Come organizzare un evento multimediale di successo

Uno dei modi più semplici per la tua azienda di ricevere un'esposizione media gratuita (spesso nota come "media guadagnati") è attraverso eventi mediatici.Sia che tu stia collaborando con diversi sponsor per aiutare i meno fortunati, sia che tu stia tenendo una conferenza stampa per annunciare una versione del prodotto, ci sono alcuni passi da seguire per organizzare un evento mediatico di successo.

Inizia con un comunicato stampa

L'invio del tuo comunicato stampa aiuterà i media a decidere se la tua storia è sufficientemente degna di copertura. Questo è il motivo per cui aiuta a mantenere il tuo comunicato stampa semplice e non utilizzare mai alcuna campagna pubblicitaria. Stazioni e giornali cercano notizie; non stanno cercando un giro di vendite.

Hai una finestra per inviare il tuo comunicato stampa. Non vuoi mandarlo troppo presto e poi viene dimenticato o sepolto, e non vuoi mandarlo troppo tardi quando altre storie potrebbero essere già state assegnate, e semplicemente non possono adattarsi al tuo evento in Generalmente, 2 o 3 giorni prima del tuo evento è sufficiente preavviso.

Vuoi anche essere sicuro di includere indicazioni e istruzioni speciali all'interno del tuo comunicato stampa. Se il quartier generale della tua azienda si trova in un luogo, ma il tuo evento è nel tuo stabilimento a 30 miglia di distanza, devi chiarirlo nel tuo comunicato.

Guarda le telefonate

Dopo aver inviato il tuo comunicato stampa, puoi chiamare gli editori ai giornali o ai produttori delle stazioni TV per verificare che lo ricevano. Questo è tutto ciò che devi chiedere.

Spesso aprire la conversazione per loro di dire se pensano che saranno in grado di venire o no. Ma anche se così non fosse, non vuoi chiedere se stanno arrivando. Saranno lì se possono, ma non faranno promesse.

Tieni a mente, le ultime notizie o le giornate di notizie pesanti potrebbero impedire loro di arrivare all'ultimo minuto. Non vuoi tormentarli per vedere se arrivano, anche nel giorno dell'evento quando sei lì in attesa che i giornalisti si presentino.

Vuoi anche vedere l'ora in cui fai la tua telefonata. Chiamando alle 10 minuti prima delle 17:00 potrebbe sembrare la fine della giornata per te, ma per un produttore che è 10 minuti fino a un notiziario notturno. I tempi migliori per chiamare sono generalmente intorno alle 10 e tra 1 e 2:30 pm

Pianifica attentamente il tempo del tuo evento

Tutti stanno lavorando alle scadenze. I giornali hanno fissato i tempi in cui hanno messo a posto il problema del giorno successivo. Significa che se verranno al tuo evento alle 17:00 giovedì, la copertura potrebbe non essere visualizzata fino a sabato.

Le stazioni TV generalmente hanno una mattina, mezzogiorno, 5, 6, 10 e / o le 23:00. i notiziari durante la settimana, a seconda del tuo mercato televisivo. Ottenere copertura se il tuo evento multimediale inizia alle 16:00 potrebbe essere molto difficile. Non saliranno sulle loro auto delle notizie e guideranno come matti per ottenere il nastro in onda per 5. C'è uno script che deve essere scritto e un nastro che deve essere modificato.

Pianifica il tuo evento in modo che non sia solo conveniente per i giornalisti, ma aumenta anche le tue possibilità di ottenere un'esposizione più immediata.

Non provare e fare tutto

Per quanto possa essere allettante diventare un regista, non dire al giornalista, ai fotografi o ai videografi quali scatti vuoi ottenere. Vuoi stabilire un determinato rapporto con loro e iniziare una relazione con il giornale o la TV. Non vincerai nessun amico dicendo loro come fare il loro lavoro.

Rendi facile entrare (e uscire)

Se stai tenendo l'evento nella tua pianta di 50.000 piedi quadrati e l'area che permetti ai media è nel retro dell'edificio, dai loro un accesso più semplice possibile. Non farli parcheggiare di fronte all'edificio e quindi portarli fino alla parte posteriore se puoi aiutarli. Se c'è un modo per guidare fino alla parte posteriore, lascia che i media conoscano le indicazioni stradali nel tuo comunicato stampa e segnano chiaramente la strada quando arrivano.

Vuoi anche considerare quale area della tua struttura è strettamente off-limits. Ad esempio, se non puoi evitare una lunga camminata, vuoi veramente che i media attraversino l'intero edificio con le telecamere? Ciò non significa che inizieranno a girare quello che vogliono. Ma molte aziende hanno politiche rigorose su dove telecamere e non dipendenti possono andare per ragioni proprietarie.

Considera le immagini

Pensa attentamente alle tue immagini. Offri ai media un'esperienza quanto più possibile pratica. Parlare di un prodotto per mezz'ora e poi riferirsi alla foto nella brochure è qualcosa a cui i media non devono neppure presentarsi. Ricorda che stanno trasmettendo le immagini ai tuoi potenziali clienti (i loro spettatori o lettori), quindi è importante tenere a mente il tuo pubblico in modo da poter ottenere la copertura di cui hai bisogno.

Non dimenticare un press kit

Includi le informazioni sul tuo evento e consegnalo ai media. Queste informazioni li aiuteranno a scrivere la storia, ma ti aiuterà anche ad avere un maggiore controllo sulle notizie poiché fornisci loro le informazioni cruciali.

Assicurati che il tuo contatto multimediale sia disponibile

Non dimenticare di rendere il tuo contatto multimediale disponibile per domande. Se un giornalista ha altre domande, devono essere in grado di ottenere rapidamente il contatto con i media. Assicurati di includere il numero di telefono del contatto multimediale e qualsiasi altra informazione di contatto all'interno del tuo press kit.

Utilizzare i dipendenti con esperienza

Non devi limitare i portavoce del tuo evento al tuo contatto con i media. Se un dipendente può dare un suono migliore, perché ha avuto più esperienza nello sviluppo e nel lavorare con un certo prodotto, con tutti i mezzi, lo rende disponibile per le domande.

Prepara la tua dichiarazione in anticipo

Se hai intenzione di parlare con la telecamera o con un giornalista, pensa a cosa vuoi dire prima del tempo. Può aiutare ad avere un amico che non ha familiarità con la tua attività per leggere la tua cartella stampa e fare domande che hanno. Da queste domande e da un po 'di brainstorming, fornisci una lista di risposte. Non vuoi suonare provato, ma non vuoi sembrare impreparato o dire "Umm …" molto.

Vuoi anche prendere in considerazione i diversi tipi di mezzi. Il giornale ha esigenze diverse dalla televisione e viceversa. Un giornalista potrebbe farti domande che sono molto diverse da un reporter televisivo. Ogni mezzo ha diversi modi di presentare le tue notizie in modo che abbiano bisogno del tipo di ciò che più si adatta al loro pubblico.

Cosa succede se il reporter non mostra?

La stazione o il giornale potrebbero benissimo inviare un fotografo o un videografo anziché un reporter. Ciò non significa che la tua storia non sia importante per loro. Non sarebbero lì se non avessero programmato di fornire la copertura della tua storia, trattando così chiunque si presenti molto bene.

Se un videografo trascina la sua attrezzatura, non consegnargli una cartella stampa in quel momento. Offri di portarlo per lui finché non è stato in grado di ottenere gli scatti di cui ha bisogno. Trattarlo come un cittadino di seconda classe tornerà alla stazione e potrebbe compromettere le possibilità di copertura futura.