Passi per personalizzare la tua comunicazione per ogni pubblico

Se speri di comunicare con le persone in un modo che condivida le informazioni e, soprattutto, cambi il comportamento e abbia un impatto serio, devi conoscere il tuo pubblico. È un principio fondamentale di grande comunicazione. Comprendere la prospettiva delle persone con cui stai parlando ti aiuta a diventare un presentatore migliore e un professionista delle risorse umane.

Conosci il tuo pubblico. Sai cosa gli interessa. Sapere cosa vogliono sentire. E conoscendoli e focalizzando il tuo messaggio, puoi mostrare loro che sei una risorsa. Coinvolgi il tuo pubblico e ottieni un impatto maggiore.

Il problema? Conoscere il tuo pubblico richiede tempo, ed è sempre più facile fare una discarica di tutte le cose che sai o vuoi dire al tuo pubblico su un argomento. Pensare in modo critico a ciò che il pubblico desidera o ha bisogno di sentire è più difficile.

Un sacco di professionisti delle risorse umane vengono coinvolti nel dare al loro pubblico un tutto ciò che dovrebbero sapere o fare su una presentazione di un problema. Sai che sei caduto in questa trappola quando ti ritrovi a puntare i proiettili sulle diapositive invece di pensare a:

• a cosa interessa veramente il pubblico,
• quali sono i tuoi punti più importanti, e
• come mapparli in una storia chiara che crea un discorso coinvolgente.

La seconda trappola in cui cadono molti professionisti delle risorse umane sta ripetendo quella stessa presentazione giorno dopo giorno a pubblici diversi. Il problema è che un pubblico diverso si preoccupa e risponde a cose diverse, quindi se vuoi essere coinvolgente, devi personalizzare il tuo messaggio ogni volta che parli.

È come assicurarsi di personalizzare il messaggio, ridurre il rumore e mantenere il pubblico coinvolto con ciò che stai dicendo loro, indipendentemente da chi o dove si trovano. Questi cinque promemoria chiave assicureranno che le tue parole raggiungano l'impatto che meritano - quando ottieni la piena attenzione e coinvolgimento del pubblico.

Sapere a cosa interessa il tuo pubblico

Il tuo pubblico non si preoccuperà di quello che dici fino a quando non avrai dimostrato che ti importa di loro. Mentre pianifichi la presentazione, chiedi quali sono le sfide e le esigenze del tuo pubblico previsto? Quali sono le tre o le quattro domande o questioni principali che riguardano la tua discussione?

Se non lo sai, chiedi a qualcuno che parteciperà alla tua presentazione, chiedi al responsabile del dipartimento o, se non ci sono informazioni disponibili, fai la tua ipotesi.

Quindi inizia la presentazione ricordando al pubblico le preoccupazioni identificate. Di ': "So che molti di voi si sono interrogati sulle nostre opzioni di beneficio, o" Immagino che queste tre cose siano ciò che veramente volete uscire da questo seminario ".

Quando parli prima del tuo pubblico e dei loro problemi e bisogni che dovrai affrontare nel tuo discorso, dimostri che ti interessi di loro. Ciò rende le persone vogliono ascoltare.

Mappa i tuoi punti principali per il tuo pubblico

La maggior parte delle presentazioni delle risorse umane sembra una discarica di informazioni, non una storia chiara con una serie di punti principali. I professionisti delle risorse umane di solito sanno molto più di quanto altre persone vogliano o abbiano bisogno di sapere su qualsiasi argomento necessario.

Gli autori Chip e Dan Heath, nel loro libro "Made to Stick" hanno definito questa "maledizione della conoscenza". Quando è stata l'ultima volta in cui hai sentito che una presentazione era troppo corta o copriva troppe informazioni? Probabilmente raramente, se mai.

Le persone che si distinguono come presentatori, quelle che sono ascoltate e hanno influenza, iniziano riconoscendo il problema del pubblico che stanno aiutando a risolvere. Quindi, mentre preparano la loro presentazione, separano il must know dal bello da sapere.

