6 passaggi da eseguire prima di cambiare le ore dei dipendenti

Domanda del lettore

Sono un impiegato amministrativo e il mio dipartimento sta subendo alcuni importanti cambiamenti, uno dei quali è l'orario in cui saremo aperti e il compito di coprire tutte quelle ore con personale limitato. Capisco che in questa posizione lavoriamo fino a quando il lavoro è finito, ma anche che dovrebbe consentire una certa flessibilità anche per il dipendente.

La mia domanda è, è appropriato chiedere ai dipendenti amministrativi di lavorare regolarmente più ore (per coprire gli orari di ufficio aperti)? Mi rendo conto che ciò potrebbe essere a discrezione del datore di lavoro, ma vorrei ulteriori chiarimenti sulla legge. Gradirei persino qualche indicazione sulle risorse che potrebbero aiutarmi con questa domanda.

Risposta delle risorse umane

Ogni volta che chiedi ai dipendenti di lavorare più ore, può diventare un po 'permaloso. Non vogliono lavorare di più, ma hai bisogno che facciano di più. È appropriato? Beh si.

L'azienda ha esigenze ed è opportuno chiedere ai dipendenti di soddisfare tali esigenze. In che modo, tuttavia, puoi fare tutta la differenza del mondo. Ecco le domande che ti servono per conoscere le risposte prima di implementare eventuali modifiche.

I dipendenti sono esenti o non esenti?

I dipendenti esenti possono lavorare tutte le ore che vuoi senza aumentare la paga. È necessario pagare i dipendenti non esenti per ogni ora di lavoro. Devono anche ricevere gli straordinari quando raggiungono le 40 ore settimanali (e in alcuni stati, se lavorano più di otto ore in un giorno).

Non si può semplicemente dire "Voglio che tutti siano pagati". Per poter pagare uno stipendio alle persone senza retribuzioni straordinarie, il loro lavoro deve soddisfare i rigidi criteri richiesti dalla legge federale.

Cosa è assolutamente necessario?

Hai bisogno di coprire ore aggiuntive, ma hai bisogno di avere lo staff completo in ogni momento? Supponiamo che i tuoi orari attuali siano dalle 9:00 alle 5:00 e che tu abbia cinque impiegati. Ora, i tuoi orari sono dalle 8:00 alle 6:00 con gli stessi cinque impiegati.

Puoi avere due persone entrare alle 8:00 e lavorare fino alle 4:00, due entrare alle 10:00 e lavorare fino alle 6:00 e averne una dalle 9:00 alle 5:00? Quindi tutti stanno lavorando lo stesso numero di ore e qualcuno è sempre in ufficio. Ci sono numerose soluzioni.

Cosa vogliono i tuoi dipendenti?

Puoi passare ore e ore a pianificare riunioni e trovare una soluzione che tutti odiano, oppure puoi chiedere ai tuoi dipendenti cosa ne pensano.

Potresti scoprire che a Jane piacerebbe venire presto e andarsene presto e che a Steve piacerebbe iniziare più tardi. Tutti possono saltare la possibilità di lavorare 10 ore, quattro giorni alla settimana. Non saprai se non chiedi loro.

Che cosa succede se le ore devono aumentare?

Mentre è vero che un dipendente esente può lavorare più ore senza un aumento della retribuzione, perderai la lealtà. Per i dipendenti orari, ovviamente, dovrai sottoscrivere le retribuzioni per lavoro straordinario senza critiche o lamentele per il costo.

Per i dipendenti esenti, dovrai inventare qualcosa per compensarli. La cosa più semplice da fare è aumentare i salari. Se questo è fuori discussione, dovrai trovare qualcos'altro. Chiedi ai tuoi dipendenti a cosa sono interessati.

Rendi chiaro che i cambiamenti sono permanenti

A volte le persone sono disposte a saltare e fare qualcosa in più mentre stai assumendo un nuovo dipendente per coprire le ore extra. Ma quando diventa chiaro che non c'è una nuova venuta, le persone diventano risentite. Quindi, non guidarli. Se questa è una situazione permanente, è necessario chiarirla dall'inizio.

Hai spiegato i motivi del cambiamento?

Quando stai facendo un grande cambiamento, hai bisogno di completa trasparenza. I dipendenti devono capire i motivi e devi ascoltarli.

Probabilmente non avrai una transizione facile, ma se affronti tutti questi problemi, dovrebbe andare liscio. Potresti avere un aumento del fatturato, ma quando porti a bordo nuove persone, sapranno fin dall'inizio come funzionano le ore e il programma.