Personal Assistant Riprendi l'elenco di esempi e competenze

Gli assistenti personali sono simili agli assistenti esecutivi o agli assistenti d'ufficio, in quanto svolgono tutti compiti di tipo amministrativo di routine in modo che qualcun altro non debba farlo. È probabile che i compiti includano lo screening o la risposta a telefonate, lettere ed e-mail, la gestione degli orari e l'assunzione di appunti alle riunioni.

La differenza è che gli assistenti personali assistono solo una singola persona e possono anche aiutare con compiti personali come lo shopping o la programmazione di impegni sociali.

Alcune persone delegano il lavoro di progetto ai propri assistenti o fanno in modo che i loro assistenti intervengano in loro assenza.

Requisiti di lavoro per gli assistenti personali

Anche se non esiste un requisito minimo stabilito per gli assistenti personali in termini di istruzione, è utile un background nel lavoro aziendale o amministrativo. Anche una seconda o terza lingua può essere importante in alcuni casi. In generale, le abilità che hai sono più importanti della tua educazione. Una discussione di alcune di queste competenze necessarie può aiutarti a decidere se questo tipo di lavoro è per te.

Ecco una lista di abilità di assistente personale per curriculum, lettere di presentazione, domande di lavoro e interviste. Le competenze richieste variano in base al lavoro per il quale si sta applicando, quindi anche rivedere il nostro elenco di abilità elencate per tipo di lavoro e tipo di abilità. Guarda attraverso questa lista e vedi se hai usato queste abilità in precedenti lavori o li hai acquisiti attraverso la formazione.

Prendi nota di quando e come hai usato o sviluppato queste abilità. Quindi aggiungili al tuo curriculum e alla lettera di presentazione o tienili a portata di mano per compilare le domande di lavoro. Le persone che esaminano le applicazioni spesso cercano competenze chiave. Abbina le tue abilità con quelle pubblicate come richiesto per il lavoro. Quindi assicurati che siano menzionati nella tua lettera di accompagnamento e elencati sul tuo curriculum.

Dovresti anche sviluppare le risposte alle interviste su come hai usato le tue abilità nelle posizioni precedenti. Hai un esempio di come hai risolto un problema sul posto di lavoro utilizzando una o più di queste abilità. Mostra come l'utilizzo delle tue abilità ha contribuito al successo di un progetto.

Esempi di abilità di Assistente personale

Questo elenco non è esaustivo ma include alcune delle più importanti e ricercate competenze per gli assistenti personali.

Organizzazione e gestione del tempo

In qualità di assistente personale, gran parte del tuo lavoro sarà di mantenere qualcun altro organizzato e nei tempi previsti. Devi, quindi, essere ben organizzato da solo. Fortunatamente, l'organizzazione può essere appresa. Esistono tecniche specifiche che puoi adattare per rendere più efficiente l'uso del tempo e per tenere in ordine la tua vita e quella del tuo manager.

Comunicazione scritta e verbale

Dovrai capire e seguire le istruzioni e dovrai trasmettere le informazioni in modo chiaro e onesto. A seconda dei dettagli della tua posizione, potresti anche dover accogliere i clienti, rispondere alla corrispondenza o creare rapporti e presentazioni. Tutti questi compiti richiedono capacità di comunicazione di alto livello tra cui parlare e scrivere, ascoltare e leggere.

Precisione e attenzione ai dettagli

L'attenzione ai dettagli è una componente essenziale sia per essere organizzata che per comunicare bene.

La vaghezza o l'inesattezza creano al meglio l'inefficienza e potrebbero anche causare seri errori o allontanare i colleghi del proprio manager.

Conoscenza del software pertinente

Il software che dovrai gestire potrebbe variare, ma probabilmente includerà elaborazione di testi, fogli di calcolo, database, calendari, desktop publishing e PowerPoint, o qualcosa di equivalente. Essere in grado di fornire almeno un supporto tecnico minimo è un vantaggio. Potrebbe essere necessario valutare diversi programmi e app da scegliere autonomamente che forniscono gli strumenti migliori per raggiungere gli obiettivi del proprio manager. Il tuo compito è sempre quello di rendere il lavoro del tuo manager più facile e più semplice, e questo potrebbe richiedere un sacco di problemi nel risolvere i problemi dietro le quinte.

Tatto e discrezione

Come assistente personale, sarai spesso esposto a materiale sensibile, da segreti commerciali a informazioni altamente personali che dovrai mantenere riservate.

Un'abilità correlata è il tatto, la capacità di reagire delicatamente o di non dare informazioni che altre persone potrebbero trovare difficili o imbarazzanti. In altre parole, devi essere una persona sicura per il tuo manager con cui essere vulnerabile. Dopotutto, solo tu saprai quanta assistenza hanno bisogno.

Lista delle abilità di assistente personale

Competenze amministrative

Queste abilità sono spesso parte della descrizione del lavoro per un assistente personale o sono abilità di valore aggiunto. Il tuo datore di lavoro potrebbe aver bisogno di qualcuno che possa fare questi compiti per lei.

