Perché la comunicazione è importante nella gestione delle modifiche

Non puoi sovracomunicare quando chiedi alla tua organizzazione di cambiare. Ogni dirigente di successo che ha condotto uno sforzo di gestione del cambiamento di successo esprime la necessità di una eccessiva comunicazione durante un'esperienza di cambiamento e fa questa affermazione in modo retrospettivo.

Non esiste un'organizzazione in cui i dipendenti siano completamente soddisfatti della comunicazione. La comunicazione è uno dei problemi più difficili nelle organizzazioni. È un'area che è più frequentemente lamentata dai dipendenti durante i cambiamenti organizzativi e le operazioni quotidiane. La ragione?

Una comunicazione efficace richiede quattro componenti che interagiscono perfettamente per creare un significato condiviso, una definizione preferita di comunicazione.

• L'individuo che invia il messaggio deve presentare il messaggio in modo chiaro e dettagliato e irradiare integrità e autenticità.
• La persona che riceve il messaggio deve decidere di ascoltare, porre domande per chiarezza e fidarsi del mittente del messaggio.
• Il metodo di consegna scelto deve soddisfare le circostanze e le esigenze del mittente e del destinatario.
• Il contenuto del messaggio deve risuonare e connettersi su un certo livello con le credenze già presenti del destinatario. Deve contenere le informazioni che il dipendente desidera ascoltare. Deve rispondere alle domande più care e più care del dipendente.

Con tutto questo in comunicazione, è una meraviglia che le organizzazioni facciano sempre bene. Fortunatamente, i professionisti della gestione del cambiamento hanno fornito un'ampia gamma di suggerimenti su come comunicare bene durante eventuali cambiamenti organizzativi.

Raccomandazioni sulla comunicazione per una gestione efficace dei cambiamenti

Sviluppare un piano di comunicazione scritto per garantire che tutti i seguenti si verificano all'interno del processo di gestione delle modifiche.

• Comunicare in modo coerente, frequente e attraverso più canali, tra cui parlare, scrivere, video, formazione, focus group, bacheche, intranet e altro sul cambiamento.
• Comunicare tutto ciò che è noto sulle modifiche, non appena le informazioni sono disponibili. Spiega che il tuo pregiudizio è verso la comunicazione istantanea, quindi alcuni dettagli potrebbero cambiare in un secondo momento. Spiega alle persone che l'altra tua scelta è di mantenere tutte le comunicazioni fino a quando non sei positivo riguardo alle decisioni, agli obiettivi e ai progressi, il che è disastroso in una gestione efficace dei cambiamenti.

• Fornire una quantità significativa di tempo per le persone a porre domande, richiedere chiarimenti e fornire input. Se sei mai stato parte di uno scenario in cui un leader ha presentato le modifiche a un gruppo di grandi dimensioni tramite lucidi e poi è fuggito, sai quali sono le cattive notizie per l'integrazione delle modifiche. Le persone devono sentirsi coinvolte nel cambiamento. Il coinvolgimento crea impegno: nient'altro è così significativo durante un processo di cambiamento.
• Comunicare chiaramente la visione, la missione e gli obiettivi dello sforzo di gestione del cambiamento. Aiutare le persone a capire come questi cambiamenti li riguarderanno personalmente. Se non aiuti con questo processo, le persone inventano le loro storie, di solito più negative della verità.

• Riconoscere che la vera comunicazione è una conversazione. È bidirezionale, e una discussione vera deve risultare. Non può essere solo una presentazione.
• I leader del cambiamento o gli sponsor devono passare il tempo a conversare individualmente o in piccoli gruppi con le persone che dovrebbero apportare le modifiche.
• Comunicare le ragioni dei cambiamenti in modo tale che le persone comprendano il contesto, lo scopo e la necessità. I praticanti hanno definito questo "costruire un quadro concettuale e memorabile" e "creare un quadro teorico per sostenere il cambiamento".

• Fornisci risposte alle domande solo se conosci la risposta. I leader distruggono la loro credibilità quando forniscono informazioni errate o sembrano inciampare o retrocedere quando forniscono una risposta. È molto meglio dire che non lo sai e che proverai a scoprirlo.
• I leader devono ascoltare. Evita la difensiva, la creazione di scuse e le risposte che vengono date troppo rapidamente. Agisci con premura.
• Rendi i leader e cambia gli sponsor disponibili, ogni giorno, quando possibile, per socializzare con gli altri sul posto di lavoro.
• Tieni workshop e forum interattivi in ​​cui tutti i dipendenti possono esplorare insieme i cambiamenti mentre imparano di più. Utilizzare la formazione come forma di comunicazione interattiva e come opportunità per le persone di esplorare in sicurezza nuovi comportamenti e idee sul cambiamento e modificare la gestione. Tutti i livelli dell'organizzazione devono partecipare alle stesse sessioni.

• La comunicazione dovrebbe essere proattiva. Se il rumor è già in azione, l'organizzazione ha aspettato troppo a lungo per comunicare.
• Fornire opportunità alle persone di collegarsi tra loro, sia formalmente che informalmente, per condividere idee sul cambiamento e modificare la gestione.
• Rivedere pubblicamente le misurazioni che sono in atto per tenere traccia dei progressi nella gestione delle modifiche e cambiare gli sforzi.
• Pubblicizza premi e riconoscimenti per approcci e risultati positivi nei cambiamenti e nella gestione dei cambiamenti. Festeggia ogni piccola vittoria pubblicamente.