5 Differenze tra progetti e business come al solito

Stai lavorando a un progetto? O è ciò che stai facendo parte delle operazioni quotidiane della tua attività?

Quando parlo con le persone in team, spesso mi dicono che non sono sicuri se stanno lavorando a un progetto o un'attività come al solito. Entrambi sono richiesti in un'organizzazione e sono ugualmente validi, ma aiuta a capire su cosa stai lavorando in modo da poter meglio vedere dove si adatta all'organizzazione.

Ci sono cinque principali differenze tra lavoro di progetto e business come al solito (spesso abbreviato in BAU).

Cambiare e identificare il business

Innanzitutto, c'è una differenza nel modo in cui viene gestito il cambiamento.

Business as usual operations gestisce l'attività. Mantengono le luci accese, servono i clienti e colpiscono obiettivi. I team BAU sono anche i primi a sapere quando i processi esistenti non funzionano e non sono più utili. Quando ciò accade, i team BAU identificano la necessità di un cambiamento.

Un manager, come parte di una revisione strategica, può suggerire quali modifiche devono essere apportate affinché un'unità raggiunga i suoi obiettivi. O un membro del team può suggerire un cambiamento. All'altro estremo dello spettro, potresti avere un caso aziendale completo prodotto da un senior manager per fornire le modifiche necessarie per aiutare la divisione a raggiungere i suoi obiettivi annuali.

Non si tratta solo di snellire i processi aziendali. Coloro che lavorano nei ruoli BAU possono anche realizzare il cambiamento è essenziale a causa di cambiamenti nel quadro normativo o come parte del panorama competitivo per l'organizzazione. Lo staff di frontline lavora per fornire una strategia e sa cosa vuole essere diverso per arrivarci.

I progetti, d'altra parte, aiutano a implementare tutto questo cambiamento. I progetti forniscono cambiamenti alle e attraverso le funzioni BAU usando la gestione del progetto. Chiariremo cosa è la gestione del progetto. L'organizzazione del progetto lavora per fornire il cambiamento che i team BAU hanno identificato. Ciò accade una volta che il progetto ha attraversato un processo di approvazione, che normalmente è un caso aziendale e l'approvazione della direzione.

Ciò non vuol dire che le persone in un ruolo di progetto non possano mai suggerire miglioramenti alle pratiche commerciali, ma lo faranno sotto il loro ruolo di dipendenti piuttosto che come parte del loro ruolo di progetto.

Questa divisione, che sentirai anche riassumere come "cambiare il business, gestire l'azienda", è evidente anche alla fine dei progetti. La modifica di un progetto implementato è di fornire un output. Potrebbe essere un nuovo software, un edificio, un nuovo servizio o qualcos'altro. Il team BAU è responsabile di prenderlo e di farne buon uso per fornire benefici. In altre parole, il progetto offre la possibilità di ottenere benefici e le operazioni BAU utilizzano tale capacità per ottenere i benefici.

Gestione dei rischi attenuanti

Affinché le funzioni aziendali come al solito siano efficaci, troverete che i team BAU cercano di mitigare tutti i rischi per le operazioni. Eliminare l'incertezza dal business per una migliore stabilità organizzativa e processi ripetibili è una buona cosa.

Per la loro stessa natura di essere unici e incerti, i progetti richiedono un elemento di rischio. La società sta facendo un piccolo passo verso l'ignoto semplicemente facendo un progetto in quanto introduce cambiamenti e offre qualcosa che prima non c'era.

I team di progetto, quindi, affrontano il rischio in modo diverso rispetto ai team BAU. I project manager cercano di gestire i rischi, sia positivi che negativi, per ottenere i migliori risultati. Ciò potrebbe includere il rischio attenuante per cercare di limitare la probabilità che accada, ma include anche altre strategie di gestione del rischio. È improbabile che tu possa mai estinguere il rischio su un progetto, ma potresti essere in grado di farlo per buoni motivi operativi per il tuo lavoro BAU.

Uno è Time-Bound, l'Altro è in corso

I progetti hanno una data di inizio, di metà e di fine e sono un evento unico. Questo è il ciclo di vita del progetto. In effetti, la caratteristica più determinante di un progetto è che finisce. Il project manager e il team lavorano al progetto durante questo periodo. Alla fine, la squadra viene sciolta.

BAU non si ferma ed è in corso. Puoi, ovviamente, chiudere una funzione o interrompere un processo se non è più necessario per il business, anche se sarebbe gestito come un progetto! Una funzione BAU produce lavori in corso senza data di fine prevedibile.

Per capitalizzare o non per capitalizzare

I progetti possono essere capitalizzati e spesso BAU non può essere - ti affidi alle spese operative per il tuo business in corso come al solito. In altre parole, i trattamenti contabili per progetti e altri compiti sono diversi.

