Funzioni di risorse umane comunemente esternalizzate

In generale, le risorse umane (HR) riguardano tutto e tutto ciò che ha a che fare con le persone in un'azienda. Sfortunatamente, questa mentalità può comportare che il reparto risorse umane gestisca molte attività che richiedono tempo ed energia lontano dalle attività delle risorse umane che forniscono il valore più strategico per l'azienda.

Ad esempio, una funzione HR come lo sviluppo del talento è fondamentale per un'azienda per identificare e governare i suoi futuri leader. Tuttavia, il libro paga è un'attività più orientata ai processi che può essere esternalizzata in modo efficace, liberando così il tempo delle risorse umane per le esigenze delle risorse umane mission-critical dell'azienda.

Si tratta di identificare i compiti che le risorse umane dovrebbero concentrarsi per far avanzare più efficacemente la missione dell'azienda e delegare il resto a fornitori di servizi esterni responsabili.

L'esternalizzazione delle risorse umane ha accelerato nell'ultimo decennio e continuerà a farlo. L'outsourcing consente alle aziende di scaricare il lavoro che non fa parte del loro core business e consente anche di risparmiare denaro, ha affermato. Mentre alcune aziende possono affidare le proprie esigenze in termini di risorse umane a un'unica società esterna, è più comune distribuire le funzioni a una gamma di fornitori esterni.

Quindi, come decidi cosa esternalizzare e cosa tenere in casa?

Fase 1: identificare le principali iniziative HR

Innanzitutto, è importante che le risorse umane abbandonino l'idea che possa essere tutto per tutte le persone. Definisci il ruolo strategico delle risorse umane nella tua azienda. Torna alle basi e scrivi alcune buone responsabilità di lavoro vecchio stile per le risorse umane.

Concentrati su come le risorse umane guidano la missione complessiva dell'azienda. Decidi quali compiti delle risorse umane sono speciali per la tua azienda e importanti per la cultura.

Passaggio 2: Considerare quali funzioni possono essere esternalizzate

Tutti i ruoli che la gestione delle risorse umane sta gestendo al di fuori del punto debole che hai identificato dovrebbero essere considerati per l'esternalizzazione. Ci sono buone aziende di outsourcing in grado di gestire in modo efficiente attività come trasloco, personale temporaneo, controlli di base e screening antidroga. Mentre questi processi sono molto importanti per il funzionamento dell'azienda, non guidano la missione strategica dell'organizzazione.

Anche una funzione critica come la conformità alle normative dovrebbe essere presa in considerazione per l'esternalizzazione. La conformità delle risorse umane richiede un'attenzione costante per rimanere aggiornati sulle ultime normative e sulle decisioni legali. La maggior parte dei dipartimenti delle risorse umane non ha questo tipo di esperienza sul personale.

L'esternalizzazione a uno specialista può fornire un'ulteriore assicurazione contro le sanzioni finanziarie e la cattiva pubblicità che risultano da gaffe di conformità come l'incapacità di classificare correttamente gli appaltatori indipendenti, ad esempio.

Passaggio 3: creare un team di specialisti interni ed esterni

Una società che recluta specialisti esterni per integrare il talento del personale sta coltivando una squadra forte di professionisti delle risorse umane. In questa era di gestione snella, la maggior parte dei dipartimenti delle risorse umane non sarà in grado di avere un esperto in personale per gestire ogni problema delle risorse umane.

Passaggio 4: trova un partner affidabile o partner

Preoccupato che comprometterai la qualità se esternalizzi determinate funzioni HR? È possibile mantenere il controllo di importanti funzioni HR e aiutare le risorse umane a diventare un giocatore più efficiente ed efficace, ma è necessario trovare partner di fiducia. Fai i tuoi compiti.

Confronta i vantaggi, i costi associati e gli approcci di diverse aziende. Condurre controlli di background per assicurarsi che la reputazione della ditta di outsourcing sia solida. Assicurati che il Better Business Bureau accrediti l'azienda e parlane con altre aziende che hanno utilizzato l'azienda. Leggi attentamente tutte le proposte. Assicurati di comprendere il valore che riceverai nel fare affari con un particolare fornitore.

