Come risolvere i conflitti sui progetti

Il conflitto sui progetti è assolutamente normale. Dovresti aspettarti che le persone non siano d'accordo. Siamo tutti diversi, e sono le differenze che rendono i nostri team altamente performanti.

Le discussioni che si verificano quando le persone non sono d'accordo possono portare a soluzioni incredibilmente creative e stimolanti ai problemi. Le controversie aiutano le persone a slegare i problemi reali ea scavare alla radice di ciò che sta accadendo mentre cercano di inquadrare i propri argomenti personali.

In altre parole, non iniziamo pensando che dovremmo evitare il conflitto. Può essere molto utile in determinate circostanze, ma deve essere gestito attivamente. Le dispute possono distruggere le squadre quando vengono lasciate a marcire. Questi suggerimenti spiegano la gestione dei conflitti e come aiutare attivamente le parti che differiscono per raggiungere una posizione di comprensione reciproca, anche se si riconosce che non saranno mai realmente d'accordo.

Cos'è la gestione dei conflitti?

Iniziamo con alcune definizioni. Gestire i conflitti sul posto di lavoro è qualcosa che tutti noi facciamo, consapevolmente consapevoli di ciò. Il conflitto si verifica quando due o più individui (o gruppi) hanno obiettivi, atteggiamenti o opinioni diversi sulla stessa cosa.

"Gestione dei conflitti" è il termine che diamo a come ci comportiamo con questo. È quello che facciamo per identificare il problema, per scoprire le differenze e capire come possiamo affrontare quello che sta succedendo.

Molti conflitti possono essere risolti con la discussione, in particolare se si considerano le esigenze e gli obiettivi del progetto o dell'azienda, ma a volte sono coinvolti anche altri fattori.

Perché abbiamo bisogno di gestione dei conflitti?

In molti ambienti di lavoro oggi e in molti team di progetto, l'installazione è quella di una struttura a matrice. Ciò significa che le persone del team non lavorano direttamente per te. Questa può essere la situazione perfetta in molti modi: gestisci i loro compiti ma non devi occuparti di tutte le altre risorse umane come gli stipendi, i benefit, le ferie e così via. Questo ti dà più tempo per concentrarti sullo spostamento del tuo progetto verso il suo obiettivo finale.

Detto questo, le strutture a matrice sono piene di conflitti di lealtà, tempo, priorità o squadra. Sapere come disfare tutto ciò è un'abilità utile.

La gestione del progetto è un lavoro che causa conflitti:

• Andiamo a cercare ciò che non è stato fatto, inseguendo le persone e raccogliendo i loro errori.
• Dirigiamo il lavoro delle persone che riferiscono agli altri.
• Inseguiamo risposte e decisioni, e questo spesso comporta l'escalation di problemi che potrebbero far sembrare gli altri brutti allo sponsor del progetto.

La linea di fondo è che se non sai come risolvere il conflitto sul posto di lavoro, il tuo team soffrirà di più conflitti di quanto non sia sano. I dibattiti non saranno moderati. Sorgono le fazioni I conflitti impediscono il completamento delle attività quando gli argomenti non vengono risolti. Affrontare le parti interessate difficili diventa il tuo lavoro di giorno. Se non risolvi i problemi, alla fine influisce sulla tua capacità di raggiungere i tuoi obiettivi. Nel peggiore dei casi, può significare che le persone migliori si dimettono e che il tuo team implode totalmente.

Molti conflitti richiedono solo di sederti e facilitare una conversazione tra persone con opinioni diverse. Altre volte, potresti dover riconoscere quando i conflitti avranno un impatto maggiore sul progetto e agire di conseguenza, forse sollevando il problema con il tuo progetto.

Risoluzione dei conflitti sul posto di lavoro

Lo strumento in modalità conflitto Thomas-Kilmann (TKI) è un modo per elaborare il tuo stile preferito per gestire i conflitti in qualsiasi situazione, non solo sul lavoro. Viene spesso utilizzato nelle impostazioni sul posto di lavoro. Come strumento, è davvero utile per capire quali opzioni sono disponibili quando si ha un problema che deve essere affrontato.

Il TKI è un questionario che chiede come reagisci naturalmente quando ti trovi di fronte a una situazione in cui le opinioni o le preoccupazioni di due persone non si allineano. Ti aiuta a descrivere la tua reazione e risposta quando ti imbatti in qualcuno che non condivide la tua prospettiva.

Assertività e cooperazione

Il TKI esamina due diversi aspetti del tuo approccio alla gestione dei conflitti:

• Assertività: fino a che punto tieni le tue preoccupazioni a spese degli altri?
• Cooperatività: quanto tempo vai per soddisfare le preoccupazioni dell'altra persona?

Queste sono due aree importanti di considerazione. Devi capire fino a che punto sei pronto per andare a proteggere e conquistare la tua posizione, e quanto conta per te aiutare l'altra persona a ottenere quello che vuole. Chiedi al tuo team delle risorse umane se hanno accesso alla valutazione di Thomas-Kilmann in modo da poterlo prendere. Scopri il tuo stile personale.

Dopo aver identificato il tuo stile, puoi pensare alla parte successiva del TKI: le cinque diverse modalità per rispondere al conflitto:

• Competere
• Accomodante
• Evitare
• collaborare
• compromettere

La modalità conflitto conflittuale

La modalità competitiva a volte viene anche chiamata "forzatura". È uno stile molto assertivo che è anche poco collaborativo. È esattamente quello che ti aspetteresti: imponi la tua opinione sull'altra persona. Lui ha perso."

