Come pianificare un meeting aziendale

Congratulazioni! La tua azienda organizzerà un incontro per un gruppo di dipendenti selezionati da tutti i livelli dell'azienda. Il CEO ti ha affidato la responsabilità del Project Manager per l'evento. Questi suggerimenti e un piano di esempio del progetto dimostrano in che modo un Project Manager potrebbe avvicinarsi alla costruzione del piano di progetto per una riunione aziendale o un progetto similmente complesso.

Pre-pianificare il progetto

Il primo passo è pianificare il piano. Si inizia discutendo l'evento con gli stakeholder. Se questo è stato fatto l'anno scorso, cosa è andato bene? Cosa è andato storto? Chi ha gestito il progetto e può aiutarti a evitare le insidie ​​di quest'anno? Dal momento che l'amministratore delegato ti ha assegnato il progetto, che cosa vuole dall'evento? Quando sarà l'evento? Dove? Qual è il budget?

Assemblare quante più informazioni possibile. Questo sarà lo scheletro sul quale costruisci il piano del progetto.

Costruisci la squadra

Di quali altre risorse hai bisogno per rendere questo progetto un successo? Ci sono persone in altri dipartimenti che possono aiutarti a rendere questo evento un successo? Cosa devi fare per ottenere aiuto? Puoi solo chiedere o hai bisogno di ottenere l'approvazione formale dal loro capo? Quanto tempo hai bisogno da loro? Quali abilità specifiche hai bisogno di loro per fornire? Qualcun altro può fornire quell'abilità se la persona che desideri non è disponibile?

Poiché si tratta di un incontro a livello aziendale, come può le risorse umane aiutare? Hai bisogno di assistenza dal Dipartimento dei servizi? E il dipartimento marketing? Hai bisogno di aiuto in quella zona?

Pianifica l'agenda

Una volta che sai quanto durerà la riunione, inizierai a compilare i blocchi temporali. Hai bisogno di un altoparlante di apertura? Chi sarà? Avete intenzione di tenere insieme i partecipanti o li dividerete in gruppi più piccoli per una parte del programma? Di quanti altri diffusori avrai bisogno? Chi organizzerà le sessioni più piccole se si interrompe?

L'evento durerà più di un giorno? Come chiuderai il primo giorno? Come riaprirai il secondo giorno?

Come si concluderà alla fine? Hai bisogno di un discorso di chiusura? Come gestirai la logistica della gente che controlla l'hotel se ne prenoti uno?

Trova lo spazio

Scopri quante persone stanno arrivando. Quindi determina la dimensione di uno spazio di cui hai bisogno. Dove si terrà l'evento? C'è posto nell'ufficio aziendale o hai bisogno di uno spazio più ampio? L'amministratore delegato desidera che la riunione sia tenuta fuori sede, in modo che le persone possano concentrarsi, o lo vogliano tenere in ufficio per ridurre al minimo i costi?

Quali proprietà nella tua zona possono fornire lo spazio che ti serve? Un hotel vicino all'aeroporto è una buona scelta per ridurre al minimo il tempo di viaggio per chi arriva da fuori città o dovresti trovare qualcosa fuori città che sarà più tranquillo?

Cosa fanno pagare le diverse sedi per le loro strutture? Cosa comprendono e cosa ti serve per acquistare e portare? Assegneranno una persona con cui lavorare? Qual è la loro politica in materia di materiali e persone da fuori?

Tiralo fuori

Avendo raccolto le risposte almeno alla maggior parte di queste domande, puoi iniziare a mettere insieme il piano del progetto. Ricorda che ciò che stiamo mostrando qui è l'elenco delle attività di progetto, solo la struttura di ripartizione del lavoro (WBS). Non include alcuna delle dipendenze tra attività o timeline. Questi sarebbero aggiunti in seguito.

