Quando riesci a collegare legalmente la paga di un dipendente esente?

Affinché classifichi un dipendente come esente da stipendio, ovvero esente dalle regole della Fair Labor Standards Act, inclusi gli straordinari, devi soddisfare numerose condizioni. I doveri effettivi che un dipendente svolge devono rientrare in una delle categorie di esenzione, come vendite esterne, gestione o un'esenzione dall'amministrazione.

Ma una descrizione adeguata del lavoro non è l'unica cosa che è richiesta per un dipendente per essere esentato dai pagamenti degli straordinari: il dipendente deve ricevere lo stesso stipendio ogni periodo di paga.

Ciò significa che se un dipendente lavora cinque ore o 55 ore in una settimana, lo stipendio è lo stesso. I manager non possono detrarre la retribuzione da un dipendente esente quando prende lunghi pranzi o arriva tardi al lavoro.

Tuttavia, il dipendente non ha diritto a un centesimo in più nella busta paga per l'inserimento in una settimana di 80 ore al fine di rispettare una scadenza. (Le aziende certamente possono offrire bonus ai dipendenti, tuttavia, e in situazioni che comportano scadenze ravvicinate o il recupero di un dipendente in partenza, vengono incoraggiati bonus e altri riconoscimenti).

Questa regola è dura e veloce. Una volta che inizi a dedurre dalla busta paga di un dipendente esentato, l'hai appena resa esente. Ora ha diritto a pagare gli straordinari andando avanti e indietro. Questo non è un errore che vuoi fare.

Ma puoi mai dedurre la paga dallo stipendio di un dipendente esente? Esistono alcune volte.Qui ci sono cinque volte in cui è possibile detrarre le retribuzioni dallo stipendio di un dipendente esente.

1. Prima e ultima settimana

Devi solo pagare dipendenti per i giorni lavorati per la loro prima e ultima settimana. Se i tuoi periodi di paga vengono eseguiti dal lunedì alla domenica, con un weekend di due giorni, e il tuo dipendente inizia mercoledì, devi pagarla solo per mercoledì, giovedì e venerdì. Allo stesso modo, se il suo ultimo giorno di lavoro è mercoledì, devi pagare solo lunedì, martedì e mercoledì.

Altrimenti, se un dipendente lavora una settimana parziale, per qualsiasi ragione, devi comunque pagare per l'intera settimana, a meno che non si qualifichi sotto un'altra detrazione consentita (vedi i prossimi quattro in basso).

2. Deduzioni ordinate da un tribunale

Queste non sono deduzioni reali: il dipendente sta ancora guadagnando la stessa quantità di denaro; è solo che il suo stipendio è più piccolo. Se è sottoposta a un'ingiunzione del tribunale per assistenza ai figli, alimenti, o per pagare i debiti, è possibile (e deve) detrarre ciò che la legge richiede e dare quei soldi a qualsiasi autorità giudiziaria.

Spesso, con queste detrazioni ordinate dal tribunale, i dipendenti non sono contenti di ciò che stai facendo a loro. Assicurati di rendere dolorosamente chiaro al tuo dipendente che stai solo seguendo la legge e devi fare ciò che i tribunali hanno ordinato. Ricorda, in realtà non stai agganciare la sua paga; stai solo pagando alcune delle sue fatture automaticamente.

3. Una giornata intera (vacanza)

Se il tuo dipendente ha esaurito tutte le ore di ferie e vuole prendersi un giorno libero, è possibile che lei si liberi del giorno libero. Non dovrai pagarla per quel giorno se il tempo libero è per un giorno libero non correlato alla malattia. È l'equivalente di un giorno di vacanza, non di una giornata di malattia.

Naturalmente, se permetti o meno questo giorno di riposo non retribuito dipende da te. Se concedi il giorno (oi giorni) non retribuito, ricorda ai dipendenti che non devono svolgere alcun lavoro in quei giorni liberi. Fare fino a 15 minuti di lavoro può far scattare il tocco sulla regola del muro. Poiché gli impiegati esenti sono pagati allo stesso modo, indipendentemente dal numero di ore di lavoro, fare 15 minuti di lavoro significa che vengono pagati per l'intera giornata.

