I-9 Requisiti di idoneità per l'occupazione

Quando vengono assunti per un nuovo lavoro, i dipendenti sono tenuti a dimostrare di essere legalmente autorizzati a lavorare negli Stati Uniti. Come parte delle pratiche di nuova assunzione fornite dal loro datore di lavoro, un nuovo dipendente deve compilare un modulo I-9. Questo documento è il metodo accettato dai dipendenti per verificare la loro idoneità a lavorare negli Stati Uniti.

Che cos'è un modulo I-9?

Quando i datori di lavoro assumono nuovi lavoratori, sono tenuti a verificare l'identità di ciascun nuovo dipendente e l'idoneità a lavorare. Un modulo di idoneità all'impiego (I-9) è un modulo creato dal dipartimento di sicurezza nazionale degli Stati Uniti (USCIS) del Department of Homeland Security (DHS) che deve essere compilato per ogni dipendente assunto negli Stati Uniti ed è abituato a verificare l'identità di un dipendente e determinare se è idoneo a iniziare a lavorare per l'azienda. Assicurati di utilizzare l'ultima versione di I-9, che è stata riveduta a partire dal 17 luglio 2017.

Quando i moduli di idoneità all'impiego sono stati completati

Un modulo di idoneità all'occupazione (I-9) deve essere completato durante il processo di assunzione per tutti i nuovi assunti. Il datore di lavoro deve verificare l'idoneità e i documenti di identità del dipendente e registrare le informazioni del documento sul modulo I-9 entro tre giorni dall'assunzione.

I datori di lavoro che non riescono a compilare e mantenere moduli I-9 per ogni nuovo noleggio possono essere soggetti a multe o altre ramificazioni legali dal Dipartimento del lavoro. I dipendenti devono presentare documenti originali, non le fotocopie, della documentazione per dimostrare di essere legalmente autorizzati a lavorare negli Stati Uniti. In via eccezionale, un dipendente può presentare una copia certificata di un certificato di nascita.

Origine della I-9

L'IRCA (Immigration Reform and Control Act) del 1986 considerava i datori di lavoro americani legalmente responsabili della verifica dell'idoneità all'occupazione richiesta per tutti i nuovi dipendenti. Mentre il modulo I-9 non è richiesto per volontari o dipendenti con contratto, per completare il modulo sono richiesti i cittadini stranieri in possesso dei visti di lavoro.

Se un dipendente non è in grado di leggere o scrivere in inglese, il modulo consente a un traduttore o un preparatore legale di compilare il modulo per conto del dipendente. A partire da ottobre 2004, il processo di verifica I-9 può essere completato elettronicamente.

Documentazione richiesta per dimostrare l'idoneità al lavoro

Oltre alle informazioni personali di base, quando si compila un modulo I-9 è necessario fornire almeno una delle forme di documentazione approvate per dimostrare la propria identità e idoneità a lavorare negli Stati Uniti. La documentazione di solito include alcuni tipi di identificazione fotografica e conferma dello stato legale nel paese e sarà utilizzato come controllo incrociato.

Documenti I-9 accettabili

Esistono tre categorie di documenti che è possibile inviare. I dipendenti sono tenuti a presentare uno dei documenti dell'elenco A o uno dei documenti dell'elenco B e uno dei documenti dell'elenco C.

Elenco A (documenti che stabiliscono sia l'identità che l'ammissibilità al lavoro)

• Passaporto degli Stati Uniti
• Carta di residenza permanente o carta di ricevuta registrazione aliena (I-551)
• Carta di soggiorno temporanea (I-688)
• Documento di autorizzazione all'occupazione (I-766, I-688B o I-688A)
• Passaporto straniero con timbro I-551 temporaneo
• Per gli stranieri autorizzati a lavorare solo per uno specifico datore di lavoro, passaporto straniero con il modulo I-94 che autorizza l'impiego presso questo datore di lavoro

Elenco B (Documenti che stabiliscono solo l'identità)

• Patente di guida rilasciata da uno stato o possedimento periferico
• Carta d'identità rilasciata da uno stato o da un possedimento periferico
• Documento tribale nativo americano
• Patente di guida canadese o carta d'identità con una fotografia (per gli stranieri canadesi autorizzati a lavorare solo per uno specifico datore di lavoro)
• Carta d'identità della scuola con una fotografia
• Scheda di registrazione dell'elettore
• Carta militare degli Stati Uniti o bozza
• Carta d'identità del dipendente militare

Elenco C (Documenti che stabiliscono solo l'ammissibilità al lavoro)