Il finanziamento del progetto si riferisce spesso al mettere in servizio un bene, il che significa che i costi possono essere capitalizzati. In alcuni casi, a seconda di dove ti trovi nel mondo e dei tuoi regolamenti contabili locali, puoi persino prendere i costi del progetto sotto la linea.

I costi BAU sono normalmente considerati opex (spese operative) e sono registrati nei conti profitti e perdite della società.

Il finanziamento di progetti e finanziamenti aziendali, in generale, è un'area molto specializzata, quindi è sempre meglio ricevere consigli dai vostri esperti finanziari prima di formulare giudizi su cosa dovrebbe e non dovrebbe essere capitalizzato nella vostra organizzazione. Le regole contabili variano da paese a paese, e anche da organizzazione in cui le singole imprese hanno particolari processi e modi di fare le cose.

In caso di dubbio, controlla sempre!

Squadre interfunzionali e funzionali

Infine, c'è una grande differenza nella composizione dei team di progetto. I progetti tendono a coinvolgere team multidisciplinari di esperti riuniti per fornire un risultato particolare. Sapere come motivare un team di progetto è importante perché non tutti possono conoscere l'obiettivo specifico all'inizio. Se le persone non hanno una chiara comprensione di ciò su cui stanno lavorando, allora tendono a non fare il loro lavoro migliore.

I team di progetto sono composti da persone che ricoprono ruoli particolari. Questi non sono titoli di lavoro ma posizioni all'interno del progetto con responsabilità distinte. I ruoli principali di un team di progetto sono:

• Sponsor del progetto
• Responsabile del progetto
• Fornitore senior (l'organizzazione responsabile del lavoro, che potrebbe essere un team interno come IT o un appaltatore o un fornitore esterno)
• Cliente (potrebbe trattarsi di un cliente interno come un responsabile di reparto diverso o, in un'organizzazione di servizi client, il cliente per il quale si sta consegnando il progetto)
• Esperti in materia (persone inserite nel team per la durata del progetto o parte di esso che usano la propria esperienza per contribuire al successo del progetto).

Scopri di più sui ruoli in un team di progetto.

Il lavoro BAU, d'altra parte, è gestito da team funzionali. Sono esperti a pieno titolo ma raggruppati insieme come divisione. Di solito c'è una minore sovrapposizione interfunzionale ad altri dipartimenti rispetto ai team di progetto.

Normalmente è molto chiaro su cosa dovrebbero lavorare i team BAU e gli obiettivi sono chiari. Avranno obiettivi definiti e una visione per il ruolo che il dipartimento svolge nell'azienda. Un esempio potrebbe essere un servizio clienti che lavora come parte di una più ampia divisione di assistenza clienti che gestisce le chiamate e le e-mail dei clienti sul prodotto.

È complicato perché può esserci una sovrapposizione. Ad esempio, un team leader in quel call center è uno specialista nel campo. Possono essere distaccati da un team di progetto per gestire un pacchetto di lavoro e le risorse relative alla consegna di parte di un progetto correlato al contatto con il cliente. Ma nel loro lavoro di progetto, stanno assumendo il ruolo di esperti in materia, non come team leader del servizio clienti. In qualità di membro del team di progetto, saranno responsabili per la loro parte del budget del progetto e avranno un alto grado di discrezione su come il lavoro viene svolto per raggiungere gli obiettivi finali.

Potrebbero non avere questo nel loro ruolo BAU.

BAU e conflitti di progetto

Il lavoro di progetto e il lavoro BAU possono essere piacevolmente affiancati, ma spesso può esserci tensione. Succede perché i progetti cercano di cambiare lo status quo. Lo status quo funziona abbastanza bene e, per la maggior parte, alla gente non piace il cambiamento.

Secondo, quando chiedi alle persone di unirsi al tuo gruppo di progetto, possono soffrire di un conflitto di lealtà. La loro prima responsabilità è nel loro lavoro giornaliero o nel progetto? Obiettivi chiari e un forte impegno per il progetto da parte della direzione possono aiutare qui, così come mantenere aperte le linee di comunicazione in modo che sappiano quali dovrebbero essere le priorità.

In terzo luogo, mantenere l'attività in esecuzione è sempre la priorità. Ciò ha implicazioni per i team di progetto che potrebbero vedere il loro taglio di fondi, le risorse chiave ritirate ai ruoli BAU e le tempistiche in ritardo perché tenere le operazioni quotidiane dell'organizzazione in corso è focalizzata.

I project manager possono sentirsi frustrati, ma sarà sempre così, e dovrebbe esserlo. Non ha senso consegnare un progetto fantastico se la compagnia è fallita nel frattempo e non è rimasto nessuno per usare quello che hai costruito!

Tenendo presenti queste linee guida, dovrebbe essere facile capire se stai lavorando a progetti o BAU o entrambi.