La competizione è in realtà solo qualcosa che puoi fare quando hai una specie di potere legittimo nella situazione:

• Sei in un ruolo di gestione e sei più anziano dell'altro.
• Tu controlli qualcosa nella situazione, come il budget o la risorsa.
• Hai una conoscenza approfondita della situazione che l'altra persona non condivide.

Prendi in considerazione problemi di salute e sicurezza in cui devi forzare l'uso di dispositivi di sicurezza anche se qualcuno del team non vuole conformarsi. Le tecniche di risoluzione dei conflitti in questa modalità comportano:

• Dire a qualcun altro cosa fare.
• Emissione di un mandato o di una direttiva.

Piuttosto che "risolvere" il conflitto, lo hai schiacciato e permesso al progetto di andare avanti. Hai una decisione, ma probabilmente hai perso alcuni amici facendolo. Usalo con cautela o quando la situazione lo richiede davvero per motivi legali o di sicurezza. Mai scendere nel bullismo al lavoro.

La modalità Conflict accomodante

Accomodarsi è l'opposto della competizione. È insensibile e cooperativo in quanto i tuoi interessi sono trascurati e tu rispetti la volontà dell'altra persona.

Non dovresti sempre vederlo come "perdere" o essere altruista. A volte gli argomenti non valgono il tuo tempo o interesse. Fai attenzione se lo usi troppo spesso, tuttavia, perché potresti vederti come "troppo morbido" se capitola troppo spesso.

La modalità Conflitto da evitare

Questo è dove non si intraprende alcun conflitto. Non è significativo perché non prendi parte alla discussione e non è collaborativo perché non stai aiutando l'altra persona. In effetti, non stai facendo nulla. Questo potrebbe sembrare terribile, ma può effettivamente essere efficace se usato con moderazione e nelle giuste circostanze.

Non hai effettivamente gestito il problema, solo la manifestazione iniziale del conflitto. Devi ancora trovare il tempo per risolvere i problemi. C'è il rischio che il problema diventi sempre più grande se aspetti troppo a lungo.

Immagina che due colleghi stiano litigando a voce alta e disturbano il lavoro di altre persone in ufficio. Intervieni e dì loro che li aiuterai a raggiungere una risoluzione quando si saranno entrambi calmati. Offri a uno di loro la possibilità di rinfrescarsi nel tuo ufficio fino a quel momento.

Tecniche di risoluzione dei conflitti in questa modalità:

• Rinviare la discussione fino a un momento o situazione migliori.
• Allontanati da una situazione minacciosa.

La modalità di conflitto collaborativo

Collaborare è un modo risoluto per risolvere i problemi ed è altamente cooperativo. Non si evita il conflitto: ci si immerge direttamente, si lavora insieme per disimpegnare i problemi e arrivare a un punto in cui sono soddisfatti entrambi i requisiti. Avvicinarsi alla situazione in modo davvero pragmatico può aiutare a costruire fiducia con la tua squadra.

Diciamo che il marketing vuole che il prodotto venga lanciato a marzo. L'IT vuole che un nuovo antipasto entri a far parte del team prima che inizi a lavorare sull'avvio del prodotto. Esaminano insieme il diagramma di Gantt e utilizzano tecniche di pianificazione per garantire che il nuovo dispositivo di avviamento possa far parte pienamente del team e continuare a lanciare il prodotto in tempo. Le tecniche di risoluzione dei conflitti in questa modalità comprendono discussione e mediazione.

La modalità Conflitto compromettente

Il compromesso è moderatamente assertivo e moderatamente cooperativo. È una posizione intermedia che è comunemente usata e, naturalmente, hai compromesso le situazioni del passato. Non ottieni esattamente quello che vuoi, e nemmeno l'altra persona. Invece, si arriva a una soluzione amichevole su cui si può essere d'accordo.

Il team dice che lo sprint Agile dovrebbe durare due settimane. Vuoi che siano quattro settimane. Si compromette e si accetta che gli sprint saranno di tre settimane. Le tecniche di risoluzione dei conflitti in questa modalità includono:

• Discussione
• negoziazione
• Scambio di concessioni - entrambi rinunciate a qualcosa

Qual è il tuo stile di risoluzione dei conflitti?

La cosa grandiosa di capire dove ti siedi sul TKI è che capisci la tua preferenza per la risoluzione dei conflitti sul posto di lavoro - e anche in altri posti. Questo ti dà un vantaggio nell'individuare quale potrebbe essere l'approccio migliore da utilizzare per la particolare situazione in cui ti trovi. Hai una preferenza personale, ma non sei bloccato a rispondere allo stesso modo in tutte le situazioni. Allontanarsi potrebbe essere la soluzione più appropriata in alcuni casi, quindi sceglierai di evitarlo.

In altri, un compromesso potrebbe essere il modo più veloce per un percorso accettabile attorno all'impasse. Potresti scegliere di usare altre tecniche in altri momenti.

La cosa più importante da ricordare è che il conflitto sul posto di lavoro sta per accadere, quindi avere alcune tecniche per disegnare ti dà le opzioni quando ti trovi di fronte a una situazione difficile. Conoscere le tue opzioni ti dà fiducia e può aiutarti a risolvere le controversie in modo che tutti possano tornare al lavoro.