• Numero di carta di conto di sicurezza sociale senza restrizioni di lavoro
• Copia originale o certificata di un certificato di nascita con un sigillo ufficiale rilasciato da un'agenzia governativa statale o locale
• Certificazione di nascita all'estero
• Carta d'identità dei cittadini degli Stati Uniti
• Documento tribale nativo americano
• Modulo I-94 che autorizza l'impiego presso questo datore di lavoro (per gli stranieri autorizzati a lavorare solo per uno specifico datore di lavoro)
• Rapporto consolare di nascita all'estero (modulo FS-240)

Quando non è necessario completare un modulo I-9

Da quando la legge è stata istituita il 6 novembre 1986, i lavoratori più pagati sono tenuti a presentare moduli I-9. Tuttavia, ci sono alcune eccezioni alla regola. Non hai bisogno di un modulo I-9 se:

• Sono stati assunti prima o entro il 6 novembre 1986 e stanno continuando l'impiego con l'aspettativa di rimanere con la vostra azienda in futuro.
• Sei assunto per "lavoro domestico occasionale", come fare il babysitter, fare il bagno o pulire, in una casa privata su base intermittente.
• Sei un imprenditore indipendente.
• Non stai lavorando fisicamente negli Stati Uniti.

Nessuna documentazione I-9?

Un dipendente che non riesce a produrre il documento richiesto o una ricevuta per un documento sostitutivo (in caso di smarrimento, furto o distruzione di documenti), entro tre giorni lavorativi dalla data di inizio dell'occupazione, può essere risolto. Un dipendente che mostra una ricevuta per la sostituzione ha 90 giorni per presentare i documenti sostitutivi.

Se è necessario ottenere una copia della documentazione, potrebbe essere possibile richiederla online.

I-9 Processo di riverifica del modulo

I moduli I-9 dei cittadini degli Stati Uniti sono validi a tempo indeterminato a meno che non si verifichi una differenza occupazionale superiore a un anno. I cittadini stranieri con visto di lavoro o studenti e gli ospiti di scambio devono avere il loro I-9 riverificato con ogni estensione, o dopo che il visto è scaduto con un nuovo permesso di autorizzazione di lavoro è rilasciato.

I moduli I-9 devono essere conservati dal datore di lavoro per un periodo di tre anni dalla data di inizio di un dipendente o un anno dopo la cessazione del rapporto di lavoro, a seconda di quale data è successiva.

Clausole antidiscriminatorie

La legislazione IRCA che è responsabile per l'I-9 include anche clausole antidiscriminatorie. Ai sensi dell'IRCA, i cittadini statunitensi, i residenti permanenti e i richiedenti asilo legalmente autorizzati a lavorare negli Stati Uniti legalmente non possono essere negati all'occupazione o essere chiusi con la forza in base all'origine o alla cittadinanza. Inoltre, i datori di lavoro devono accettare uno qualsiasi dei suddetti documenti per il modulo I-9 purché i documenti siano originali o copie certificate. L'IRCA è applicabile per tutti i datori di lavoro con tre o più lavoratori.

Verifica del datore di lavoro delle informazioni I-9

I datori di lavoro possono verificare on-line le informazioni I-9 di un dipendente per evitare multe o sanzioni utilizzando il sistema E-Verify. Questo è un servizio online fornito dal governo federale che mette a confronto le informazioni ottenute dal modulo I-9 di un dipendente, la verifica dell'idoneità all'impiego, alle informazioni dei registri dell'amministrazione della sicurezza interna e della sicurezza sociale degli Stati Uniti per confermare l'ammissibilità all'occupazione. Il numero di previdenza sociale del dipendente è necessario per eseguire una verifica tramite E-Verify e il sistema non può essere utilizzato per riverificare un'autorizzazione scaduta per l'impiego.

Sanzioni per i datori di lavoro che assumono lavoratori non autorizzati

I datori di lavoro che assumono lavoratori non autorizzati possono essere multati tra $ 250 e $ 5000 per lavoratore, a seconda della gravità della situazione. Se una società è stata condannata per tre o più reati, le sanzioni possono arrivare fino a $ 10.000 per lavoratore illegale o più, e fino a sei mesi di prigione per il datore di lavoro. Accettare documenti fraudolenti può anche indurre un'azienda a pagare tra $ 375 e $ 3200 per il primo reato, e il doppio di quest'ultimo per documento per ulteriori occorrenze.

Infine, i datori di lavoro possono essere multati o soggetti ad altre ripercussioni per discriminazioni basate sulla cittadinanza, l'origine nazionale, la frode o il rigetto dei documenti o le ritorsioni.

Le informazioni contenute non sono consigli legali e non sostituiscono tali consigli. Le leggi statali e federali cambiano frequentemente e le informazioni potrebbero non riflettere le leggi del proprio stato o le più recenti modifiche alla legge.