Lo scopo e il contenuto di un file del libro paga dei dipendenti

Il file del libro paga dei dipendenti è il repository di tutto ciò che ha a che fare con lo stipendio di un dipendente. Il motivo principale per creare un file del libro paga è limitare l'accesso al resto delle informazioni riservate che si trovano nel file personale.

Lo scopo di un file del libro paga dei dipendenti

Il file del libro paga consente al personale addetto alla contabilità di pagare il dipendente senza accedere alle informazioni riservate dei dipendenti. Il personale contabile può tenere i registri del libro paga dove ha senso per pagare il dipendente. Nei casi in cui il libro paga e la contabilità sono esternalizzati, questa è una pratica ancora più raccomandata per i registri del libro paga del dipendente.

Il file del libro paga limita l'accessibilità alle informazioni riservate dei dipendenti. Il file dei salari dei dipendenti consente al personale contabile e finanziario di disporre delle informazioni necessarie per pagare il dipendente in una posizione comoda. La posizione dovrebbe essere sicura e non raggiungibile da altri dipendenti.

È necessario convincere il personale addetto alla contabilità del fatto che le informazioni contenute nei file del libro paga sono confidenziali e non devono essere condivise senza il permesso e disconnesso dallo staff delle risorse umane. Né il personale contabile deve condividere alcuna informazione su aumenti dei dipendenti, promozioni, bonus e qualsiasi altra informazione riservata ai dipendenti.

Le Risorse umane non hanno bisogno di monitorare l'accesso della contabilità ai file del libro paga dei dipendenti. Come raccomandato per i file relativi ai dipendenti, come il personale e i file medici, è necessario limitare l'accesso al file del libro paga. Solo le persone che hanno bisogno di avere le informazioni per fare il loro lavoro dovrebbero vedere i contenuti.

Contenuto di un file del libro paga dipendente

Questo è un elenco suggerito di ciò che appartiene a un file del libro paga dei dipendenti.

• Lettera di offerta firmata dal responsabile delle assunzioni, dalle Risorse umane e dal dipendente
• Autorizzazione al pagamento firmata da Human Resources e il gestore assumente quando esiste un contratto con un dipendente
• Forma W-4
• Pratiche burocratiche e autorizzazioni relative a qualsiasi beneficio per i dipendenti che comporta una detrazione sui salari
• Modulo di autorizzazione al deposito diretto
• Forme di contabilità del tempo stipendiate
• Fasce orarie settimanali
• Record dell'orologio orario, dove usato
• Record di presenze
• Richieste di rimborso spese tra cui documentazione e ricevute di viaggio e altre spese autorizzate

• Moduli di rimborso delle tasse scolastiche e ricevute per pagamento, libri e così via
• Paga in anticipo i moduli di richiesta
• Documenti di prestito della società e programma di pagamento
• Ordini e registri di sequestro
• Autorizzazione per il rilascio di informazioni private
• Risolvi i documenti relativi a ciascun dipendente
• Documenti relativi a bonus, partecipazione agli utili o riconoscimento
• W-2 forme
• Autorizzazione per qualsiasi altra azione sui salari che la tua azienda consente

Conosciuto anche comefile dei dipendenti, record dei dipendenti, file delle risorse umane, documentazione

Nota: Susan Heathfield fa ogni sforzo per offrire una gestione delle risorse umane accurata, di buon senso, etica, datore di lavoro e consulenza sul posto di lavoro su questo sito Web, ma non è un avvocato. Il contenuto del sito non deve essere interpretato come consulenza legale. Il sito ha un pubblico mondiale e le leggi e le normative sull'occupazione variano da stato a stato e da paese a paese, quindi gli articoli non possono essere definitivi per tutti sul posto di lavoro. In caso di dubbio, cerca sempre un avvocato. Le informazioni sul sito sono fornite solo come guida.