Come dare il benvenuto a bordo a un nuovo dipendente

Accogliere un nuovo dipendente è più che fare un annuncio aziendale e un incarico di capo. Accogliere un nuovo dipendente, per dare al nuovo dipendente la migliore possibilità di integrarsi con successo nella tua azienda, richiede una serie di passaggi che iniziano dopo l'accettazione della tua offerta di lavoro.

L'integrazione e la conservazione del nuovo dipendente iniziano durante il processo di assunzione e si intensificano anche quando il nuovo dipendente inizia il nuovo lavoro. Hai molto in gioco nel modo in cui accolli con favore il tuo nuovo dipendente. Queste raccomandazioni ti aiuteranno a farlo bene.

Questi passi di benvenuto per il nuovo dipendente continuano proprio nel suo impiego. Se fai bene questi passi di benvenuto e di onboarding, creerai un nuovo impiegato di successo. Ecco come.

Nuovi passi di benvenuto per i dipendenti

Se segui questi passaggi consigliati, il tuo nuovo dipendente è impostato per il successo.

• Contatta il nuovo dipendente poco dopo che lui o lei firma e restituisce la tua offerta di lavoro. Lo scopo della nota o della telefonata è esprimere la tua eccitazione che il nuovo dipendente si è unito al tuo team. Questa chiamata è fatta al meglio dal gestore assumente, il dipendente a cui il nuovo dipendente riferirà. Imposta l'aspettativa che il nuovo dipendente ti ascolterà regolarmente durante le normali due-quattro settimane prima del giorno di inizio.
• Invia le informazioni sui benefici e il manuale del dipendente in anticipo in modo che il nuovo dipendente possa esaminarli a suo piacimento e arrivare per la prima giornata con le domande. Potresti anche condividere altri documenti pertinenti alla tua attività. Se questi sono online, fornire al dipendente un link e un accesso anticipato. Queste azioni contribuiscono alla fiducia che stai instaurando con il nuovo dipendente.

• Se la tua organizzazione ha una wiki online o un'altra intranet, fornisci al nuovo dipendente un accesso anticipato. Questo è particolarmente importante se si dispone di una directory del personale online con le foto dei dipendenti. Il tuo nuovo dipendente si sentirà come se dovesse conoscere presto i colleghi. In mancanza di un album fotografico online, prendere in considerazione la creazione di una bacheca dei dipendenti in ogni reparto con le foto dei dipendenti e altre informazioni aziendali e dei dipendenti. Oppure, fare entrambe le cose.
• Invia una lettera di benvenuto dell'azienda ufficiale da Risorse umane. Questa lettera di benvenuto per il nuovo dipendente deve contenere una conferma di tali elementi come la data di inizio, l'ora di inizio, il codice di abbigliamento, dove andare, il programma del primo giorno e altri dettagli che il nuovo dipendente deve conoscere.

• Assegnare un nuovo dipendente a un mentore, un dipendente più esperto senza rapporti con il nuovo dipendente. Il mentore dovrebbe chiamare il nuovo dipendente per conoscerlo prima della data di inizio.
• Preparati per il primo giorno del dipendente avendo tutto pronto per il suo arrivo. Un articolo precedente sottolinea i dieci migliori modi per disattivare un nuovo dipendente. Molti di questi hanno a che fare con l'incapacità dell'organizzazione di prepararsi ad accogliere il nuovo dipendente sin dal primo giorno. Questi articoli sembrano così semplici. Ad esempio, non chiedere a un dipendente di iniziare durante una settimana in cui il suo nuovo capo è fuori città. Non programmare un nuovo dipendente senza preparare la propria area di lavoro. Dimostrare il rispetto per il nuovo dipendente.

• Sviluppare una checklist per la preparazione di nuovi dipendenti che include l'assegnazione di un computer o laptop, l'installazione di programmi software necessari, la preparazione di una scrivania e di un cubicolo o di un ufficio, l'accesso alla posta, un account e-mail e così via. Ogni ufficio ha bisogno di un elenco e un dipendente assegnato per far accadere gli oggetti prima che il nuovo dipendente inizi a lavorare nel suo nuovo lavoro.
• Decora l'area dell'ufficio del nuovo impiegato con cartelli di benvenuto, fiori e spuntini. Lascia che l'eccentricità dei tuoi dipendenti e la cultura del lavoro risplenda negli articoli che fornisci per accogliere il nuovo dipendente. Anche il malloppo dell'azienda è apprezzato. Una tazza con il logo della compagnia e altri articoli che accolgono il nuovo dipendente lo faranno sentire a casa.

• Assicurati che il programma del primo giorno sia pieno di incontri con le persone e attività di onboarding. Pianifica una buona parte della mattinata con il capo e il mentore del nuovo dipendente. Questa è la tua ultima possibilità di fare un'impressione positiva sul tuo nuovo dipendente. Non lasciare che la giornata vada sprecata e non contenga altro che scartoffie e riunioni delle risorse umane. Il giorno è per il legame con il capo, il mentore e i colleghi non sulla compilazione di moduli.
• Preparare in anticipo un programma di onboarding personalizzato per le esigenze del dipartimento e del nuovo dipendente. Assicurati che il programma di registrazione si riempia solo una parte di ogni giorno in modo che il nuovo dipendente possa sentirsi immediatamente produttivo nel suo nuovo lavoro. Una società richiedeva che il manager del dipendente mettesse insieme un piano di inserimento di 120 giorni che forniva qualcosa di nuovo che il dipendente potesse imparare ogni giorno. Il capo e il mentore del dipendente sono responsabili della creazione, della condivisione e del monitoraggio del programma di inserimento.

• Assicurati che il nuovo dipendente si incontri con il personale delle Risorse Umane il primo giorno, in modo che lui o lei possa porre domande su benefici, politiche e compensi. HR coopera con il manager e il mentore per dire al nuovo dipendente ciò di cui ha bisogno per conoscere e per introdurre la cultura e le aspettative dell'organizzazione dei dipendenti. Questa è anche un'opportunità per iniziare a comunicare il valore del tuo pacchetto completo di benefici.
• Pianifica il pranzo il primo giorno con i collaboratori dei nuovi dipendenti e imposta un programma per assicurarti che lui o lei abbia un collega con cui mangiare ogni giorno della prima settimana. Anche il capo e il mentore del nuovo dipendente dovrebbero partecipare a questo pranzo. L'obiettivo è che il nuovo dipendente abbia l'opportunità di incontrare molti nuovi colleghi di tutta l'organizzazione in modo che si sentano accolti e parte del loro nuovo posto di lavoro.

Le impressioni che il nuovo dipendente forma durante i primi giorni e il periodo di inserimento avranno un impatto enorme sull'esperienza del nuovo dipendente della vostra organizzazione. Vale la pena dedicare tempo e attenzione a rendere il benvenuto del nuovo dipendente positivo, affermativo ed eccitante.