Strutture di Project Governance

Sai cosa è la governance del progetto e che aspetto ha? O cosa fare se lavori in un ambiente in cui non esiste? Iniziamo con una definizione.

Governance del progetto: una definizione

La "governance" in termini di gestione del progetto si riferisce a politiche, processi, standard, procedure e linee guida che determinano il modo in cui i progetti sono guidati, gestiti e controllati dalla vostra organizzazione.

La governance può essere estesa e 'pesante' con molta burocrazia, o abbozzata e 'leggera' (nel qual caso è probabilmente inefficiente). I manager dovrebbero mirare al giusto livello di governance per il loro ambiente e la loro cultura. Assicurarti che le tue politiche di governance siano adatte allo scopo è un fattore chiave per assicurarti che siano efficaci.

La governance inizia in cima. Il consiglio di amministrazione dell'azienda dovrebbe essere impegnato nell'idea di una buona governance e nel fatto che i progetti dovrebbero essere gestiti correttamente, all'interno di linee guida specificate. Questo atteggiamento e gli standard che ci si aspetta saranno filtrati ai Project Board e ai project leader (e ai team di programmi, laddove esistono).

Perché la governance del progetto è importante

Lo sponsor del tuo progetto e altri stakeholder chiave vogliono sapere che stai spendendo il budget del progetto nel modo giusto. Vogliono vedere che stai monitorando i progressi del tuo progetto in modo efficace e intervenendo per gestire il rischio del progetto, se necessario.

Ma la logica per una buona governance dei progetti va ben oltre.

La governance è richiesta dai clienti, specialmente da quelli del settore pubblico. I governi e i regolatori chiedono (e in alcuni casi, applicano) determinati standard per determinati progetti. La governance non è solo una questione interna: molte società che operano nei mercati regolamentati dovranno seguire le linee guida della legislazione esterna, come Sarbanes-Oxley. La governance del progetto rappresenta una piccola parte del poter dimostrare che la vostra azienda opera in modo efficace e all'interno delle linee guida e dei regolamenti specificati per il vostro settore.

La governance del progetto ti aiuta anche:

• Migliora il tuo ritorno sull'investimento e monitora efficacemente tali investimenti
• Acquisisci un buy-in per i progetti
• Evita i motivi comuni per cui i progetti falliscono
• Comunicare in modo più efficace
• Introdurre la standardizzazione tra i progetti, semplificando il confronto delle prestazioni
• Ridurre al minimo il rischio
• Sviluppa e motiva lo staff in un ambiente strutturato

Che aspetto ha la governance del progetto

Quindi ora sappiamo cos'è la governance del progetto, come appare in un progetto? Ecco i tipi di attività che dimostrano la governance in un ambiente di progetto:

• Esiste un ciclo di vita disciplinato di gestione del progetto che include punti definiti per l'approvazione. Questi sono i punti in cui si discute la fattibilità del progetto e si decide se proseguire o meno il lavoro.
• I progetti hanno un chiaro business case e i business case hanno informazioni sufficienti per consentire ai team di gestione di prendere le giuste decisioni.
• Tali decisioni sono adeguatamente documentate e comunicate.
• Le persone che lavorano su progetti hanno definito ruoli e responsabilità.
• Esiste una cultura dell'apprendimento continuo che consente ai team di progetto di migliorare continuamente e di discutere le lezioni apprese in un ambiente privo di colpa.

• Vi sono processi e procedure che consentono ai team di progetto di rivedere il loro progetto e di richiedere un supporto indipendente, se necessario.
• Le parti interessate sono coinvolte e si fidano del processo.
• I team di progetto sono composti da individui esperti e qualificati nei ruoli rilevanti.

La governance dei progetti è in generale collegata alle strutture di governance dell'organizzazione. Se ritieni che l'obiettivo principale della governance del progetto sia quello di garantire che i progetti siano eseguiti nel modo giusto, puoi vedere come si collega alla governance finanziaria a livello aziendale, alla gestione dei rischi aziendali e altro ancora.

La governance del progetto dovrebbe adattarsi perfettamente ai tuoi attuali processi organizzativi. In altre parole, non creare un processo di gestione finanziaria nuovo di zecca quando ne hai già uno che funziona in altre aree! Usa ciò che esiste attualmente e modifica i processi aziendali per renderli adatti all'uso in un ambiente di progetto.

5 aree di interesse per la governance dei progetti

Quando inizi a guardarlo, ti accorgerai che la governance del progetto è pervasiva attraverso tutti gli elementi della gestione del progetto. Tuttavia, ci sono alcune aree di interesse chiave in cui la governance è particolarmente rilevante.

1. Metodologie e processi: questi ti aiutano a consegnare il lavoro in modo affidabile e sostenibile.
2. Gestione della conoscenza: questo è fondamentale per le lezioni apprese e per garantire che l'organizzazione apprenda dall'esperienza del progetto. La gestione della conoscenza è essenziale se vuoi smettere di fare gli stessi errori più volte.
3. Maturità nella gestione dei progetti: con l'aumentare della maturità della gestione dei progetti organizzativi, aumenterà anche la capacità di fornire risultati.
4. Buy-in di livello senior: l'impegno per la governance del progetto inizia dall'alto. Se disponi di un supporto gestionale, questo si diffonderà a tutti i livelli dell'azienda e l'approccio alla governance sarà più sostenibile.

1. Cultura solidale: una cultura di supporto, non di colpa, garantirà ai project manager l'ambiente giusto in cui prosperare. Una cultura solidale, guidata dall'ufficio gestione progetti o dal direttore del progetto, aiuterà i project manager a raggiungere i loro obiettivi e quelli del progetto.

Cosa fare se non esiste uno standard aziendale

Molti project manager di organizzazioni più piccole si ritrovano a gestire progetti in un ambiente che è di supporto e in cui vi è un buy-in per il concetto di gestione del progetto, ma senza le strutture organizzative formali sul posto da cui partire.

In questa situazione - e non è esclusivo per le piccole organizzazioni - starai progettando da zero il tuo modello di governance del progetto. Se non esiste un approccio alla governance del progetto che puoi prendere dallo scaffale e adattare il tuo progetto, dovrai costruirne uno tuo.

Non è così difficile come potrebbe sembrare!

Inizia con la configurazione delle nozioni di base:

• Creare un documento sui ruoli e le responsabilità
• Assicurati di avere uno sponsor del progetto
• Assicurati di avere una Project Board o un gruppo direttivo e organizza riunioni regolari per le quali prendi e distribuisci i minuti
• Impostare un processo di gestione dei rischi
• Impostare un processo di gestione delle modifiche
• Costruisci punti nella pianificazione del tuo progetto in cui controlli la validità del progetto rispetto agli obiettivi originali del business case (la fine di ogni fase della fase è il punto naturale per mettere questi controlli).

In definitiva, è responsabilità dello sponsor del progetto assicurare che vi sia un'adeguata governance, ma i project manager possono anche svolgere un ruolo attivo in questo.

La governance potrebbe essere una delle materie più secche nella gestione dei progetti, ma è una delle più importanti. È il modo in cui i senior management sanno che stai facendo un buon lavoro e li rassicura sul fatto che il progetto si sta svolgendo come dovrebbe. Fornisce inoltre i controlli e i saldi necessari affinché i manager sappiano che il denaro viene speso in modi appropriati e allineati al business case.