Elenco di competenze ed esempi di gestione del tempo

Quali sono le capacità di gestione del tempo e perché sono importanti per i datori di lavoro? Gestione del tempo significa lavorare in modo efficiente e i datori di lavoro in ogni settore cercano personale che possa fare un uso ottimale del tempo a loro disposizione sul lavoro. Risparmiare tempo risparmia i soldi dell'organizzazione e aumenta le entrate.

I dipendenti che gestiscono bene il loro tempo sono più produttivi, più efficienti e più propensi a rispettare le scadenze. Si concentrano sui compiti più importanti e attenti al tempo e limitano la quantità di tempo sprecato in compiti non essenziali.

Una gestione efficace del tempo richiede che il personale analizzi il loro carico di lavoro, assegni le priorità e mantenga l'attenzione sugli sforzi produttivi. I dipendenti che sono eccellenti manager del tempo possono eliminare le distrazioni e arruolare il supporto dei colleghi per aiutare a raggiungere i loro obiettivi.

Durante un colloquio di lavoro

Le abilità di gestione del tempo, come altre competenze trasversali, sono richieste. Gli intervistatori faranno domande per valutare la tua capacità di gestire il tuo tempo e il tempo della tua squadra se svolgi un ruolo di supervisione.

Esaminare queste domande di intervista sulla gestione del tempo prima delle interviste di lavoro, in modo che siate pronti a rispondere con esempi specifici di come gestite efficacemente il vostro carico di lavoro.

Migliori competenze

Dare priorità

Di solito è impossibile fare ogni singola cosa di cui hai bisogno e vuoi fare tutto in una volta, ma se la tua priorità è buona, dovresti essere in grado di completare le attività più importanti in un ordine che abbia senso. Quando si assegna la priorità, considerare fattori come quando è necessario eseguire ogni attività, quanto tempo può richiedere, quanto può essere importante per gli altri nell'organizzazione, cosa potrebbe accadere se un'attività non viene eseguita e se un'attività può essere interrotta dalla necessità di aspettare qualcun altro.

programmazione

La pianificazione è importante e non solo perché alcune attività devono essere svolte in momenti specifici. La pianificazione influisce sulla giornata, sulla settimana, sul mese, sulle altre persone, sui progetti e sui piani a breve e lungo termine per progetti e attività. La maggior parte delle persone ha anche momenti specifici della giornata in cui sono più e meno energetici e diventano più produttivi quando si pianificano di conseguenza. Gli orari possono essere un buon modo per evitare anche la procrastinazione.

Mantenere una lista delle cose da fare

Gli elenchi di cose da fare (correttamente assegnati alle priorità e integrati con la pianificazione) sono un ottimo modo per evitare di dimenticare qualcosa di importante. Sono anche un ottimo modo per evitare di passare tutto il giorno a pensare a tutto ciò che devi fare. Ricordare i compiti richiede energia, e pensare a tutto ciò che devi fare per tutta la settimana può essere estenuante e travolgente. Dividi tutte le attività necessarie in un elenco per ogni giorno e non dovrai più preoccuparti di nulla. Guarda la lista di oggi.

Riposo

Riposare, anche se può sembrare contraddittorio, è un'importante abilità di gestione del tempo. Anche se lavorare a lungo o saltare le pause a volte può migliorare la produttività a breve termine, il tuo esaurimento più tardi garantirà che la tua produttività media diminuisca effettivamente. Tranne rare emergenze, è importante resistere alla tentazione di lavorare troppo. Includere le interruzioni necessarie e un tempo ragionevole per uscire dal programma.

Delegazione

A seconda del tipo di lavoro che svolgi, potresti essere in grado di delegare alcune attività. Sapere cosa delegare e quando è un'abilità. Alcune persone resistono alla delega, sia perché vogliono mantenere il controllo o perché vogliono risparmiare denaro non assumendo gli assistenti. Entrambi gli approcci alla fine danneggiano la produttività e aumentano i costi.

Ricorda, tuttavia, che se ti eserciti diligentemente nella gestione del tempo e non riesci ancora a fare tutto, potresti provare a fare troppo. È meglio riuscire in alcuni compiti che tentare e poi fallire in molti.

Esempi sul posto di lavoro

A - E

• Adattare i piani alle mutevoli circostanze
• Allocazione del tempo per compiti specifici
• Analizzare i processi e selezionare il modo più semplice per eseguire un'attività
• Chiedere aiuto quando è sopraffatto dalle richieste
• Assertività per dire no alle richieste inappropriate che distraggono dai doveri centrali
• Attaccare compiti più complessi quando hai la più alta energia e le più acute concentrazioni
• Verifica del tempo impiegato
• Evitare chiacchiere eccessive con i colleghi di lavoro
• Evitando la procrastinazione; agire invece di preoccuparsi
• Rompere gli obiettivi più ampi in parti più piccole e concentrarsi su un passo alla volta

• Rompere i progetti in parti gestibili
• Creazione di elenchi "da fare" giornalieri, settimanali e mensili
• Creazione di programmi
• Delega di più attività di routine a personale di livello inferiore
• Mangiare bene per mantenere energia
• Eliminare i perditempo
• Esercitare e partecipare ad altre attività di riduzione dello stress durante il tempo libero per massimizzare l'energia quando si è al lavoro

F - Z

• Facilitare riunioni efficienti; attenersi ai tempi per le riunioni
• Raggruppando attività simili insieme per limitare i tempi di transizione
• Mantenimento di un'area di lavoro organizzata
• Multitasking; passando senza intoppi da un'attività all'altra
• Apertura a modi più efficienti di fare le cose
• Organizzazione di file digitali per un facile recupero
• Pianifica la tua giornata la sera prima o la prima cosa al mattino
• Priorità alle richieste e alle richieste
• Dare priorità a un elenco di progetti e concentrarsi su compiti di più alto valore con scadenze più immediate

• Puntualità
• Mettere da parte i telefoni cellulari per eliminare la distrazione dei messaggi personali se non richiesto per il lavoro
• Revisione delle prestazioni ed eliminazione delle deviazioni dalle priorità
• Impostazione di obiettivi giornalieri, settimanali e mensili
• Stabilire standard realistici per la qualità ed evitare il perfezionismo
• Impostazione di orari specifici per rispondere alle e-mail
• Fare brevi pause per ripristinare l'energia
• Toccando ogni pezzo di carta o leggendo ogni e-mail una sola volta, quando possibile