Chi dovrebbe firmare una lettera di offerta per un candidato di lavoro?

Quale livello di dipendenti o manager delle risorse umane è tenuto a rivedere e firmare una lettera di offerta preparata da un assistente delle risorse umane? Per quanti mesi dovrebbe continuare questo processo di revisione se l'assistente alle risorse umane è un nuovo dipendente, ha chiesto un lettore? Che ne dici se l'assistente alle risorse umane è un dipendente esperto?

Al momento della firma, dovrebbe essere l'assistente alle risorse umane che prepara la lettera di offerta o il dipendente o dirigente di livello superiore che rivede la lettera di offerta (se è prevista una revisione?)

Risposta delle risorse umane a chi deve esaminare e firmare una lettera di offerta a un candidato di lavoro

Le risposte a queste due domande sono strettamente opinioni, in quanto non vi sono problemi legali nelle risposte. Una volta, lavorando come direttore delle risorse umane ad interim per una piccola azienda manifatturiera, tra l'ex responsabile delle risorse umane e un nuovo direttore che prendeva il sopravvento, l'assistente delle risorse umane ha inviato una lettera di offerta con un'offerta di salario errata.

Questo errore è stato immediatamente riconoscibile quando la lettera è stata estratta dalla pila di documenti in attesa di revisione finale. Lo stipendio offerto al candidato era troppo basso per il lavoro.

Parla di un punto di apprendimento istantaneo.

In alcune organizzazioni, il direttore delle risorse umane, il direttore o il vicepresidente, mai un assistente delle risorse umane, firma le lettere di offerta di lavoro che vanno ai candidati, si tratta di cattive pratiche nel settore privato. Non è la persona delle risorse umane che sta facendo l'offerta. La persona delle risorse umane sta consultando il responsabile delle assunzioni che dovrebbe prendere la decisione finale su un candidato e firmare la lettera di offerta di lavoro.

La lettera di offerta è l'impegno del manager per il nuovo dipendente. Facendo l'offerta, lui o lei conferma il suo impegno per il successo del nuovo dipendente. Accogliere un nuovo dipendente è parte dell'intero processo di reclutamento, selezione e assunzione. Sono tutti componenti del processo di onboarding.

L'offerta di lavoro è un'altra parte di accogliere il nuovo dipendente nella tua organizzazione e far sentire il nuovo dipendente desiderato. Invia un messaggio più potente quando viene dal nuovo capo del potenziale dipendente. Sopporta più peso ed è più apprezzato quando la lettera di offerta di lavoro proviene dal manager della nuova persona. È l'inizio di un legame a lungo termine.

Eccezioni alle pratiche raccomandate nella revisione e nella firma di un'offerta di lavoro

Nel settore pubblico, nelle aziende Fortune 500 e nei luoghi di lavoro rappresentati dal sindacato, questa pratica può differire. Quando un'organizzazione è grande e gli impiegati sono sparsi in molti luoghi, a livello logistico, ciò aggiunge tempo e confusione al processo di creazione di offerte di lavoro.

Le organizzazioni più grandi hanno l'ulteriore sfida di coerenza tra più sedi, quindi gran parte della sistematizzazione delle pratiche occupazionali spetta alle risorse umane. Per rendere la selezione dei candidati legalmente difendibile, le pratiche di assunzione e assunzione richiedono coerenza in tutte le località.

In un posto di lavoro rappresentato dal sindacato, specialmente nel settore pubblico, il manager può non avere l'ultima parola su chi ottiene il lavoro. Può essere determinato contrattualmente da fattori quali l'anzianità e l'istruzione. In questi casi, ha anche senso che i documenti provengano dallo staff delle risorse umane. Sono responsabili di accertarsi che le condizioni e le pratiche di lavoro rispettino il contratto.

