Creare un piano giornaliero per lavorare in modo più efficiente

Il primo e più importante passo da compiere per lavorare in modo più efficiente è avere un piano giornaliero. È importante che il piano sia scritto da qualche parte: su un calendario, su un blocco note o sul computer. Non passare attraverso una lista di controllo mentale ogni giorno.

Avere un piano scritto è un dovere per mantenere i pensieri fastidiosi dalla parte posteriore della testa e per aiutare a prevenire i disastri perché si dimentica qualcosa di importante. La maggior parte delle persone troverà di volta in volta bisogno di passare da un piano giornaliero, ma avere uno ti aiuterà a organizzare meglio il tuo tempo, preparare in anticipo progetti specifici e un piano ti fornirà un'immagine mentale più chiara di tutte le cose devi fare.

Liberarsi delle distrazioni quotidiane con un piano

Se arrivi al lavoro ogni giorno e sei immediatamente sopraffatto dalla tua lunga lista "da fare" e dalla confusione della scrivania, nella migliore delle ipotesi ti immergerai nella tua giornata come un cavallo da corsa (e brucerai rapidamente dopo uno sprint, proprio come un cavallo da corsa) su ciò che sembra più urgente in un dato momento. Il caso peggiore è che ti siederai in un funk senza sapere da dove iniziare. In ogni caso, semplicemente "spegnere gli incendi" ogni giorno è il modo meno efficace per attaccare il carico di lavoro e il modo migliore per esaurirsi mentre si sta solo più indietro.

Senza un piano, le distrazioni dei giorni prenderanno rapidamente il sopravvento: il telefono squilla, si inizia a rispondere alle e-mail, i colleghi iniziano a chiacchierare, e prima che tu te ne accorga, l'ora di pranzo è arrivata e tu hai poco realizzato. Il tuo piano giornaliero potrebbe includere un'ora ogni mattina per essere sistemato restituendo le chiamate, controllando la posta elettronica prima di iniziare altre attività, ma farà più che servire da linea guida su cosa fare con il tuo tempo. Ad esempio, se hai intenzionalmente accantonato un'ora per fare qualcosa e superi questo limite di tempo, saprai che devi modificare il piano per il giorno successivo.

Mappando la giornata in segmenti o per attività è possibile identificare più facilmente le aree problematiche e i tempi di massima efficienza (ad esempio, dopo pranzo potrebbe essere meno efficiente se si soffre di una crisi pomeridiana o si può iniziare lentamente la mattina).

Evita di assumere più di quanto tu possa gestire

Un ottimista è qualcuno che può vedere il positivo in una data situazione in genere si concentrerà sulla convinzione che "tutte le cose sono possibili". Non c'è niente di sbagliato nell'essere un ottimista a meno che non ti porti a sottovalutare le tue abilità, il tempo necessario per realizzare qualcosa e il risultato è assumere più di quanto tu possa gestire.

Un realista può essere un ottimista, ma un realista vede anche la logistica che può essere coinvolta nell'affrontare una situazione e prenderà in considerazione potenziali ostacoli e restrizioni.

Se non hai il piano di gioco allineato per la giornata, potresti avere più difficoltà a dire no ad aiutare gli altri o ad intraprendere progetti aggiuntivi perché hai un atteggiamento positivo che può ignorare la realtà o il buon senso. È facile sottovalutare quanto tempo ci vorrà per svolgere i tuoi compiti e tanto meno se pensi di essere una superdonna e una prospettiva solare è tutto ciò che serve per fare le cose.

Sapere cosa è nel tuo piatto per la giornata e aver già determinato un budget per il tuo tempo per attività specifiche può aiutarti a rispettare le scadenze, a fare di più ogni giorno e ad essere più realistico nell'assumere ulteriore lavoro.

Creazione del tuo piano di attacco

Prima di andare al lavoro, decidi in anticipo su cosa concentrarti quando arrivi. Meglio ancora, pianifica la tua giornata la sera prima e prepara la tua scrivania per le attività che desideri svolgere al mattino. Ad esempio, ottieni file o materiale di lettura organizzato per la mattinata in modo da poter saltare direttamente in, oppure inserire gli elementi che devi digitare o le chiamate telefoniche per tornare nell'ordine in cui devi eseguirli.

Avere un piano può aiutarti a creare routine prevedibili che, a loro volta, ti terranno meglio preparato ad affrontare giornate caotiche quando il tuo capo o un cliente che richiede un'alta manutenzione richiede più tempo.