Come riorganizzare il tuo dipartimento o la tua azienda

"Riorganizzazione" è uno di quegli argomenti di business che di solito evoca una risposta cinica e può riempire pagine di cartoni di Dilbert. Questa reazione cinica è ben meritata perché spesso è il risultato di un processo di progettazione organizzativa iniziato e concluso con un organigramma, non una leadership di pensiero.

Ecco alcuni dei motivi per cui i manager si riorganizzano.

Una persona chiave è andata via

Lascia un vuoto e un'opportunità per mettere in discussione la struttura esistente. Questo è in contrasto con ciò che i manuali di management dicono, i grafici di organizzazione sono di solito costruiti attorno a individui, non a "posizioni". Quando un individuo chiave parte, la posizione dovrebbe rimanere.

Ci sono problemi

Questi includono inefficienza, disallineamenti dei talenti, ruoli che si sovrappongono, squilibri nel carico di lavoro e altri problemi operativi. Il lavoro non viene fatto o non viene fatto bene.

È necessario per cogliere una nuova opportunità

Un esempio potrebbe essere un nuovo mercato, prodotto o servizio e la tua struttura attuale non è stata progettata per supportare i tuoi nuovi obiettivi di business.

Mentre questi sono tutti buoni motivi, è importante considerare la riorganizzazione come una sola possibile alternativa. Ci sono spesso modi meno dirompenti per raggiungere gli stessi obiettivi.

Chi dovrebbe essere coinvolto nella riorganizzazione?

Se è coinvolto solo il leader del dipartimento, c'è un'opportunità mancata per input e buy-in critici. D'altra parte, se l'intera azienda è coinvolta, la trasformazione può essere troppo lenta e gli interessi egoistici si intromettono. La scelta migliore è trovare una via di mezzo composta da un leader e una piccola squadra di consulenti fidati. Questi sono di solito gli individui che hanno abbastanza fiducia nella loro posizione con la nuova compagnia per mettere da parte i loro interessi personali.

Il processo di cambiamento organizzativo

Mentre non esiste una scienza perfetta su come si svolge la riorganizzazione, ecco alcuni suggerimenti:

Inizia con una strategia

È fondamentale sapere dove sta andando l'organizzazione o il team. Ad esempio, cosa è importante, cosa no e quali sono gli obiettivi specifici? Mentre questo sembra ovvio, è un passo spesso trascurato. Se lotti con la strategia, impara a crearne una prima di ristrutturare l'organigramma. Ricorda, la struttura segue sempre la strategia.

Sviluppa i tuoi criteri

Elenca i problemi che stai cercando di risolvere e le opportunità che stai cercando. Successivamente, vota ciascuno in alto, medio o basso in base alla priorità. Diventa il criterio che utilizzerai per valutare le alternative di progettazione e misurare il tuo successo.

Sviluppa e valuta alternative di design

Molte squadre si innamorano di un'idea e poi passano tutto il loro tempo cercando di giustificare l'idea o perfezionandola. Invece, proponi da tre a quattro idee e classifica quelle contro i tuoi criteri. Ricorda, nessuna opzione è mai perfetta. Ci sono sempre trade-off e rischi. Basta selezionare il migliore e trovare un piano d'azione per mitigare i rischi.

Prova il progetto finale con gli scenari

Dedica del tempo a testare il design discutendo su come vari processi aziendali potrebbero funzionare all'interno della nuova struttura. Queste discussioni "what if" aiutano a mettere a punto la struttura ea chiarire i ruoli.

Che cosa "Change Leadership" enfatizza

Prima di subire qualsiasi cambiamento, è necessario fare i compiti, e un buon punto di partenza è la revisione dei "Dieci modelli per il cambiamento principale".

Il valore della comunicazione e del coinvolgimento del team

La comunicazione non è un annuncio unidirezionale sul cambiamento o altro. Le parti interessate, inclusi i dipendenti, hanno maggiori probabilità di salire a bordo se non solo condividono il "cosa" e il "perché", ma spiegano le alternative che non l'ha fatto considerare e perché. Fai sapere agli stakeholder che realizzi che non esiste una scelta perfetta e riconosci i potenziali svantaggi del tuo piano. Questo tipo di sincerità, dialogo aperto e autenticità vanno meglio di quanto non provi a "vendere" le tue idee per il cambiamento come soluzione perfetta.

Se tratti persone come gli adulti intelligenti, il rispetto che mostrerai verrà restituito, insieme al supporto degli stakeholder.

Non aspettarti che le persone lo capiscano o lo comprino subito; è probabile che tu non l'abbia fatto all'inizio (vedi "l'effetto della maratona").

Una volta che hai comunicato con le persone necessarie, non essere timido nel chiedere il loro aiuto. È la natura umana che le persone supporteranno ciò che hanno contribuito a creare, e mentre la tua squadra potrebbe non aver avuto l'opportunità di creare la nuova struttura organizzativa, possono giocare un ruolo enorme nell'implementazione della nuova struttura. È un'altra opportunità per te di ottenere input preziosi per modificare la nuova struttura.

Le riorganizzazioni sono sempre dirompenti e piene di sfide e rischi.Non dovrebbero mai essere presi alla leggera e dovrebbero avere sempre una durata di almeno cinque anni. Se segui queste linee guida, avrai maggiori possibilità di raggiungere i tuoi obiettivi e ridurre al minimo le interruzioni e l'ansia.