranno alcun valore per la tua organizzazione se non verranno adottate dai tuoi utenti.
• Il fornitore ha installato il sistema in un'altra organizzazione di dimensioni simili?
• Il tuo comitato dovrebbe avere accesso a riferimenti che possano darti informazioni su aspetti come la soddisfazione del cliente e follow-up del processo di implementazione e costi nascosti. Ricorda, le funzionalità non hanno alcun valore senza una forte adozione da parte degli utenti.
• Cosa comporta il processo di implementazione? Avere un tasso di adozione di successo inizia con una corretta implementazione. Vuoi essere sicuro che il tuo fornitore scelto non lasci i tuoi utenti senza una formazione adeguata e un supporto continuo. L'implementazione dovrebbe essere incentrata sul processo di reclutamento della tua organizzazione, non sull'imparare come adattarsi al proprio sistema.

  Non dovresti mai avere la sensazione che il tuo programma di implementazione ti lascerà persuaso e insicuro delle capacità del venditore. Durante il processo di valutazione, il comitato dovrebbe avere l'impressione che, in base alle priorità del proprio reparto e agli obiettivi aziendali, la propria implementazione crei una solida base per una lunga collaborazione con il fornitore del sistema di tracciamento del candidato. Ricorda che l'adozione da parte degli utenti al sistema di tracciamento del richiedente genererà un ROI più elevato.

Ulteriori informazioni sulla valutazione del fornitore dei sistemi di tracciamento dei candidati

• Qual è la visione e la strategia di crescita del venditore? Il venditore deve dimostrare leadership e lungimiranza come leader di mercato. Per presentare una soluzione completa, il fornitore deve prendere in considerazione le esigenze specifiche e prepararsi per il cambiamento e la crescita in futuro.
• Determina se questa soluzione contribuisce al tuo piano aziendale generale? Alla fine, il Dirigente della Selezione dovrà probabilmente visualizzare un ROI previsto al fine di motivare la soluzione.

  L'Executive di selezione deve cercare risparmi su cose come la pubblicità per il reclutamento, il valore dei dipendenti sull'uso delle imprese di ricerca e l'ottimizzazione dei processi fornita dal venditore. L'azienda dovrebbe anche risparmiare sulla fidelizzazione dei dipendenti e sulla qualità dei candidati. Può essere opprimente creare un documento completamente dettagliato di richieste che comprenda tutti gli argomenti necessari per valutare un sistema di tracciamento dei candidati.

• Oltre alle caratteristiche e alle funzioni, il vostro comitato dovrebbe essere sicuro di discutere la capacità del fornitore di fungere da partner a lungo termine per la vostra organizzazione. Poiché il tuo comitato conduce il processo di valutazione del fornitore, devi essere sicuro di considerare fattori quali:
• Stabilità finanziaria: Condurre la due diligence sui bilanci di tutti i potenziali fornitori in esame. Troverete che questo è un argomento perfetto attraverso il quale il vostro collaboratore del comitato finanziario può guidarvi.
• Qualità dei partner strategici: Per offrire una soluzione completa, alcuni fornitori collaboreranno con altre società di servizi per offrire ai propri clienti una suite di servizi più completa. Il vostro comitato dovrebbe essere a conoscenza di eventuali partnership che sono coinvolte con i fornitori concorrenti. Le informazioni possono fornire una panoramica sulla possibile partnership tra la tua azienda e il venditore.
• Capacità di reclutamento: Indipendentemente dalle dimensioni della tua azienda, devi assicurarti che il venditore abbia la capacità di supportare l'intero ciclo di vita dei dipendenti, dal tracciamento dei richiedenti, dall'inserimento a bordo, dalla pianificazione delle successioni al fuoribordo. Ciò impedirà alla tua azienda di uscire dalla sua soluzione, il che potrebbe causare un aggravamento, una nuova valutazione e costi di implementazione costosi.
• Sviluppo del prodotto futuro: Assicurati che il venditore trasmetta una profonda comprensione delle sfide che devono affrontare il reclutamento ora e in futuro. Il fornitore che scegli deve essere al passo con la tecnologia e le novità del settore per adattarsi alle mutevoli esigenze e garantire che le configurazioni della soluzione vengano sfruttate al massimo delle potenzialità.
• Integrazione con HRIS: Sebbene si possa desiderare che il proprio collaboratore del comitato IT fornisca input in merito, non dovrebbe influenzare il comitato nell'utilizzo di un sistema di tracciamento dei candidati che non servirà adeguatamente l'intero dipartimento. Qualsiasi produttore degno di considerazione dovrebbe fornire la capacità di trasferire le informazioni chiave dal proprio sistema nel sistema HRIS con una minima difficoltà.

Riepilogo della selezione del fornitore per i sistemi di tracciamento dei richiedenti

La tempistica per un processo di selezione del fornitore per un sistema di tracciamento del richiedente può variare da un mese a sei o più per essere completata. Quanto segue è un orario suggerito che consentirà al tuo comitato di proiettare un periodo di tempo per il processo di selezione del fornitore per un sistema di tracciamento del richiedente.

Si prega di notare che questo è soggetto a modifiche in base alla data di implementazione preferita.

Cronologia per la selezione del fornitore per i sistemi di tracciamento dei candidati

• Formare un comitato di selezione - 1 settimana
• Identificare le esigenze aziendali - da 1 a 2 settimane

Valutare oggettivamente i fornitori in base alle esigenze aziendali identificate con il seguente processo:

1. Crea una lunga lista di possibili venditori - 1 settimana
2. Richiesta di RFP per fornire chiarimenti su qualsiasi argomento o preoccupazione - 4 settimane
3. Crea una lista con i tuoi criteri di valutazione chiave - da 1 a 2 settimane
4. Finalizzare un fornitore - da 3 a 6 settimane
5. Dimostrare vari sistemi - il prima possibile
6. Presentazioni di vendita - il prima possibile
7. Visite in loco - se necessario

Tieni presente che l'obiettivo principale di un sistema di tracciamento dei candidati è quello di potenziare i tuoi utenti. I membri del comitato dovrebbero essere in grado di riconoscere e attribuire un valore agli strumenti tecnologici, all'ottimizzazione dei processi, alla visione aziendale e all'assistenza clienti al fine di restringere strategicamente i fornitori in un breve elenco di possibilità reali.

È probabile che la tua lista breve non abbia molte differenze funzionali distintive; quindi è importante tenere a mente gli elementi meno tangibili di quel venditore.

Il vostro comitato dovrebbe guardare a fonti di informazioni come il sito Web del venditore, i newsgroup, i portali delle risorse umane e le fiere. Connettiti con colleghi di altre aziende simili per dimensioni, esigenze e industria per imparare dalle loro esperienze.

La partnership con un fornitore orientato ai servizi che sia la soluzione più compatibile con la visione e gli obiettivi della tua organizzazione per il futuro si rivelerà preziosa per tutti i principali attori nella valutazione, selezione e implementazione del sistema di tracciamento dei candidati.

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