Balanced Scorecards come strumento di gestione delle prestazioni

Quando diventi iper-focalizzato su un aspetto del tuo lavoro, puoi danneggiare la salute generale della tua attività. Per questo motivo, molti imprenditori scelgono di implementare un approccio "Balanced Scorecard" nella loro organizzazione. Che cos'è una Balanced Scorecard e come è possibile utilizzarla non solo per ottenere i propri dati finanziari in ordine, ma anche come strumento di gestione delle prestazioni?

Cos'è una Balanced Scorecard?

La balanced scorecard è una relazione che esamina una varietà di aree differenti. Un modello valido per tutti gli utenti non esiste poiché la balanced scorecard è regolabile per ogni azienda e per ogni esigenza, viene persino utilizzata come strumento di gestione delle persone.

L'obiettivo di una balanced scorecard è di aiutarti a concentrarti su più di una sola area del business, in genere le persone si concentrano sui dati finanziari. Se le vendite stanno andando bene, è tutto ciò di cui hai bisogno per concentrarti, giusto? Bene, sbagliato. I manager hanno sempre più responsabilità dei semplici numeri di linea.

La balanced scorecard tradizionale si concentra su quattro aree:

• Finanziario
• Cliente
• Processi
• Capacità organizzativa (o apprendimento e crescita)

Mentre queste categorie provengono dai creatori originali della balanced scorecard, vale a dire il Dr. Robert Kaplan e il Dr. David Norton, non sei limitato nel suo uso solo alle loro idee, anche se sono buoni consigli. Quello che devi fare è assicurarti di concentrarti sulle priorità che ogni manager deve raggiungere per migliorare il proprio dipartimento. In questo modo, si fondono dipartimenti e interessi e si uniscono come una compagnia performante.

La balanced scorecard è stata spesso utilizzata come una sorta di dashboard di fattori misurabili relativi alla tua attività. Ora è diventato parte di un più ampio modo strategico in cui visualizzare l'organizzazione. Questa prospettiva più ampia include altri fattori meno tangibili come indicatori strategici chiave.

Utilizzo di Balanced Scorecard come strumento di gestione delle prestazioni

Un risultato positivo dell'utilizzo di una balanced scorecard è che rende facilmente osservabili le prestazioni in più aree. Quando prendi in considerazione tutti gli aspetti di un lavoro, puoi vedere quali aree sono forti e quali aree sono deboli. Quando guardi solo un aspetto delle prestazioni puoi vedere se c'è un problema generale, ma non hai le informazioni che ti servono per sistemare la situazione.

Ad esempio, Steve è il responsabile della sezione prodotti di un negozio di alimentari. Tradizionalmente, il suo manager ha esaminato i suoi numeri di profitti e perdite e ha deciso se era un manager buono o cattivo. Ma, guarda cosa succede quando aggiungi le altre tre aree della sua responsabilità alla balanced scorecard.

Cliente: Che tipo di feedback ricevi dai clienti? Hai avuto lamentele sulla qualità dei prodotti? Oppure, il dipartimento ha ricevuto elogi per un prodotto di qualità? Cosa dicono i clienti dello staff? Li trovano utili o inutili?

È facile determinare chi è il cliente in un'organizzazione di vendita al dettaglio e, a volte, non è così ovvio in un reparto interno, ma tutti hanno un cliente. È necessario identificare chi è quel cliente per ogni gruppo, sia i clienti interni che quelli esterni.

Questo ipotetico produttore di prodotti dovrebbe avere metriche specifiche che si guardano per determinare come sta andando il servizio clienti. I buoni voti dei clienti e gli ottimi risultati finanziari sono entrambi positivi. Cattivi marchi e grandi finanze potrebbero significare che hai un problema serio in attesa di accadere.

Ad esempio, se il tuo manager ha incrementato i profitti vendendo prodotti di qualità inferiore, i clienti finiranno per andare altrove. Guardare il feedback dei clienti ti aiuta ad avvisarti.

Processi: I processi sono attività interne al business. Come si comporta questo manager con i processi e le procedure interne? Ha sviluppato le procedure per la sua area di responsabilità e si allineano con i processi generali dell'azienda?

Quando si implementano processi e procedure tra siti o tra reparti, vengono misurati in questa categoria. Inoltre, i processi misurati possono essere specifici per il suo dipartimento.

Quindi, Steve, l'esempio che produce manager ha processi per acquistare, ruotare e vendere prodotti. Quanti prodotti vengono buttati? Quali sono i suoi processi per gestire i prodotti scartati per garantire un aumento del profitto?

Di nuovo, se stai guardando solo i profitti e le perdite potresti non sapere dove hai bisogno di apportare miglioramenti, ma se stai guardando i profitti e scopri che il prodotto non viene riorganizzato correttamente, questo ti darà informazioni utili.

Capacità organizzativa-apprendimento e crescita: È necessario tenere ogni responsabile delle persone responsabili per la propria gente. Un manager con un fatturato altissimo non è un buon manager. Un manager il cui popolo non è mai disposto a passare a un livello superiore non è un buon manager.

Quando parli di persone, non puoi mai concentrarti completamente sul presente: devi sempre prepararti per andare avanti, e ciò richiede formazione e sviluppo.

Quindi, è necessario tenere l'esempio responsabile della produzione per il suo fatturato e il suo gasdotto per le posizioni interne e la crescita esterna (parlando del suo dipartimento). In un ambiente di un negozio di alimentari, hai bisogno di persone con formazione trasversale e di comprendere più reparti, soprattutto a livello di gestione. Possono diventare capaci di gestire più dipartimenti anche se svolgono il lavoro ai livelli più bassi.

Quindi, questo, combinato con i processi interni, parte della balanced scorecard aiuta i manager a sapere come stanno facendo con i loro processi di persone.

Quando dai un'occhiata a tutte e quattro queste aree (e ogni area può avere più obiettivi), hai creato un ottimo strumento di gestione delle prestazioni. Conoscete il successo generale della persona e i fattori che costituiscono il successo o il fallimento. La balanced scorecard ti consente di correggere i problemi prima che il danno permanente venga eseguito.

Devi attaccare alla tradizionale balanced scorecard?

Assolutamente no. Apporta modifiche alla tua balanced scorecard per supportare ciò di cui la tua azienda ha bisogno. Puoi anche usare l'approccio balanced scorecard per gestire la tua vita.

Ogni aspetto della tua vita e del tuo business è sfaccettato e la balanced scorecard ti consente di esaminare tutte le differenze in un unico punto. Ti offre una panoramica che può aiutarti a determinare in che direzione vuoi arrivare, per ottenere un vero successo nel lavoro e nella vita.