Cos'è un sistema informativo per le risorse umane?

Il sistema di informazioni sulle risorse umane (HRIS) è un software o una soluzione online per l'inserimento dei dati, il rilevamento dei dati e le esigenze di informazione dei dati delle risorse umane, delle buste paga, della gestione e delle funzioni contabili all'interno di un'azienda. È utile per tutti i processi che desideri monitorare e dai quali speri di raccogliere dati utili e mirati.

Normalmente confezionato come un database, centinaia di aziende vendono una forma di HRIS e ogni HRIS ha capacità diverse. Scegli attentamente il tuo HRIS in base alle capacità di cui hai bisogno nella tua azienda. Poiché gli HRIS sono diventati sempre più sofisticati, la scelta è diventata sufficiente per paralizzare praticamente un reparto risorse umane.

Guardare una società tecnologica, dove esistono esperti di computer, passare attraverso tre diversi sistemi HRIS in dieci anni prima di stabilirsi definitivamente sul loro sistema attuale, è stata un'istruzione nella loro complessità. Questo è il motivo per cui scegliere un HRIS è un'impresa importante per un'azienda.

Considerazioni chiave mentre guardi le tue opzioni HRIS

La selezione di un HRIS è una situazione stressante in quanto esistono molte opzioni. Scegliere le opzioni più adatte alle proprie esigenze nella propria azienda è difficile. Anche sfiorare le informazioni fornite da ciascun sistema è impegnativo.

I venditori sono spesso commessi venditori che verbalmente potrebbero dirti che il sistema soddisferà le tue esigenze. Assicurati di verificarlo con varie fonti, inclusi clienti attuali, gruppi di discussione online, LinkedIn, altri membri di SHRM e recensioni di Google.

Questi sono gli altri fattori da considerare quando selezioni il tuo HRIS.

• Ricorda che anche se la tua azienda è composta da poche persone oggi, potrebbe avere il doppio di quella di molte o anche dieci volte quella di molti dipendenti in futuro, quindi scegli un sistema che possa crescere con la tua attività.
• Un altro fattore chiave che è necessario considerare è che molti HRIS sono in grado di realizzare solo una parte di ciò che è necessario ottenere dall'automazione. In questi casi, dovrai assicurarti che i componenti di qualsiasi componente aggiuntivo o sistema aggiuntivo lavorino insieme in modo impeccabile. Ancora una volta, non prendere la parola del venditore sui sistemi che lavorano insieme. Fai la tua ricerca

• Controlla anche per vedere quali tipi di formazione e supporto continuo sono disponibili per il tuo staff. Dovresti anche assicurarti che le promesse del consulente di vendita in merito alla formazione e al follow-up successivi all'acquisto siano scritte direttamente nel tuo contratto per acquistare l'HRIS. E, controlla con altre organizzazioni per assicurarti che la tua azienda selezionata abbia un track record di supporto continuo e utile.

Funzionalità attese di migliori scelte HRIS

In genere, i migliori sistemi di informazione sulle risorse umane (HRIS) forniscono nel complesso:

Gestione di tutte le informazioni sui dipendenti:

Dati come nomi, titoli, indirizzi e stipendi sono un inizio di base. Stipendio e cronologia delle posizioni, strutture di reporting, storie di valutazione delle prestazioni e altre informazioni importanti sui dipendenti.

Documenti relativi alla società:

Ciò comprende articoli come manuali dei dipendenti, procedure di evacuazione di emergenza e linee guida sulla sicurezza.

Amministrazione dei benefici:

Avrai bisogno di amministrazione dei benefici tra cui iscrizione, cambiamenti di stato e aggiornamento delle informazioni personali. In un sistema ideale, è possibile consentire ai dipendenti di cercare e rivedere le proprie informazioni, incluso il monitoraggio delle ferie.

Completa integrazione con il libro paga:

Questa integrazione includerà anche altri software finanziari aziendali e sistemi contabili. Quando questi sono collegati, è possibile assicurarsi che gli assegni siano corretti. Non c'è mai una disconnessione tra ciò che è il tasso di pagamento ufficiale e le informazioni che il libro paga ha. Se i sistemi non si integrano, è facile aggiornare uno stipendio in un sistema e non nell'altro.

