Come scrivere le lettere di rimprovero per le prestazioni dei dipendenti

Le lettere di rimprovero sono scritte dal supervisore per fornire una dichiarazione ufficiale di un problema di prestazioni che un dipendente deve migliorare. Le lettere di rimprovero sono spesso un passo nel processo formale di azione disciplinare che può comportare ulteriori azioni disciplinari per il dipendente fino al licenziamento, incluso il licenziamento se il dipendente non riesce a migliorare.

Le lettere di reprimand sono una componente significativa nella documentazione di un problema di prestazioni dei dipendenti per il dipendente e il datore di lavoro. Le lettere scritte di rimprovero indicano chiaramente e specificamente le prestazioni che devono migliorare e le conseguenze se le prestazioni non migliorano.

Le lettere di rimprovero seguono in genere il coaching verbale da parte di un supervisore. Sono spesso preceduti da una correzione verbale al dipendente, chiamata avvertimento verbale o avvertimento verbale formale, sul problema di prestazioni o problemi correlati alle prestazioni.

A seconda dell'immediatezza e della gravità del problema di prestazioni, la lettera di rimprovero potrebbe avviare la discussione sul rendimento, ma ciò è insolito.

Componenti di lettere di rimprovero

Lettere efficaci di rimprovero hanno queste componenti.

• Una chiara affermazione del problema o il problema di prestazioni che il dipendente deve migliorare.
• La lettera di rimprovero potrebbe elencare diversi esempi di modi in cui il dipendente può modificare la propria prestazione per soddisfare le aspettative di rendimento. (Ciò fornisce al dipendente un'immagine condivisa o un significato condiviso intorno alle aspettative del supervisore).
• L'impatto della mancata prestazione sul successo del dipendente e dell'organizzazione. (In che modo l'incapacità di eseguire ha un impatto negativo sul luogo di lavoro).

• Se rilevante, un calendario entro il quale le prestazioni del dipendente devono migliorare.
• Se rilevante, una data di scadenza o una data di fine in cui l'autorità di vigilanza rivaluterà le prestazioni del dipendente.
• Una dichiarazione chiara sulle conseguenze che un dipendente può aspettarsi se le sue prestazioni non migliorano come descritto nella lettera di rimprovero.
• La firma del supervisore o del responsabile del dipendente.
• La firma del dipendente la cui esecuzione è al centro della lettera di rimprovero. La lettera generalmente contiene una dichiarazione che la firma del dipendente rappresenta che hanno ricevuto la lettera, non necessariamente che sono d'accordo con il suo contenuto.

• Un'opportunità per il dipendente di opporsi, per iscritto, al contenuto della lettera di rimprovero. Il dipendente può essere d'accordo, in disaccordo, esprimere contrizione e così via. Le contestazioni scritte dal dipendente sono allegate alle lettere originali di reprimand.

Di seguito sono riportati due esempi di lettere formali di rimprovero. Usali mentre sviluppi le tue lettere di rimprovero.

Esempio di lettera di rimprovero

Questo è un esempio di una lettera di rimprovero. Scarica la lettera del modello di reprimand (compatibile con Google Docs e Word Online) o vedi sotto per altri esempi.

Sample Letter of Reprimand # 1 (Versione testo)

A: Jeffery Jones

Da: George Peterson

Data: 1 settembre 2018

Ri: Lettera di rimprovero

Questa è una lettera formale di reprimand per informarti che le tue prestazioni non soddisfano i livelli di contribuzione previsti. Nel tuo lavoro come esperto tecnico per l'assistenza clienti, le aspettative di lavoro sono state sviluppate dall'intero gruppo di esperti di supporto tecnico e dal loro manager. Ciò significa che sono lo standard accettato per le prestazioni di ciascun esperto del supporto tecnico.

Non riesci a esibirti nei seguenti modi.

• Il numero di clienti che servite in una settimana è del 30% inferiore allo standard che il resto degli esperti di supporto tecnico stanno incontrando.
• Il livello di difficoltà dei problemi a cui scegli di rispondere è del 40% inferiore allo standard raggiunto dal resto del personale.
• Il tempo che i clienti trascorrono al telefono con te supera il resto del personale del 25%.

