Sapere come, perché e quando documentare le prestazioni dei dipendenti

Nel mondo delle risorse umane e dell'occupazione, la documentazione relativa alle prestazioni di un dipendente può creare o distruggere la capacità di disciplinare, terminare o promuovere, premiare e riconoscere in modo equo i dipendenti.

La documentazione è essenziale per i dirigenti e il personale delle risorse umane perché è necessario fare uno sforzo serio per registrare tutti gli eventi nella storia lavorativa dei dipendenti, sia in caso di incidenti positivi che negativi.

Ecco tutto ciò che i manager e il personale delle risorse umane devono documentare attentamente le prestazioni dei dipendenti.

Perché è necessario documentare le prestazioni dei dipendenti

• La documentazione fornisce la prova che i problemi di prestazioni sono stati discussi con il dipendente in modo tempestivo e conciso.
• La documentazione offre una cronologia del miglioramento o del mancato miglioramento del dipendente nel tempo. È una descrizione cronologica e precisa delle azioni del dipendente, delle azioni del manager e degli eventi man mano che si verificano.
• La documentazione fornisce prove che supportano le decisioni di gestione di intraprendere azioni sfavorevoli come la disciplina o la risoluzione con un dipendente.
• La documentazione offre la prova che un dipendente merita una promozione o un'opportunità disponibili rispetto ad altri dipendenti che sono anche idonei.

• La documentazione fornisce prove per giustificare aumenti, diminuzioni salariali o perché un dipendente non ha ricevuto alcun aumento.
• Nel caso di una causa, una documentazione completa e completa protegge gli interessi di un datore di lavoro. La documentazione può supportare le azioni del management nel porre fine a un dipendente non riuscito. Può anche provare che il dipendente è stato licenziato per ragioni legali rispetto ad altre come la discriminazione illegale.

Cosa documentare

I manager devono documentare le prestazioni dei dipendenti, sia i contributi positivi che i fallimenti delle prestazioni. Devono documentare esattamente ciò che il dipendente ha fatto e detto e ciò che il manager ha fatto e detto in risposta durante l'incontro o la conversazione.

È necessario documentare tutti gli accordi presi durante la conversazione, gli obiettivi stabiliti, i miglioramenti richiesti e previsti e la tempistica per il miglioramento. La documentazione dovrebbe anche contenere gli impegni che il gestore fa per assistere il dipendente.

Come documentare

La documentazione deve essere scritta durante o immediatamente dopo la riunione o la conversazione con il dipendente. In nessun momento dovresti perdere di scrivere la conversazione nel giorno in cui si è effettivamente verificato. Attendere fino a tardi influisce sulla qualità della documentazione perché si basa sulla memoria.

Uno dei peggiori errori commessi dai manager è quello di poter ricostruire una storia di counseling dei dipendenti secondo necessità. Nessuna persona delle risorse umane che abbia esperienza di documentazione decente e tempestiva viene mai ingannata da un record ricostruito. I manager che ricostruiscono dalla memoria portano rischi inutili e inaccettabili alla loro azienda perché una storia inventata non reggerà in una potenziale causa.

Hai bisogno che la tua documentazione appaia professionale, ordinata e organizzata. Scrivi la documentazione come se parlassi della storia a una terza parte. Non sai mai chi può leggere la tua documentazione un giorno, quindi assicurati che rifletta la tua professionalità. (La parte posteriore di un tovagliolo da cocktail, una busta o una nota adesiva non si qualifica come documentazione professionale.)

La tua documentazione dovrebbe essere inviata al nuovo manager di un dipendente se il dipendente ottiene un nuovo lavoro, o lo fai, nella tua organizzazione. Per la tua memoria e per informare il nuovo manager del dipendente, devi inserire il nome e il titolo del dipendente, il nome e il titolo e la data completa su ciascun documento.

Scrivi una documentazione che sia fattuale, corretta, legale, obiettiva, completa e coerente. Evitare le opinioni (Mike è sciatto, Alice è pigra, Tom mi stava mentendo.), Il nomignolo, l'editorializzazione (John è un idiota, Mark ha un problema di atteggiamento.), E l'etichettatura (Mary è irresponsabile. giocatore.).

Evita anche di cercare di interpretare il comportamento del dipendente. (Marsha non deve assecondare questo incarico, Paula sembra essere al di sopra della sua testa). Minimizza il tuo uso di parole descrittive come aggettivi e avverbi (lentamente, sciatamente, infelici, lunatici, maleducati). Indica il comportamento e le azioni specifici del dipendente, non la tua opinione o interpretazione.

Nella documentazione, è necessaria una registrazione accurata della conversazione. Attenersi ai fatti e scrivere solo ciò che hai detto e ciò che ha detto l'impiegato. Assicurati che la tua documentazione non sia ambigua e che i fatti siano esatti. (In qualsiasi potenziale situazione legale, gli errori in uno degli eventi documentati rendono sospetto tutto la documentazione.)

Infine, documenta eventuali accordi, impegni, scadenze, miglioramenti necessari, punti di check-in e altri dettagli che potrebbero scivolare dalla memoria. Assicurati di impostare una data e un'ora per le scadenze e le scadenze in modo che non si verifichino malintesi.

Conoscere la politica di documentazione del proprio reparto risorse umane, che ti indicherà quale documentazione deve essere inserita nel file del personale. Dovrebbe essere inclusa qualsiasi documentazione relativa alle azioni disciplinari.

Dove documentare e archiviare

Poiché la documentazione relativa ai dipendenti è riservata e riservata al dipendente, è necessario assicurarsi che tutta la documentazione rimanga riservata al responsabile, alle risorse umane e potenzialmente al prossimo manager del dipendente. Pertanto, non è consigliabile inserire la documentazione su un'unità di computer condivisa. La documentazione manoscritta e la documentazione di un manager stampati sono meglio conservati nella memoria chiusa.

Se segui queste linee guida, quando vai alle Risorse Umane per chiedere aiuto nel disciplinare, terminare o trasferire un dipendente a un lavoro con un potenziale migliore, l'HR ti aiuterà a risolvere il problema o a migliorare la situazione. Quando le risorse umane ti dicono di documentare, documentare, documentare o non possono aiutarti; avrai coperto tutte le tue basi.

Disclaimer: Si prega di notare che le informazioni fornite, pur essendo autorevoli, non sono garantite per accuratezza e legalità. Il sito viene letto da un pubblico mondiale e le leggi e le normative sull'occupazione variano da stato a stato e da paese a paese. Per favore cerca assistenza legale, o assistenza da parte di risorse governative statali, federali o internazionali, per accertarti che la tua interpretazione legale e le decisioni siano corrette per la tua posizione. Questa informazione è per guida, idee e assistenza.