Se non ti fidi che il tuo dipendente si asterrà dal rispondere alle e-mail, dalle telefonate o dai pochi minuti di lavoro su quel progetto a causa della settimana prossima, tieni il suo laptop in ufficio e spegne le sue e-mail per il tempo in questione.

4. A Full Day Off (Altro)

Secondo il dipartimento del lavoro, divisione salariale e orario degli Stati Uniti, è possibile dedurre un giorno intero solo per motivi diversi dalla malattia se non si dispone solo di un "piano di buona fede, politica o pratica di fornire un risarcimento per il salario perso a causa di malattia; compensare le somme che i dipendenti ricevono in qualità di giuria o di onorari di testimoni, o per la paga militare; per sanzioni inflitte in buona fede per infrazioni alle norme di sicurezza di maggiore rilevanza; o per sospensioni disciplinari non pagate di uno o più giorni interi imposti in buona fede per infrazioni alle regole di condotta sul posto di lavoro."

In altre parole, non puoi semplicemente decidere al volo di attraccare la retribuzione di un dipendente esente quando hai sospeso un dipendente per un'infrazione delle regole.

È necessario disporre di un piano che specifichi le condizioni in base alle quali non si pagheranno dipendenti esenti. In caso contrario, si tratta di una detrazione illegale se si paga una retribuzione del dipendente esente e l'impiegato ha lavorato per tutto durante una settimana, hai appena annullato l'esenzione.

5. FMLA

Se hai un dipendente che è fuori da diverse settimane su FMLA, è abbastanza ovvio che non devi pagare il dipendente esente durante quel periodo. È andata via per giorni interi, ed è parte di un piano in buona fede. Ma che dire di FMLA intermittente?

Questo è quando un dipendente è autorizzato a prendersi qualche ora di riposo alla volta per occuparsi di problemi medici, sia per i propri problemi che per quelli di un familiare qualificato. Il Family Medical Leave Act consente in particolare di detrarre la retribuzione dei dipendenti esenti quando utilizzano FMLA.

Quindi, se il tuo dipendente ha bisogno di passare due pomeriggi alla settimana per la dialisi, non è necessario pagarli per quella volta.

Tuttavia, ecco un avvertimento su questa detrazione. Perché gli impiegati esenti vengono pagati per il lavoro e non all'ora, se il tuo dipendente lavora ancora da 40 ore e deduci una mezza giornata di paga ogni settimana quando va al suo appuntamento medico, sei legalmente nel giusto, ma moralmente ed eticamente sbagliato.

Regola generale sull'aggancio di una retribuzione del dipendente esente

Come regola generale, ricorda di non detrarre nulla dallo stipendio di un dipendente esente. Se il dipendente impiega alcune ore di riposo a metà giornata, arriva tardi o se ne va in anticipo, è possibile detrarre dalla propria banca PTO, ma procedere con cautela quando si esegue questa operazione. Se il dipendente è altrimenti un buon impiegato che fa il suo lavoro, non punirla per l'efficienza con cui usa il suo tempo.

Se decidi di voler dedurre la retribuzione per tale periodo di tempo, ricorda che è sempre legale pagare le persone di ora in ora. Se segui questa strada, però, il tuo dipendente è ora idoneo per i pagamenti straordinari, indipendentemente dal fatto che soddisfi gli altri requisiti per l'esenzione. Quindi, il tuo desiderio di risparmiare qualche dollaro perché prende lunghi pranzi sarà superato dall'enorme retribuzione per lavoro straordinario che riceverà durante l'alta stagione.

È molto importante ricordare che i dipendenti esenti vengono assunti per svolgere il lavoro, non per lavorare in orari specifici. Trattali come professionisti responsabili e le probabilità sono, alla fine tutto andrà bene.

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Suzanne Lucas è una giornalista freelance specializzata in risorse umane. Il lavoro di Suzanne è stato presentato su pubblicazioni di note tra cui Forbes, CBS, Business Inside r e Yahoo.