Passaggio 5: Esplora una soluzione Plug-and-Play

Un'opzione di outsourcing che funziona per alcune aziende è quella di contrattare con un'organizzazione di acquisti di gruppo (GPO). Un oggetto Criteri di gruppo consente l'accesso a contratti qualificati e preventivamente negoziati con società di personale, fornitori di servizi gestiti e altri. Questa soluzione può essere uno sportello unico conveniente, efficiente e conveniente per una serie di servizi di outsourcing delle risorse umane.

Le aziende evitano il tempo e gli sforzi necessari per negoziare e gestire più contratti. Il GPO controlla i migliori fornitori, fa leva sulle relazioni per garantire contratti competitivi e aiuta un'azienda a proteggere le risorse di cui ha bisogno.

La maggior parte del mercato GPO negli Stati Uniti è focalizzata sull'approvvigionamento sanitario. I principali GPO in questo spazio stanno facendo acquisti per oltre 200 miliardi di dollari l'anno per i loro clienti del settore ospedaliero e affini.

Non ci sono statistiche affidabili sulle dimensioni del mercato dei GPO delle imprese, che è più nuovo, più piccolo e più frammentato, e in generale più focalizzato sull'approvvigionamento rispetto all'outsourcing delle risorse umane. Secondo uno studio del 2011 del sito di media sugli acquisti Spend Matters, il 15-20% delle aziende Fortune 1000 utilizza ora un oggetto Criteri di gruppo e l'85% di quelle aziende ha registrato risparmi pari o superiori al 10%.

Passaggio 6: considerare una completa esternalizzazione delle risorse umane

Per alcune società, può essere opportuno prendere in considerazione un'organizzazione professionale dei datori di lavoro (PEO). Un PEO acquisisce tutte le funzioni aziendali di una società assumendo letteralmente i dipendenti della società e diventando il loro datore di lavoro ai fini fiscali e assicurativi. La pratica è nota come co-impiego o lavoro congiunto.

Attraverso un PEO, i dipendenti delle piccole imprese ottengono l'accesso a benefici per i dipendenti come i piani 401 (k); assicurazione sanitaria, dentistica, vita e altro; assistenza dipendente e altri benefici tipicamente forniti dalle grandi aziende. Secondo l'Associazione nazionale delle organizzazioni professionali dei datori di lavoro (NAPEO), circa 250.000 imprese utilizzano PEO.

Esternalizzare questo e non quello

Non esiste un playbook per l'outsourcing delle risorse umane. Le funzioni interne e esterne a uno specialista esterno dipendono dal tipo di azienda, dalle sue priorità strategiche e dal ruolo svolto dalle risorse umane nella realizzazione di tali priorità.

Qui ci sono le funzioni HR che sono più comunemente esternalizzate:

• Reclutamento ad alto volume
• Personale temporaneo
• Controlli sullo sfondo e screening antidroga
• Relocation
• Libro paga
• Amministrazione dei benefici
• Istruire
• Creazione / aggiornamento dei manuali dei dipendenti e dei manuali delle norme
• Sviluppo / implementazione del programma di compensazione
• Scrivere e aggiornare piani di azione affermativa
• Fornire addestramento sulle molestie sessuali
• Conformità contrattuale indipendente

Queste iniziative HR tendono a rimanere in casa:

• Relazioni con i dipendenti
• Progettazione e consegna della compensazione
• Sviluppo del talento
• Pianificazione della strategia di capitale
• Piani di successione
• Strategia delle risorse umane
• Gestione delle prestazioni
• Sviluppo organizzativo
• reclutamento
• Gestione del dipartimento risorse umane

L'outsourcing di alcune o anche tutte le funzioni delle risorse umane è un concetto collaudato e ampiamente praticato tra le aziende di tutte le dimensioni. L'outsourcing consente a un'azienda di concentrarsi sulle attività delle risorse umane con il valore più strategico risparmiando denaro e beneficiando delle competenze specialistiche di aziende esterne.