Esempio di piano di progetto per riunioni aziendali

In Come pianificare un progetto utilizzando gli strumenti di base del Project Management, abbiamo discusso il pensiero alla base della pianificazione del progetto e l'utilizzo delle capacità di gestione del progetto durante il processo di pianificazione. Ecco come una struttura di ripartizione del lavoro di un piano di progetto (WBS) potrebbe cercare un progetto per pianificare una riunione aziendale:

1. Pre-pianificare il progetto

1. Determina il budget
2. Discutere con il CEO per stabilire gli obiettivi del progetto
3. Contattare il Project Manager (PM) precedente per suggerimenti
4. Determina l'elenco degli stakeholder
5. Contattare gli stakeholder per l'input.
6. Stabilire la data preferita per l'evento
7. Determina quanti diffusori / presentatori sono necessari
8. Determina quanti staff di supporto sono necessari
9. Determina quanti dipendenti parteciperanno
10. Elenca possibili posizioni per l'evento

2. Costruisci il team di progetto

1. Ottieni un rappresentante dal marketing
2. Ottieni un rapporto da HR
3. Vedere se l'acquisto assegnerà qualcuno per aiutare
4. Chiedi a Susan di gestire tutti i dettagli dei relatori
5. Ottieni risposte da Strutture
6. Pianifica la riunione iniziale del team di progetto

3. Sviluppa l'agenda

3a Pianifica il primo giorno

1. Imposta l'ora di inizio
2. Imposta l'orario, organizza il luogo e il personale per la registrazione
3. Imposta la durata della sessione del mattino
4. Imposta la lunghezza dei discorsi
5. Calcola il numero di altoparlanti necessari per la sessione mattutina
6. Reclutare i relatori
7. Pianificare la pausa a metà mattina (durata e durata)
8. Organizzare l'aggiornamento della sala conferenze durante le pause (acqua, rifiuti, ecc.)
9. Pianificare la pausa pranzo (tempo, durata, posizione, menu, chi paga)
10. Pianificare la sessione pomeridiana (lunghezza, numero di oratori)
11. Reclutare relatori pomeridiani
12. Chiusura piano giorno (tempo, chi, lunghezza)

3b Plan Day Two

1. Imposta l'ora di inizio
2. Imposta la durata della sessione del mattino
3. Calcola il numero di altoparlanti necessari per la sessione mattutina
4. Reclutare i relatori
5. Pianificare la pausa a metà mattina (durata e durata)
6. Organizzare l'aggiornamento della sala conferenze durante le pause (acqua, rifiuti, ecc.)
7. Pianificare la pausa pranzo (tempo, durata, posizione, menu, chi paga)
8. Pianificare la sessione pomeridiana (lunghezza, numero di oratori)
9. Reclutare relatori pomeridiani
10. Discorso di chiusura del piano (tempo, chi, lunghezza)
11. Organizzare i tempi di check-out con l'hotel

4. Pianifica lo spazio

1. Determina il numero di partecipanti
2. Pianificare la disposizione dei posti (righe contro tabelle)
3. Calcola lo spazio necessario
4. Indagare i luoghi disponibili con quella quantità di spazio (costi, posizione, servizi inclusi)
5. Contare il numero di altoparlanti ogni giorno e totale
6. Determina numero e tipo di personale di supporto necessario
7. Scopri quanti partecipanti / relatori / personale avranno bisogno di stanze
8. Negozia costi e date con posizioni disponibili
9. Firma il contratto con la posizione selezionata

5. Pubblicizza l'evento

1. Completa tutti i dettagli con il luogo dell'evento
2. Assicurati che i partecipanti siano avvisati
3. Notifica a tutti i relatori di argomento e orario di presentazione / giorno
4. Notifica a tutto il personale di supporto di compiti e turni
5. Ottieni RSVP dai partecipanti
6. Notifica i partecipanti alla sostituzione secondo necessità

6. Follow Up

1. Ricevi bozze di discorsi da tutti gli oratori
2. Esamina i discorsi finali
3. Ottieni le etichette nome per tutti i partecipanti, i relatori, lo staff
4. Acquista materiali e regali per i partecipanti
5. Riconfermare con la posizione dell'evento

7. Rivedi e valuta

1. Invia sondaggio di soddisfazione a tutti i partecipanti
2. Invia sondaggio di revisione a tutti gli oratori
3. Invia ringraziamenti a tutti i relatori e al personale
4. Tieni una riunione ravvicinata con il team di progetto

Ulteriore pianificazione

La struttura di ripartizione del lavoro del piano di progetto (WBS) sopra mostra un esempio per pianificare una riunione aziendale. È solo un contorno. Il team di progetto avrebbe ancora bisogno di lavorare su questi elementi ed espandersi su molti di essi. Inoltre, avrebbero bisogno di lavorare sul tempo necessario per ogni attività, sull'importanza relativa dei compiti e sulle interrelazioni / dipendenze tra le attività.