Come creare un registro dei rischi di progetto

01 Progettazione di buoni registri di rischio

Un modo per incoraggiare la partecipazione nella gestione del rischio è con una buona progettazione del registro dei rischi. Il formato giusto comunicherà rapidamente il livello generale di rischio nel progetto a te e agli altri membri del team di progetto.

Dovrebbe consentire agli utenti di accedere facilmente a più dettagli sui singoli rischi quando necessario. Questo, a sua volta, stimola tutti a pensare in termini di rischi, individuandone di nuovi man mano che si presentano e monitorando e intervenendo per mitigare i rischi esistenti.

02 Includi i campi giusti

Il registro dei rischi deve contenere almeno un identificativo univoco per ciascun rischio, una descrizione di esso, le azioni da intraprendere in risposta e il proprietario dell'attività.

Le descrizioni dovrebbero essere brevi e al punto. Ad esempio, un rischio identificato come "Danni da pioggia" potrebbe includere questa descrizione: "Le forti piogge potrebbero allagare il campo e causare il deterioramento delle colture".

03 Misure aggiuntive

Potresti voler includere misure quantitative di probabilità, impatto e rischio complessivo e valori residui a seguito della mitigazione per progetti più rischiosi.

I campi numerici che vengono calcolati automaticamente possono essere utili se stai utilizzando una tecnica di valutazione del rischio come il metodo Monte Carlo. Altri campi utili includono date chiave, categoria di rischio, categoria di risposta al rischio, prossimità, costi di mitigazione e stato.

Non c'è limite al numero di campi che puoi includere, ma solo i campi chiave dovrebbero essere visualizzati a livello di visualizzazione elenco. Evita gli utenti schiaccianti mettendo dettagli non necessari a livello di visualizzazione elenco. Idealmente, gli spettatori che necessitano di informazioni più complete possono fare clic sui dettagli.

04 Un'altra opzione

Potresti voler creare un database di registro dei rischi per ciascun progetto in modo da non essere limitato a un set standard di campi. Sebbene un foglio di calcolo possa aiutarti a tracciare i tuoi progetti, in particolare quelli più piccoli, un database creato con software come Kahootz o Podio può essere migliore. Semplificano l'aggiunta di documenti e grandi quantità di testo quando necessario.

05 semafori

È difficile battere il sistema dei semafori per ottenere un impatto visivo. Gli utenti sanno che il rosso significa alto rischio, ambra significa rischio medio e il verde è a basso rischio. Questi rapidi segnali visivi aiutano i lettori a scansionare le informazioni più rapidamente.

06 Funzionalità di sicurezza

Potrebbe essere utile incoraggiare la partecipazione consentendo a tutti i membri del team di progetto e forse ad alcune parti interessate di visualizzare il registro dei rischi. Tuttavia, è necessario impostare i diritti di accesso degli utenti in modo che possano essere modificati solo dai proprietari e gestori di rischio chiave. Hai bisogno di una pista di controllo di chi ha cambiato cosa e quando.

07 Profilo di rischio riassuntivo

I membri del team di progetto senior e le parti interessate potrebbero non avere il tempo di digerire la visualizzazione elenco di tutti i rischi. Per loro, un profilo di rischio riassuntivo fornisce una rapida panoramica dei rischi complessivi del progetto. Illustra il numero di rischi ad ogni probabilità e livello di impatto.

08 È tutta una questione di comunicazione

Ricorda che un registro dei rischi di progetto non elenca solo i rischi e le azioni di mitigazione. È uno strumento di comunicazione che coinvolge i tuoi colleghi nella gestione del rischio. Il tuo design dovrebbe riflettere questo obiettivo con visualizzazioni diverse per diversi tipi di pubblico.