9 Capacità di agevolazione della riunione per i manager

Le riunioni possono essere opportunità per condividere idee, discutere sfide e definire piani d'azione, oppure possono finire come sprechi di tempo improduttivi. Sfortunatamente, i manager sono spesso i principali contributori a soddisfare la disfunzione del processo.

Ecco le idee per i manager a tutti i livelli per rafforzare le loro capacità di facilitazione degli incontri a supporto del miglioramento della produttività delle riunioni.

Dove i manager vanno male con le riunioni

Molti manager pensano di sapere come "gestire" un incontro. Stabiliscono l'agenda, fanno tutti i discorsi e prendono tutte le decisioni. Mentre questo può sembrare facile ed efficace per i manager, spesso è uno spreco di tempo per le persone e non attinge al potenziale creativo del team. In effetti, ha l'effetto opposto in quanto i dipendenti tendono a ritirarsi, rinviando al manager che vuole essere responsabile.

Ci sono molte ragioni per cui i manager non coinvolgono maggiormente i propri dipendenti nelle riunioni, tra cui:

• La paura di lasciar andare
• La falsa convinzione che, poiché sono in carica, devono fornire tutte le risposte
• Una mancanza di fiducia nelle capacità o capacità di risoluzione dei problemi dei propri dipendenti
• Una mancanza di capacità di agevolazione per le riunioni

Mentre i primi tre elementi sono comportamenti di manager poveri, l'ultimo, abilità di facilitazione, può essere appresa e rafforzata con la pratica.

Rafforzamento delle abilità di facilitazione della riunione

Per definizione, mezzi di facilitazione, " Per rendere più facile o meno difficile; aiutare in avanti "Per un manager che facilita un incontro (invece di eseguirlo), deve essere disposto a lasciare andare il proprio potere ed essere aperto a diversi risultati e approcci.

Una corretta facilitazione della riunione implica coinvolgere tutti nell'individuare e risolvere i problemi. I team svilupperanno quasi sempre soluzioni migliori e più creative di quelle che chiunque potrebbe e sarà più propenso a supportare l'implementazione delle soluzioni.

Qui ci sono nove abilità richieste per facilitare un incontro, che possono essere apprese e migliorate con la pratica:

1. Pianificazione del programma. Una riunione di collaborazione inizia con la pianificazione del programma. La selezione di argomenti che invitano la partecipazione, ovvero un problema da risolvere, è molto più coinvolgente degli argomenti "informativi". Tuttavia, è necessario stanziare ampio tempo per consentire il coinvolgimento del gruppo.
2. Ambiente e regolazione del clima. La logistica conta! Quando le persone sono a disagio, non possono vedersi, non possono sentire o hanno fame, i risultati dell'incontro ne risentiranno. Impara come usare la logistica come mezzo per incoraggiare una grande partecipazione e rimuovere le barriere.

1. Fare domande. Le grandi domande stimolano una grande discussione. L'articolo "70 Awesome Coaching Questions Using the GROW Model" offre alcuni spunti di discussione eccezionali.
2. Ascolto attivo. Quando un manager parafrasa, verifica la comprensione e pone domande di follow-up, incoraggia più partecipazione e mantiene la discussione fluente.
3. Brainstorming. Molte persone pensano di sapere già come fare un brainstorming. Tuttavia, di solito non lo fanno. In troppe impostazioni, l'efficacia del brainstorming è ridotta da una cattiva gestione dei processi, da forti pressioni sociali o politiche e da scarse capacità di facilitazione. Molte persone non hanno mai veramente sperimentato il potere di una sessione di brainstorming ben gestita.

1. Capacità di costruzione del consenso. Il consenso non significa che tutti debbano essere d'accordo con una decisione. Significa che tutti hanno avuto l'opportunità di condividere le loro prospettive e proporre idee. Una corretta facilitazione guiderà il gruppo dalla condivisione delle idee allo sviluppo di una decisione efficace. Raggiungere il consenso richiede più tempo, ma di solito otterrà un maggiore consenso dal gruppo in generale. Tuttavia, ricorda che il consenso non è l'obiettivo finale. Una decisione efficace per il problema in questione è la questione più importante. Per ulteriori informazioni su come guidare una squadra attraverso un processo decisionale di consenso, vedi un Quadro decisionale in sei fasi del consenso.

1. Risoluzione del conflitto. Ogni volta che c'è una stanza piena di persone coinvolte nella risoluzione di un problema, il conflitto è inevitabile. In effetti, i conflitti tra i compiti e le problematiche vengono considerati dai ricercatori del team come parte del processo per prendere decisioni efficaci. Un manager deve imparare come sfruttare il potere del conflitto in modo positivo.
2. Abilità comunicative non verbali. Mentre i ricercatori discutono sulle percentuali esatte, la maggior parte concorda sul fatto che più del 50 percento della comunicazione è non verbale. Un manager deve essere in grado di leggere il tono del gruppo e il linguaggio del corpo per valutare il livello di coinvolgimento, sincerità e impegno.

1. Registrazione. Abilità di gruppo abile implica sapere quando rivolgersi a una lavagna a fogli mobili o lavagna per catturare ciò che le persone stanno dicendo. In questo modo le persone si sentono come se le loro idee fossero ascoltate e valutate, e fungono da prezioso record da utilizzare per la pianificazione e il follow-up delle azioni.

La linea di fondo

Il tempo è un bene prezioso nella vita e nel lavoro. Sforzati di gestire le riunioni per l'efficienza e l'efficacia ottimali. Imparare, praticare e applicare le nove abilità di facilitazione sopra identificate è un ottimo punto di partenza.