• Amministrativo
• appuntamenti
• Corrispondenza
• commissioni
• eventi
• Pianificazione degli eventi
• limatura
• Procedure di attuazione
• Manutenzione degli orari
• incontri
• Gestione dell'ufficio
• Gestione di progetto
• Ricerca
• programmazione
• Prendere Dettatura
• Prendere messaggi
• Prendere appunti
• L'organizzazione del viaggio
• Pianificazione del viaggio

Capacità di comunicazione

Come assistente personale, tutti gli aspetti della comunicazione sono importanti per il lavoro. Sii pronto a mostrare la tua esperienza o formazione.

• Rispondi al telefono
• Comunicazione
• E-mail
• Saluto Visitatori
• Gestione delle richieste
• Networking
• Comunicazione non verbale
• Chiamate di screening
• Comunicazioni verbali
• Comunicazioni scritte

Competenze finanziarie

Hai esperienza o formazione per questi compiti?

• Contabilità
• budgeting
• Acquisto
• Reperimento
• Shopping

Competenze tecnologiche

Sei in grado di utilizzare diverse piattaforme e dispositivi e di eseguire la risoluzione dei problemi di base?

• Computer (PC, Mac, tablet)
• Gestione del database
• Microsoft Office
• Preparazione della presentazione
• Rapporti
• Elaborazione di testi

Abilità di padronanza personale

Queste abilità sono spesso parte della tua personalità. Mostra come li hai usati e li hai sviluppati.

• riservatezza
• Diplomatico
• Riservatezza
• Flessibilità
• interpersonale
• Multitasking
• Organizzazione
• Attitudine positiva
• Problem Solving
• Contegno professionale
• Auto-motivato
• Giocatore di squadra
• Gestione del tempo
• Lavorare indipendentemente

Se non hai utilizzato queste abilità in un lavoro precedente, guarda come le hai sviluppate in lavori volontari o non pagati o li usi nella tua vita personale. Utilizzi queste competenze come parte di una comunità di fede o per un progetto studentesco a scuola? Hai sviluppato abilità come parte di una squadra sportiva o di uno sport individuale? Quell'esperienza può anche essere preziosa e renderti un candidato migliore per la posizione.

Nel seguente curriculum di esempio progettato per un Assistente personale, prendere nota di come molte delle abilità menzionate sopra sono incorporate nel testo, in particolare le "qualifiche fondamentali".

Esempio Resume di Assistente personale

Questo è un esempio di un curriculum per una posizione di assistente personale. Scarica il modello di curriculum (compatibile con Google Documenti e Word online) o vedi sotto per altri esempi.

Scarica il modello di Word

Esempio di Resume di Assistente personale (Versione testo)

Carly Richiedente

999 Main Street

New York 10003

(123) 555-1234

[email protected]

OBIETTIVO DI CARRIERA

Assistente personale orientato ai dettagli e altamente organizzato, in grado di fornire un supporto senza soluzione di continuità ai dirigenti di livello C, oltre a svolgere in modo indipendente compiti amministrativi, appuntamenti e pianificazione dei viaggi, acquisti e pianificazione degli eventi con efficienza senza sforzo, cerca una posizione di assistente personale con un top ferma.

QUALIFICHE CORE

• In grado di elaborare dati sensibili e gestire tutta la corrispondenza e dettatura con integrità e riservatezza senza compromessi.
• Può facilmente costruire un rapporto con i clienti, i fornitori e gli stakeholder del progetto sia di persona che per iscritto.
• In grado di sfruttare l'istruzione in materia di contabilità per bilanciare accuratamente i libri ed eseguire funzioni di budgeting e di acquisto.
• Mantiene sempre un contegno positivo e consummately professionale, con la capacità di instillare la fiducia e l'impegno degli altri.

ESPERIENZA PROFESSIONALE

GLENGARRY INCORPORATED, Columbia, MO

Assistente personale del presidente, Settembre 2016-presente

Fornire un supporto amministrativo e personale completo al fondatore della società di consulenza finanziaria boutique, con ambito di responsabilità che comprende dettatura, corrispondenza, gestione dell'ufficio, relazioni con i fornitori, pianificazione degli appuntamenti, coordinamento dei viaggi e funzioni di pianificazione degli eventi.

• Ha pianificato tutti i dettagli per eventi di relazioni con i clienti di grande successo, tra cui weekend nei campi da golf e nei campi da tennis, seminari sulla pianificazione finanziaria e banchetti per gli azionisti.
• Fornitori di viaggio e di intrattenimento redditizi e garantiti, riducendo le spese di viaggio del 15%.
• Utilizzato Adobe Creative Suite per creare nuovi opuscoli di marketing visivamente accattivanti e una newsletter mensile.

FORMAZIONE SCOLASTICA

Corso di laurea in Business Administration (Minore: Contabilità)2016; GPA 3.9

Università del Missouri, Columbia, MO

La lista di Dean; Summa cum Laude graduata

Competenze tecniche: Microsoft Office Suite, QuickBooks e Adobe Creative Suite. Fluente nello spagnolo.