In ciascuna di queste istanze, la funzione Risorse Umane dovrebbe chiedere al proprio legale di riesaminare il formato e il processo delle lettere di offerta per assicurarsi che siano idonei, legali e protetti dal datore di lavoro. A meno che la lettera di offerta non differisca dal formato standard, tuttavia, di solito non è necessario chiedere a un avvocato di rivedere ogni singola lettera.

Dovrebbe un direttore delle risorse umane o un direttore rivedere tutte le lettere di offerta di lavoro?

Qualsiasi documento di un dirigente o di un responsabile delle risorse umane che obblighi la società legalmente o finanziariamente deve essere esaminato da un manager o direttore delle risorse umane o superiore. Ecco perché.

• Una lettera di offerta e molti altri documenti che vengono inviati dallo staff delle risorse umane legalmente obbligano la società. Certo, quando viene trovato un errore di $ 10.000, puoi ritirare l'offerta e spiegare che si trattava di un errore di battitura eseguito da un dipendente inesperto. Ma perché aprire l'azienda a una situazione in cui deve essere estesa un'offerta di salario modificata? Un nuovo dipendente infelice potrebbe ancora accettare il lavoro, oppure potresti perdere un candidato perfettamente adatto che viene sgonfiato e ferito, a causa di un errore. Inoltre, potrebbe aprire la tua azienda per potenziali azioni legali.

• Onorare l'offerta di lavoro errata, usando lo stesso esempio, è ugualmente poco attraente. Prima che la società estenda l'offerta, qualcuno in Risorse umane ha fatto ricerche sul mercato, ha esaminato gli altri dipendenti in lavori simili e ha concluso con un'offerta di lavoro adeguata. Quindi, le ramificazioni si stanno estendendo ulteriormente se altri dipendenti apprenderanno il differenziale salariale.
• Non importa il livello di esperienza di un assistente alle risorse umane che dovrebbe, in un ufficio delle risorse umane, preparare l'offerta per l'invio, un secondo paio di occhi che riesamina tutto ciò che potrebbe potenzialmente obbligare l'azienda finanziariamente o aprire le porte ad un'azione legale, è intelligente.Le organizzazioni si aspettano maggiore vigilanza e supervisione da parte di dipendenti titolati a manager o direttori.

• Una mancata comunicazione potrebbe comportare termini e condizioni di lavoro errati che non sono stati negoziati o promessi a un candidato. Ad esempio, l'assistente delle risorse umane potrebbe sapere che il lavoro avrebbe pagato $ 40.000, ma nel processo di negoziazione, al candidato è stato offerto più un bonus di firma e, nel lavoro quotidiano, il manager non è riuscito a dire l'assistente alle risorse umane. Quando un candidato riceve un'offerta non corretta, sta rivalutando l'integrità della sua azienda. Si crea una barriera all'accettazione che non era necessaria in quanto il candidato si preoccupa di come gestire la situazione.
• I documenti che vanno a persone che stai cercando di reclutare nella tua azienda devono essere impeccabili. Segnalano un messaggio al potenziale dipendente sulla cultura della vostra azienda. Anche un errore di battitura può dare una pausa al candidato. Una copia del documento vivrà anche nei file della tua azienda per anni. Quindi, nella maggior parte dei casi, la seconda coppia di occhi che esamina il documento è una pratica intelligente.

La revisione e la supervisione dei documenti che obbligano finanziariamente o potenzialmente la società, legalmente, non sono una critica alla conoscenza, all'esperienza o alla diligenza di un assistente delle risorse umane. È una pratica commerciale intelligente per tutti questi motivi.

Nota sulle offerte di lavoro: le risorse umane dovrebbero chiedere al loro avvocato di esaminare il formato e il processo delle lettere di offerta per assicurarsi che siano corretti, legali e fornire al datore di lavoro una protezione legale. A meno che la lettera di offerta non differisca dal formato standard, tuttavia, di solito non è necessario chiedere a un avvocato di esaminare ogni singola lettera di offerta.

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