Ruoli e responsabilità di un leader di riunione

Il leader dell'incontro è il dipendente responsabile della pianificazione, dell'organizzazione, della gestione dei dettagli e dell'invito dei partecipanti a una riunione. Sono i dipendenti responsabili e responsabili dello stato di avanzamento della riunione. Agiscono prima, durante e dopo l'incontro per assicurare che l'incontro raggiunga i suoi obiettivi con successo.

Chi guida la riunione?

Il leader dell'incontro è fondamentale per rendere le riunioni e le squadre di successo. L'impiegato che funge da leader dell'incontro è di fondamentale importanza. In alcuni incontri, il leader è il capo dipartimento, il capo squadra o la persona nominata dal senior management a guidare un'iniziativa. Questi dipendenti sono stati selezionati per il loro ruolo di leader a causa delle loro abilità percepite come manager o leader.

Altre volte, un dipendente può emergere come leader in modo naturale. Questi leader sono impiegati che gli altri dipendenti guardano e rispettano. In altre occasioni, una squadra può decidere di ruotare il ruolo di leadership tra tutti i membri. Ciò consente a tutti i membri del team di continuare a sviluppare le proprie capacità di incontrare i leader e di creare incontri di successo, in generale.

Responsabilità del leader dell'incontro

Di seguito sono riportate le responsabilità principali di un leader dell'incontro.

• Determina l'obiettivo, il compito o lo scopo che deve essere raggiunto. Questo è spesso un compito o parte della descrizione del lavoro del leader.
• Decide se una riunione è il miglior metodo possibile per ottenere l'obiettivo o lo scopo o raggiungere il risultato desiderato. Rispondi alla domanda: è necessario un incontro?
• Determina chi deve aiutare a pianificare la riunione.
• Con una squadra o come leader, decide l'ordine del giorno per la riunione. (Nelle riunioni in corso, questo compito viene completato alla fine della riunione corrente.)
• Determina la data, l'ora e la posizione più frequentemente utilizzando un calendario organizzativo condiviso.

• Mette insieme gli incontri pre-lavoro come la lettura, le informazioni finanziarie, la cronologia, i verbali delle riunioni del team correlati e così via.
• Invita i partecipanti e distribuisce i compiti e il pre-lavoro consentendo il maggior tempo possibile in modo che i partecipanti vengano preparati alla riunione.
• Assicura che l'incontro abbia un registratore o un minuto per documentare i procedimenti e qualsiasi impegno, azione o decisione. Nomina un cronometrista, se necessario per la conduzione ordinata di una riunione.
• Può utilizzare un rompighiaccio per riscaldare i partecipanti e creare un ambiente in cui i partecipanti alla riunione si sentano a proprio agio a comunicare tra loro e scambiare idee e informazioni.

• Arriva presto e guida l'incontro mantenendolo in funzione, in pista e coinvolgendo tutti i partecipanti, in modo che ciascuno ritenga che la loro presenza sia essenziale per l'incontro. Questo assicura la loro partecipazione al prossimo incontro
• Aromatizza la riunione aziendale in modo che i partecipanti non si sentano noiosi e annoiati. Che si tratti di rompighiaccio, umorismo o divertenti esempi, nessuna riunione dovrebbe finire senza una risata.
• Garantisce che i prossimi passi e azioni siano assegnati e gestiti.
• Esamina l'incontro e pianifica l'ordine del giorno del prossimo incontro.

• Follow-up con i partecipanti tra una riunione e l'altra per assicurarsi che gli elementi di azione siano sulla buona strada e offrire assistenza e / o risorse se il volontario ha problemi.

Altri ruoli leader

Il leader dell'incontro assume queste responsabilità ma ha anche ruoli correlati alla comunicazione, al reporting e alle prestazioni del compagno di squadra.

Ogni membro di una squadra o di una riunione che ha una funzione interfunzionale ha l'obbligo di tenere informato il suo dipartimento o la sua funzione sulle attività e sui progressi di una riunione o di una squadra in corso. Hanno anche la responsabilità di cercare input da colleghi che non fanno parte della squadra o dell'incontro. Non tutti i dipendenti possono partecipare a ogni riunione.

Il leader ha la responsabilità aggiuntiva di mantenere gli alti dirigenti coinvolti e informati attraverso una comunicazione e un feedback efficaci. Costruire la proprietà dei dipendenti al di fuori del team o della riunione, in particolare i leader dell'organizzazione, garantisce che il team o l'incontro riescano a sviluppare, implementare e integrare le proprie soluzioni o idee.

Se un partecipante alla riunione si sta comportando in modo inefficace nell'incontro, il leader ha la responsabilità di correggere il comportamento attraverso tecniche efficaci di leader del meeting durante l'incontro e un coaching efficace al di fuori dell'incontro. Un partecipante alla riunione che monopolizza l'incontro con le sue opinioni o critica gli altri membri per la loro deve essere corretto prima che l'individuo saboti il ​​successo della riunione.

Queste azioni sono necessarie fino a quando i partecipanti alla riunione raggiungono un livello di comfort e maturità che consente loro di assistere il leader intervenendo in se stessi mentre si verificano eventi inefficaci e membri disfunzionali interrompono il progresso.

Un leader di riunione efficace non garantisce che un progetto o una squadra si comportano con successo, ma lui o lei è un fattore chiave che contribuisce quando progetti, dipartimenti, riunioni o squadre hanno successo.

I verbali delle riunioni contribuiscono in modo efficace alle riunioni di successo quando i minuti vengono adeguatamente scritti e distribuiti in modo tempestivo.