Come puoi vedere, nelle tre misurazioni di prestazioni più importanti per il tuo lavoro, non hai successo. Il tuo supervisore ha parlato con te numerose volte e hai ricevuto una formazione aggiuntiva. Di conseguenza, riteniamo che non sei disposto a esibirti. Ciò influisce negativamente sul carico di lavoro del resto dello staff tecnico.

Abbiamo bisogno di vedere un miglioramento immediato in tutte e tre le aree di performance o azioni disciplinari aggiuntive fino a includere la cessazione del rapporto di lavoro. Abbiamo fiducia che tu abbia la capacità di migliorare. Dobbiamo vedere un miglioramento immediato.

George Peterson, Supervisore

Marian Demark, responsabile delle risorse umane

Esempio di lettera di rimprovero n. 2 (versione testo)

A: Linda Rodriguez

Da: Mary Wilmont

Data: 1 settembre 2018

Ri: Lettera di rimprovero

Lo scopo di questa lettera di rimprovero è di avvisarti formalmente che la tua partecipazione sta influenzando negativamente la tua capacità di completare il tuo lavoro. Mentre gli stipendi, gli impiegati esenti non sono tenuti a lavorare ore specifiche, una settimana lavorativa di quaranta ore è standard e prevista.

Non sei riuscito a presentarti al lavoro almeno un giorno alla settimana da quando hai iniziato il tuo nuovo lavoro e lavori solo trentadue ore alla settimana. Il tuo manager ti ha informato della disponibilità di tempo libero FMLA per problemi medici personali o familiari. Ti ha anche chiesto se hai bisogno di un alloggio in modo da poter svolgere efficacemente il tuo lavoro.

Ha suggerito di visitare il dipartimento delle risorse umane per discutere di questi problemi e della vostra presenza. Hai rifiutato tutte e tre le opportunità che ti abbiamo offerto per aiutarti a migliorare questa performance scadente.

La realtà è che non puoi svolgere il tuo lavoro in meno di quaranta ore. Ti mancano le scadenze per i tuoi compiti di lavoro e il tuo ritardo sta influenzando negativamente il lavoro dei tuoi colleghi del dipartimento marketing. Mancano le loro scadenze a causa della mancata esecuzione.

Inoltre, il lavoro incompleto assegnato ai tuoi colleghi sta sovraccaricando i loro carichi di lavoro poiché hanno già lavori che richiedono quaranta ore di lavoro alla settimana. Questo è ingiusto e non tollereremo questi impatti negativi sul posto di lavoro a partire da ora.

Abbiamo bisogno di vedere un miglioramento immediato nella tua partecipazione o termineremo il tuo lavoro. Ciò significa che devi frequentare il lavoro cinque giorni alla settimana. Se non riesci a frequentare il lavoro cinque giorni alla settimana, non puoi raggiungere gli obiettivi per i quali sei stato assunto.

Le nostre polizze di stipendio standard pagate ti danno sei giorni di malattia pagati e due giorni di ferie personali che devi utilizzare nel corso di un anno. È necessario applicare per giorni di vacanza in anticipo.

Hai già usato quattro dei tuoi giorni di malattia e tutti i tuoi giorni personali con le tue attuali assenze. Non pensiamo di dedicare più tempo a te. Questo ti lascia solo due giorni di malattia e il tempo di ferie pagate che devi richiedere in anticipo.

Se hai un'assenza superiore al tuo tempo libero retribuito, interromperà il tuo impiego. Speriamo che capisca quanto sei vicino a perdere il lavoro. Non riceverai più avvisi.

Saluti, Mary Wilmont, Manager

Thomas Credence, direttore delle risorse umane

Vedere un esempio di ricevuta di ritorno per indicazioni su come un dipendente che riceve una nota di reprimenda ha il diritto di rispondere.

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Esempio di lettere di rimprovero

• Esempio di lettera di rimprovero: indiscrezione della direzione
• Campione di rimprovero scritto: Presenze

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