Gestire le modifiche sui progetti di lavoro

I project manager dedicano molto tempo alla produzione di piani e alla definizione degli obiettivi della squadra. Gli sponsor, le parti interessate e i team passano quindi molto tempo a modificare l'ambito del lavoro e il processo di implementazione. Avere un processo di gestione dei cambiamenti chiaro e semplice e un occhio fisso sul quadro generale, anche se alcuni dettagli cambiano, contribuiscono notevolmente a mantenere il progetto in evoluzione e a mantenere la calma.

Accetta che il cambiamento accada

I cambiamenti avvengono praticamente in ogni punto del ciclo di vita della gestione del progetto. Riconoscendo che i cambiamenti sono inevitabili - anzi, spesso vantaggiosi - parti del processo permettono ai migliori project manager di adottare approcci più agili alla pianificazione e all'esecuzione. Avere strategie in atto per affrontare efficacemente i cambiamenti mentre si presentano è il modo più veloce per tenere tutti d'occhio sul premio, anche di fronte a ciò che a volte può sembrare un costante cambiamento di direzione.

Un processo di gestione delle modifiche definito e strutturato è il tuo playbook di esecuzione; la tua strategia 'bibbia'. Definirà, per voi, il modo migliore per rispondere come leader ai suggerimenti - anche alle richieste - per i cambiamenti all'interno del processo di sviluppo. Ti aiuterà a navigare, con garbo e con certezza, a volte con paesaggi collaborativi controversi verso il raggiungimento degli obiettivi finali di tutte le parti.

Il processo di gestione delle modifiche

Il processo di gestione delle modifiche è simile a questo:

• Ricevi richiesta / richiesta di modifica in corso sul progetto
• Valuta la richiesta / richiesta di modifica con particolare attenzione al budget del progetto riguardante:
• materiale
• eventuali requisiti di autorizzazione pertinenti
• ore lavorative
• tempo perso / guadagnato
• Preparare e presentare agli azionisti del progetto / collegamento i tuoi consigli su come procedere relativamente alla / e richiesta / e
• Ricevere l'approvazione della decisione degli azionisti o la declinazione per procedere

Diamo un'occhiata a ciascuno di questi passaggi a turno:

Ricevi richiesta / richiesta di modifica in corso sul progetto

Riceverai una richiesta per cambiare il progetto in centinaia di modi diversi: in una riunione, via e-mail, al telefono, nel corridoio mentre ti precipiti fuori dall'ufficio alla sera.Idealmente, riceverai le informazioni su un modulo di richiesta di modifica, ma dovresti sapere che nella vita reale molti importanti stakeholder pensano che completare questo tipo di pratiche burocratiche sia il lavoro del project manager - e nella tua azienda, potrebbe essere.

Il modello di richiesta di modifica del progetto (più su questo in un minuto) deve catturare in modo accurato e sintetico tutti i dettagli della richiesta, ma in modo informale arrivano a voi. Una volta che tutti i dettagli sono stati registrati con precisione, esegui il modulo dopo l'iniziatore per verificare che tutti i punti siano stati indirizzati completamente.

Ricorda che i cambiamenti potrebbero riguardare anche l'assunzione di lavoro. Non sempre supponiamo che i cambiamenti riguardino l'inserimento del lavoro. Il processo è lo stesso indipendentemente dal fatto che tu stia aumentando o diminuendo l'ambito del progetto.

Effettuare la valutazione del cambiamento

Guarda la richiesta di modifica in dettaglio. Valuterai l'impatto su:

• Programma
• Documentazione
• Lavoro svolto fino ad oggi e lavoro ancora da fare
• bilancio
• Misure di qualità
• Scopo
• Disponibilità delle risorse

Ad esempio, un cambio di software può essere stimato in 5 giorni. Ciò non aggiungerebbe solo 5 giorni alla pianificazione perché spingerebbe fuori un'altra attività e la sposterebbe in un lasso di tempo in cui la risorsa chiave è in vacanza. Anche questo compito dovrebbe essere spostato, quindi nel complesso questa modifica aggiungerebbe 8 giorni al programma. Sarebbe costato $ 5k e gli 8 giorni extra ci spingeranno in un altro mese con il contratto del fornitore, quindi ci sono anche dei costi da considerare. La qualità rimane la stessa, ma i cambiamenti di ambito per incorporare la nuova modifica.

