Panoramica e mansioni del lavoro di receptionist legale

I receptionist legali sono i guardiani di uno studio legale o di un ufficio legale. Lavorano alla reception nella hall o nell'area d'attesa dello studio legale, salutano clienti e visitatori e rispondono alle chiamate in entrata. Poiché l'addetto alla reception è spesso la prima persona con cui i clienti e i visitatori interagiscono, è importante per l'immagine dell'azienda e deve essere lucido, professionale e articolato.

Questo lavoro è un ottimo modo per entrare nel campo legale in quanto gli addetti alla reception possono lavorare in studi legali, uffici governativi, dipartimenti legali aziendali, luoghi di interesse pubblico e tribunali. o studi legali. Coloro che eccellono sono spesso promossi ad altre posizioni all'interno dell'azienda come supervisore legale, segretario legale o paralegale. I receptionist legali hanno anche l'opportunità di collegarsi con tutti i livelli del personale all'interno dello studio legale - dal personale della sala stampa ai senior partner - così come i clienti, i consulenti contrari, i venditori legali e altri visitatori.

Mansioni

Le funzioni di receptionist legale variano a seconda dell'ambiente di lavoro e del tipo di pratica. Negli uffici più piccoli, il receptionist legale può anche raddoppiare come segretario legale per uno o più avvocati. Le funzioni tipiche del receptionist legale includono:

• Accogliere clienti e visitatori e rispondere alle richieste dei visitatori
• Risposta e instradamento di chiamate in entrata su un sistema telefonico multilinea
• Pianificazione e routing dei client
• Manutenzione e programmazione di sale conferenze
• Manutenzione dell'area di attesa, della lobby o di altre aree pubbliche
• Serve caffè o tè agli ospiti
• Ordinazione di forniture
• Scansione, fotocopiatura, fax e archiviazione di documenti
• Raccolta e routing di posta e pacchetti consegnati a mano
• Verifica dell'identificazione dei dipendenti e rilascio dei pass per i visitatori

Nelle aziende più piccole, l'addetto alla reception legale può gestire ulteriori compiti amministrativi come fatturazione, inserimento dati, elaborazione di testi, creazione di nuovi fascicoli e redazione di corrispondenza semplice.

Formazione scolastica

In genere è richiesto un diploma di scuola superiore. Alcuni datori di lavoro possono preferire una formazione o una formazione in ufficio, nonché un'esperienza in uno studio legale. Molti datori di lavoro offrono formazione sul posto di lavoro.

Abilità

I receptionist legali devono possedere eccellenti capacità interpersonali e di servizio al cliente per comunicare con gli avvocati, i partner, i clienti, i difensori, i giornalisti, i venditori, il personale e altri. Devono inoltre essere in grado di gestire sistemi telefonici multilinea e apparecchiature per ufficio quali computer, stampanti, scanner, fotocopiatrici e apparecchiature per videoconferenza.

Forti abilità di ortografia e grammatica sono importanti per l'assunzione di messaggi efficaci e per redigere corrispondenza e rapporti. La familiarità con termini legali e gergo e la comprensione di varie forme di ufficio e documenti legali è anche fondamentale per il lavoro. Alcuni receptionist legali, in particolare quelli impiegati in piccoli studi legali, devono anche avere familiarità con l'elaborazione di testi, fogli di calcolo, database e piattaforme di fatturazione.

Tratti personali

Poiché i receptionist legali sono spesso il primo contatto commerciale dell'azienda con l'azienda o la società, è importante avere un aspetto professionale e un comportamento raffinato. Altre caratteristiche personali necessarie per il lavoro sono:

• Rispetto per riservatezza e discrezione
• Attenzione ai dettagli
• Atteggiamento positivo e ottimista
• Pazienza nel trattare con visitatori difficili
• affidabilità

Equilibrio vita-lavoro

La maggior parte degli addetti all'accoglienza legale lavora per una settimana lavorativa standard di 40 ore, sebbene possano essere necessari occasionali straordinari. Poiché i receptionist raramente viaggiano o lavorano nei fine settimana o nelle serate, questa occupazione fornisce un eccellente equilibrio per studenti, genitori e altri con responsabilità significative al di fuori del luogo di lavoro. Condivisione del lavoro e altri accordi di lavoro flessibili sono disponibili con alcuni datori di lavoro.

Le esigenze di uno studio legale impegnato e l'interazione con personalità difficili e scadenze strette possono creare un ambiente di lavoro stressante. Poiché i receptionist spesso siedono per lunghi periodi e trascorrono molto tempo a tastiera, possono provare affaticamento degli occhi o disturbi del movimento ripetitivo come la sindrome del tunnel carpale.

compensazione

Gli stipendi dei receptionist legali variano in base alle dimensioni dell'azienda, alla posizione geografica, all'esperienza e ad altri fattori. Il salario mediano orario degli addetti alla reception (in tutti i settori) a maggio 2015 era di $ 20,77. Poiché i receptionist legali sono specializzati, i receptionist legali tendono a guadagnare di più degli addetti alla reception nel loro complesso. Nelle piccole imprese e nelle aree rurali, i receptionist inesperti possono iniziare con un salario minimo. Nella fascia alta, i supervisori della receptionist legale a New York o Los Angeles possono guadagnare oltre $ 43.200, secondo il Bureau of Labor Statistics (BLS).

Il 50 percento medio ha guadagnato tra $ 15,94 e $ 27,76. Il 10% più basso ha guadagnato meno di $ 12,86 e il 10% più alto ha guadagnato più di $ 35,05. Gli stipendi annuali variavano tra $ 26,760 e $ 72,890.

I receptionist legali in pratiche di legge occupate spesso guadagnano reddito al di sopra del loro stipendio base attraverso le ore di straordinario.

prospettiva

Si prevede che l'occupazione crescerà più rapidamente della media per i receptionist, secondo il Dipartimento del lavoro, Bureau of Labor Statistics. La crescita dell'occupazione, unita alla necessità di sostituire i lavoratori che si trasferiscono in altre occupazioni o lasciare la forza lavoro, genererà un gran numero di posti di lavoro per i receptionist, i rapporti BLS.