Il ruolo e lo scopo di una carta del progetto

I progetti esistono formalmente in un'organizzazione a causa della carta del progetto. È un documento che autorizza il lavoro e nomina il project manager. Ti dà, come project manager, il mandato per fare il lavoro descritto in esso.

Il ruolo più importante della carta del progetto è definire esattamente ciò che il progetto realizzerà. Diamo un'occhiata a cosa c'è in questo documento di progetto essenziale.

Cosa entra in una carta del progetto?

La prima sezione di una carta del progetto indicherà il nome del progetto, i nomi dello sponsor e del project manager e la data in cui il documento è stato preparato. Quindi entri nella carne del documento.

Le sezioni principali di una carta del progetto sono le seguenti.

• Scopo del progetto: questo spiega perché il progetto è ricercato. Puoi fare riferimento a un caso aziendale o al contratto che sta guidando questo progetto o semplicemente spiegare perché è importante fare questo lavoro.
• Descrizione del progetto: Spiega in questa sezione cosa il progetto sta per raggiungere. Dovresti includere dettagli sugli articoli che verranno costruiti o sui servizi che verranno consegnati.
• Budget: a questo punto potresti non avere tutti i dettagli sulle attività del progetto, quindi non puoi mettere insieme un budget di progetto completo e dettagliato. Annota tutti i vincoli di budget o l'intervallo iniziale di spesa di alto livello che ti aspetti.

• Rischi: tutti i progetti hanno dei rischi. Questa sezione della carta del progetto costituisce la versione iniziale del registro dei rischi del progetto. Documenta tutti i rischi che conosci a questo punto in modo che il team di gestione possa vedere cosa potrebbe influenzare il progetto in futuro.
• Milestones: se conosci le pietre miliari di alto livello, includile nella carta del progetto in questa sezione. Puoi trasferirli sul tuo diagramma di Gantt più tardi quando verrai a mettere insieme un piano più dettagliato. Al momento stai solo cercando date scadute o qualsiasi altra cosa specificata nei contratti a cui stai lavorando.

• Obiettivi del progetto: è una sezione molto importante, ma può essere difficile da mettere insieme. Stai cercando di rispondere alla domanda: "Come faremo a sapere quando avremo finito?" Annota ciò che ti aspetti che il progetto porti e come saprai se ci sei arrivato. Ad esempio, in un progetto per il lancio di un sistema di registrazione del tempo per tutti i reparti, l'obiettivo potrebbe essere: "Tutti i team utilizzeranno il sistema dei time sheet entro la fine dell'anno." Inoltre, prendi nota di chi sarà responsabile per aver accettato di aver raggiunto questo obiettivo. Evita qualsiasi problema alla fine del progetto, dove improvvisamente nessuno è pronto a firmare il lavoro come completo.

• Livelli di autorizzazione del responsabile del progetto: a meno che non sia chiaro e documentato da qualche altra parte, vale la pena includere una sezione della carta su ciò che si può fare senza ottenere un'ulteriore approvazione da parte di qualcuno più anziano. In genere si riferisce a quali livelli di tolleranza sono stati fissati in termini di budget e tempi e si sarebbe espresso in questo modo: "Il project manager ha una tolleranza del 10% sul budget e una tolleranza del 5% sul programma. Qualsiasi deviazione al di sopra di questi limiti approvati deve essere firmata dallo sponsor del progetto. "È possibile estendere questa sezione per specificare quale autorità, eventualmente, il project manager ha in materia di assunzione e licenziamento del personale del team di progetto.

Approvazione della carta del progetto

La sezione finale della carta del progetto è la sezione approvazioni. Il project manager e lo sponsor del progetto (o la persona che ha dato il via al lavoro, se uno sponsor a lungo termine deve ancora essere nominato) devono firmare e datare il documento. Oggi è probabile che sia via e-mail, quindi tieni una copia dell'autorizzazione e-mail nei file del progetto nel caso in cui tu debba farvi riferimento.