Dovrebbe essere aggiornata tutta la documentazione pertinente, compresi il piano di progetto e i manuali di formazione, che sono già stati avviati.

Quindi nel quadro generale, un semplice cambiamento di 5 giorni ha effetti clamorosi. È importante considerare tutti i fattori rilevanti prima di prendere una decisione di implementazione, in quanto avere il quadro completo può cambiare il risultato.

Preparare e presentare raccomandazioni

Armati di una comprensione dell'impatto completo del cambiamento o dei cambiamenti richiesti, presenta le tue raccomandazioni riguardanti la fattibilità del turno.

In alcuni casi, le modifiche non saranno implementate perché il beneficio percepito sarà inferiore al costo. In altri casi, è possibile riscontrare un beneficio sufficiente a compensare il costo del lavoro aggiuntivo. Altri casi, comunque, dimostreranno che le modifiche saranno inevitabili e al di fuori del vostro controllo, indipendentemente dagli effetti negativi, derivanti da problemi normativi o di conformità, o da questioni interne come la ristrutturazione organizzativa.

La decisione

Per piccole modifiche che rientrano nel limite di autorizzazione, la decisione di accettare o rifiutare le modifiche spetta a te (con il giusto input dal team). Qualunque cosa più grande dovrebbe essere approvata dallo sponsor del progetto o dal consiglio di progetto. I termini per ciò che rientra in quale categoria sono generalmente enunciati chiaramente all'inizio di qualsiasi progetto.

Indipendentemente dal risultato, è importante tenere tutti gli interessati al processo appresi. Alienare i membri del team in qualsiasi momento dello sviluppo può costare l'integrità dell'intero progetto e anche eventuali collaborazioni future.

Strumenti di gestione del cambiamento

Sono stati sviluppati numerosi strumenti di gestione delle modifiche per rendere questo processo più semplice e più snello. Il punto centrale di ogni toolbox per la gestione delle modifiche dovrebbe essere:

• Una lista di controllo o una mappa dei processi coinvolgono le parti interessate attraverso le opportune misure per innalzare la portata del progetto
• Un modulo di richiesta di modifica del modello (Nota: Se i tuoi progetti funzionano online da un flusso di lavoro automatizzato, è una buona idea avere questo modulo incluso nell'elenco dei tuoi documenti)

Sviluppo di un modulo di richiesta di modifica del progetto

Il modulo di richiesta di modifica del progetto dovrebbe includere:

• Il nome della persona che richiede la modifica (il "richiedente").
• Un identificatore univoco, come un numero di modifica (è possibile aggiungerlo in un secondo momento in quanto è improbabile che le persone che sollevano la richiesta e utilizzino il modulo sappiano cosa inserire qui).
• Una descrizione del cambiamento proposto, con il maggior numero di dettagli possibile.
• La categoria del cambiamento. Idealmente, i richiedenti dovrebbero essere in grado di scegliere da una parte di questa sezione prepopolata in modo che debbano solo spuntare la casella. Questo è un buon posto per notare se una richiesta di modifica è relativa alla regolamentazione o alla conformità interna - se è (sinceramente), è possibile ignorare molte delle fasi di pianificazione e valutazione e semplicemente andare avanti con essa.
• Il "perché" del cambiamento. Qual è la giustificazione per implementarlo? Perché il richiedente lo vuole?
• Impatto potenziale della modifica proposta a diversi elementi del progetto, compresi tempi, costi, qualità, portata. Il Richiedente potrebbe non disporre di tutti i dettagli, pertanto potrebbe richiedere la tua assistenza compilando questi spazi bianchi attraverso la fase di valutazione delle modifiche. Il minimo che stai cercando a questo punto è per chiarire se può aumentare, diminuire o modificare i parametri di progetto esistenti.

I moduli di richiesta di modifica devono essere completati con lo spazio per i dettagli da compilare in quanto le modifiche vengono ulteriormente discusse. Un modello dovrebbe includere anche spazio per:

• Cambia decisione: Accetta, Rifiuta o Rinvia
• Nome della persona che prende la decisione (o gruppo) più la data in cui è stata presa la decisione e eventuali commenti aggiuntivi.