Monitoraggio del candidato e gestione del curriculum:

Quando il tuo sistema è senza soluzione di continuità, il recruiter può fare clic su un pulsante assoldato e tutte le informazioni dal richiedente vengono trasferite al lato dipendente delle cose. Ciò consente di risparmiare così tanto tempo perché l'inserimento dei dati e le pratiche burocratiche praticamente scompaiono.

Se un richiedente inserisce le proprie informazioni durante l'applicazione, è possibile garantire l'accuratezza. Se la lettera di offerta è generata dallo stesso sistema del sistema di gestione stipendi, lo stipendio sarà perfetto e non ci saranno equivoci.

Piani di sviluppo delle prestazioni:

Non è sufficiente avere dei piani se sono registrati in un sistema centrale, quindi possono facilmente seguire il dipendente da una posizione all'altra. Dirigenti senior possono eseguire rapporti per vedere dove sono le persone e cosa stanno progettando i loro capi individuali in termini di pianificazione della successione per il loro futuro.

Azioni disciplinari:

È importante tenere traccia di chi è stato sospeso, retrocesso o ha fatto notare altre azioni negative contro di loro, anche dopo che il dipendente lascia la tua organizzazione. Quando un'azienda chiama e chiede un riferimento a un ex dipendente, è facile per un amministratore del dipartimento risorse umane cercare e segnalare se la persona è idonea per il riassunto.

Record di allenamento:

Ciò è particolarmente critico in un'azienda in cui sono richieste certificazioni e licenze. In altre società, i record di formazione potrebbero non avere quel livello di importanza, ma potresti comunque scoprire che avere le informazioni è utile mentre sviluppi i tuoi dipendenti, un fattore chiave che vogliono dal lavoro.

In sintesi, l'HRIS che serve più efficacemente le aziende tiene traccia di queste informazioni:

• presenza e utilizzo della presa di forza,
• paga aumenti e storia,
• paga i voti e le posizioni ricoperte,
• piani di sviluppo delle prestazioni,
• addestramento ricevuto,
• azione disciplinare ricevuta,
• informazioni personali dei dipendenti e, occasionalmente,
• gestione e piani di successione dei dipendenti chiave,
• alto potenziale identificazione dei dipendenti, e
• tracciamento, interviste e selezione dei candidati.

Benefici del diritto HRIS

Un HRIS efficace fornisce informazioni su tutto ciò che l'azienda deve monitorare e analizzare su dipendenti, ex dipendenti e candidati. La tua azienda dovrà selezionare un sistema di informazioni sulle risorse umane e personalizzarlo per soddisfare le tue esigenze. Se la tua azienda è in un percorso di crescita, scegli un sistema che può crescere con te.

È abbastanza economico implementare un HRIS di base, ma assicurati che tutto ciò che implementa soddisfi le reali esigenze della tua azienda. Vuoi essere in grado di eseguire rapporti sul fatturato? Pubblica organigrammi?

Consentire ai manager di accedere elettronicamente alle precedenti valutazioni delle prestazioni? Vuoi che tutto debba essere fatto attraverso il dipartimento delle risorse umane o vorresti che i manager accedessero direttamente alle informazioni?

Con un adeguato HRIS, lo staff delle risorse umane consente ai dipendenti di fare i propri aggiornamenti di benefici e di affrontare i cambiamenti, liberando così lo staff delle risorse umane per funzioni più strategiche. Inoltre, i dati necessari per la gestione dei dipendenti, lo sviluppo delle conoscenze, la crescita e lo sviluppo della carriera e la parità di trattamento sono facilitati.

Infine, i manager possono accedere alle informazioni di cui hanno bisogno per garantire legalmente, eticamente ed efficacemente il successo dei propri dipendenti. Possono eseguire i propri report e inserire piani nel sistema per aiutare con la successione.

Il sistema di informazioni sulle risorse umane (HRIS) è un software o una soluzione online per l'inserimento dei dati, il rilevamento dei dati e le esigenze di informazione dei dati delle risorse umane, delle buste paga, della gestione e delle funzioni contabili all'interno di un'azienda.

Normalmente confezionato come un database, centinaia di aziende vendono una forma di HRIS e ogni HRIS ha capacità diverse. Scegli attentamente il tuo HRIS in base alle capacità di cui hai bisogno nella tua azienda.

Maggiori informazioni su HRIS

• Come selezionare la tecnologia informatica delle risorse umane
• Software di monitoraggio dei candidati
• La soluzione del sistema di gestione delle risorse umane