L'importanza di tenere un diario in contabilità

Una registrazione a giornale è la registrazione di una transazione finanziaria inserita in un giornale. La rivista descrive tutte le transazioni finanziarie dell'azienda e prende nota di quali account hanno interessato queste transazioni. Tutte le voci del diario vengono effettuate utilizzando il metodo di registrazione doppia o singola.

Le voci del diario vengono generalmente immesse in ordine cronologico e gli addebiti vengono inseriti prima dei crediti: i debiti vengono inseriti in una colonna a sinistra e i crediti vengono inseriti a destra. Le voci del diario vengono assegnate a account specifici utilizzando un piano dei conti e la registrazione a giornale viene quindi registrata in un libro mastro. Il libro mastro tiene traccia di più account.

Lo scopo delle voci di diario

Le voci di diario forniscono informazioni di base per tutti gli altri rapporti finanziari di un'azienda. Sono utilizzati dai revisori dei conti per analizzare come le transazioni finanziarie influenzano un business.

Ogni voce deve includere la data della transazione, le parti coinvolte, un addebito da almeno un conto, un credito ad almeno un altro account, un numero di ricevuta o di controllo e un promemoria che descrive altri dettagli coinvolti nella transazione - qualsiasi cosa tu potrebbe non essere in grado di ricordare mesi o anni dopo.

Se acquisti e utilizzi software di sistema di contabilità, molto probabilmente si prenderà cura di tutti questi dettagli per te. Ma dovresti essere in grado di gestire tu stesso le voci del diario e il libro mastro con una comprensione di base del processo se non pensi che quel tipo di spesa sia ancora necessaria perché sei appena agli inizi.

Contabilità singola voce

Come suggerisce il nome, ogni voce di diario viene creata sulla propria riga separata quando si utilizza il metodo di registrazione a voce singola. Potresti sottrarre ciò che spendi in un nuovo sistema come debito, quindi, nella riga successiva e come un'altra voce, potresti ricevere un reddito da un cliente o un cliente come credito. Avrai due transazioni separate o voci di diario, ciascuna con la propria linea. È semplice, non molto diverso da come manterrai traccia delle transazioni effettuate dal tuo conto corrente.

La contabilità a partita singola può essere appropriata se gestisci la tua piccola azienda come unico proprietario e i tuoi libri e transazioni non sono complessi. Chiunque può gestirlo. Non hai bisogno di alcuna formazione specifica.

Contabilità a partita doppia

Una voce di diario utilizzando il metodo di contabilità a partita doppia include una varietà di informazioni in varie colonne sulla stessa riga. In un sistema a doppia entrata, potresti avere un addebito per l'acquisto del computer, quindi un credito o un aumento delle spese complessive dell'apparecchiatura d'ufficio comparirebbero sulla stessa linea ma in una colonna diversa per compensare l'addebito. Queste colonne dovrebbero essere uguali, ad esempio: $ 2.000 come debito e + $ 2.000 per il credito.

Potrebbe essere necessario utilizzare ancora più colonne a seconda della natura della voce, ma come minimo dovrebbero essercene due, una per debiti e crediti. La contabilità a partita doppia tipicamente rende una registrazione a giornale, non per la transazione stessa, ma per l'account, influisce su attività, passività, capitale, entrate e spese. Debiti e crediti a ciascuno sono tutti annotati sulla stessa linea.

Alla fine dell'anno o in qualsiasi altro periodo contabile selezionato, tutte le voci del diario per i debiti devono corrispondere a quelle del diario per i crediti totali. Questo significa che il tuo account è "bilanciato".