Modifiche e gestione dell'ambito del progetto

La gestione dell'ambito del progetto è il processo che filtra e perfeziona le distinzioni tra ciò che è necessario per eseguire correttamente un progetto e ciò che non lo è. Quando vengono ricevute le richieste di modifica del progetto, è necessario considerare in che modo tali modifiche possono influire sul progetto in generale. Il tuo processo di gestione delle modifiche ti aiuta a perfezionare, e definire nel contesto, perché un cambiamento è o non è pratico o necessario.

Guida al Knowledge Management del Project Management (Guida a PMBOK) - La gestione della modifica del progetto relativa alla Quinta Edizione è degna di nota perché non è così intuitiva come si potrebbe pensare. La "Guida di PMBOK" include eccellenti linee guida di avviamento sotto forma di un processo chiamato "Scopo di controllo" nella sezione Gestione dell'ambito del progetto. Tuttavia, il processo di gestione delle modifiche sui progetti deve essere gestito in modo più integrato e ciò si riflette nel testo. Gli utenti di "Guida di PMBOK" dovrebbero anche fare riferimento al processo di esecuzione del controllo integrato delle modifiche, in quanto stabiliscono chiaramente come tutto si collega nel più ampio paesaggio.

Ai fini di diventare un PMP, è importante capire in che modo la "Guida di PMBOK" copre la gestione del cambiamento in quanto sarà parte del tuo esame. Ma tieni presente che il processo di gestione delle modifiche che utilizzerai effettivamente sui progetti deve essere integrato, facile da seguire e pratico.

Dirigere la tua squadra attraverso il processo di cambiamento

Il team di progetto è fondamentale per il successo di qualsiasi progetto, quindi aiuta a coinvolgerli attivamente nella gestione delle modifiche al processo.

Ecco 5 modi in cui puoi aiutare rapidamente il tuo team a fare i conti con il processo di gestione delle modifiche del progetto:

1. Sii aperto sui cambiamenti. Fai sapere al tuo team che è previsto un cambiamento nei progetti.

2. Sii aperto sul processo. Il processo di gestione del cambiamento discusso qui non viene naturalmente a tutti. La maggior parte dei membri del team non sapranno cosa ci si aspetta da loro fino a quando non saranno stati avvisati. Organizzate un briefing per portare a termine il processo con loro e far conoscere a ciascuno il proprio ruolo nella sua esecuzione.

3. Rendi tutto facile. Il cambiamento del progetto è spesso, nel migliore dei casi, un caos controllato. I passi che fai per navigare con successo definiscono il tuo coraggio come project manager. La tua squadra può trovare sconvolgenti cambiamenti, specialmente quelli grandi o quelli che invertono le decisioni a lungo pensate per essere risolte e gli ostacoli considerati a lungo sgomberati. Il programma è sbagliato, il budget potrebbe essere diverso, i requisiti sono sicuramente diversi.

La tua squadra ti guarda per guida e stabilizzazione. Rendere il processo il più semplice possibile per loro.

4. Essere lì per aiutare. Un nuovo modo di lavorare richiede tempo per integrarsi con successo. Se in precedenza hai gestito il cambio di progetto in modo informale (o non del tutto), passare a un processo formale potrebbe richiedere del tempo per diventare "il modo in cui facciamo le cose qui intorno". Fai sapere al team che sei lì per aiutarli se hanno bisogno di eseguire qualcosa che ti supera.

5. Non aver paura di dire di no. Non tutti i cambiamenti sono proposte sensate. Fai sapere al tuo team che se si sentono fermamente convinti che un cambiamento non è la cosa giusta per il progetto in questo momento, lo sosterrai in quella conversazione con il richiedente il cambiamento.

Non riuscire a gestire il cambiamento in modo efficace è il primo dei modi in cui un progetto può essere completamente deragliato, quindi attenzione. Armati con le giuste informazioni e processi, i cambiamenti del progetto possono essere affrontati in modo controllato, intelligente e vantaggioso per tutti i soggetti coinvolti.