Prendi metà del tempo di preparazione necessario per concentrarti sul cuore della tua presentazione e ciò che il tuo pubblico ha bisogno di sapere che li aiuterà. Il modo migliore per spezzare la "maledizione della conoscenza" è concentrarsi su ciò che è più importante per te e il pubblico.

Mappare la presentazione su una lavagna o un pezzo di carta o utilizzare una serie di note adesive. Quale sequenza di punti è la migliore? C'è un ordine ai punti che avrà più senso per il tuo pubblico? In che modo i tuoi punti si riferiscono l'un l'altro? Faglielo chiaro Se non lo fanno, dite alla gente: "Ecco un argomento completamente diverso, ma importante".

Racconta storie e esempi di utilizzo che il tuo pubblico troverà disponibili

Oltre a cercare di presentare troppe cose contemporaneamente, troppo spesso le presentazioni delle risorse umane sembrano astratte e non correlate alla vita quotidiana e al lavoro del pubblico. Quello che succede poi è che le persone si sintonizzano, si mettono a parlare, si assumono che non si tratta di loro, e non prendono provvedimenti. Ciò rende la presentazione uno spreco del loro tempo e dei tuoi.

Per relazionarsi con loro, per aiutarli ad agire, le persone hanno bisogno di idee basate su storie ed esempi. I cervelli umani sono collegati per raccontare storie e per ricordarle. Quindi, coprire meno punti, meglio con molti esempi. E, quando possibile, fai degli esempi dal loro dipartimento e della loro esperienza quotidiana al lavoro.

Racconta storie su come utilizzare l'idea che stai condividendo. Che si tratti di come risolvere un problema di compensazione, come fornire feedback, come iscriversi per il piano di visione o come la nuova organizzazione è diversa da quella precedente, raccontare storie. Rendi chiaro il ponte tra il tuo argomento e le loro vite e interessi.

Mostra, non limitarti a dire al tuo pubblico

Un'immagine vale più di mille parole in molti casi. I video stanno diventando la norma per una comunicazione efficace. In questo giorno di strumenti video accessibili, i relatori che usano troppo testo spesso usano delle scuse. Dicono, "Ma devo comunicare informazioni molto specifiche." Oppure, "Il mio pubblico sarà più capace di digerire questa idea complicata se scriverò." No, non lo farai, e no, non lo faranno.

A meno che il tuo obiettivo non sia quello di annoiare, alienare e sottomettere il tuo pubblico e non avere alcuna influenza nel peggiore dei casi, taglia il testo. Invialo in un'email di follow-up o condividilo in un documento Google. Le immagini che usi devono supportare la storia, non diventare la tua sceneggiatura. Una volta che hai il tuo chiaro insieme di punti principali e un buon flusso supportato da storie ed esempi, solo allora dovresti lanciare uno strumento di presentazione.

Altrimenti, finisci con le tue diapositive che svolgono il doppio compito come le note del tuo oratore. In tal caso, dovresti avere appena inviato via email la presentazione invece di sprecare il tempo del tuo pubblico.

Personalizza e Improvvisare conoscendo il tuo pubblico

Una volta creata una buona presentazione che supporta visivamente il tuo messaggio principale, hai la libertà di adattarlo a ciascun pubblico che servi. Puoi esprimere il tuo punto di vista e poi chiedere ad alta voce, "Allora perché dovresti preoccuparti di questo?" E adattare la tua risposta al pubblico che ti sta di fronte. Ciò che interessa ai membri del tuo team di marketing potrebbe essere molto diverso dalle esigenze dei tuoi sviluppatori.

Negli anni passati a fornire formazione e presentazioni ai leader di decine di organizzazioni come Apple, Oracle, SAP e T-Mobile, è emersa la potenza di un semplice insieme di messaggi. Quando i messaggi erano supportati da immagini semplici e consegnati da un relatore focalizzato che poteva fare chiarezza e collegarli alla vita quotidiana del loro pubblico, la comunicazione avveniva. E non è questo il punto di fare una presentazione?

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Tobey Fitch è Managing Partner di Fitch Associates. Ha precedentemente contribuito a pubblicazioni tra cui Imprenditore.