Come creare una lista di cose da fare: suggerimenti per la gestione

Abbiamo fatto tutti gli elenchi delle cose da fare. In qualche modo non sembra esserci mai abbastanza ore al giorno per realizzare tutte le cose sulla tua lista di cose da fare. Ecco un sistema che funziona - e può funzionare anche per te.

Una lista non basta

Fare una "lista delle cose da fare" non è abbastanza. Devi classificarli. Devi sapere quali compiti sono più importanti in modo da poterti concentrare su di essi. Quindi devi assegnare le risorse a quegli articoli, misurare i tuoi progressi e premiare te stesso per i tuoi successi.

classifica

Elenca tutte le cose da fare in un foglio di calcolo, anche se puoi anche stamparle su carta. Puoi anche metterli sul tuo computer o smartphone, scriverli sul tuo calendario o inserirli in un software di gestione del tempo.

Il primo passo è elencare tutto ciò che devi fare. Quindi assegna loro una classifica in modo che tu possa concentrarti sugli oggetti importanti.

Utilizzare una classifica A, B, C. La A-list è ciò che devo fare oggi prima di partire. La lista B è tutto ciò che devi fare, ma non necessariamente oggi. Infine, la C-list è ciò di cui hai bisogno per trovare il tempo di fare presto.

Potresti scoprire abbastanza rapidamente che le cose nella lista C e persino nella lista B, non sono mai state fatte. In una posizione di Operations Manager diversi anni fa, mi sono trovato sempre più frustrato con la mia A-list. Non solo non riuscivo a superarlo ogni giorno, come avevo sempre fatto prima, ma la lista A continuava a crescere. In quel momento ho capito cosa dovevo fare per far funzionare la mia lista di cose da fare, e ho sviluppato un sistema fatto lavoro.

Gestione del tempo

Non era abbastanza per sapere cosa fosse importante; cosa ha reso la A-list. Dovevo anche sapere quanto tempo ci sarebbe voluto e quanto tempo avrei dovuto dedicare a loro. Ho aggiunto una colonna alla mia lista delle cose da fare con il tempo stimato che ogni attività dovrebbe svolgere e una colonna adiacente con il totale cumulativo.

Poi ho fatto un semplice studio del tempo. Come ho fatto ogni compito, ho annotato quello che ho fatto e le ore di inizio e fine. Ho tenuto traccia per un giorno intero. Poi l'ho ripetuto un paio di settimane dopo in un giorno diverso. Non è stato un sondaggio esaustivo con qualsiasi mezzo, ma mi ha dato qualche intuizione. Come direttore delle operazioni, gran parte della mia giornata è stata occupata da interruzioni: gestione di eventi accaduti, crisi emerse o problemi che dovevano essere risolti. In media queste interruzioni consumavano quattro ore al giorno. Dato che in genere lavoro una giornata di dieci ore, ciò mi ha lasciato sei ore al giorno per le cose sulla mia lista di cose da fare.

Ogni notte, prima di lasciare l'ufficio, aggiornavo la mia lista di cose da fare. Eliminerei le cose che avevo completato, delegato o declassato, aggiungendo le nuove cose che erano emerse, riordinando le priorità per ottenere i compiti più importanti in cima e assegnando il tempo stimato a ciascuno. Poi scenderò la lista fino al marchio delle sei ore e tracciamo una linea. Questo è diventato il mio obiettivo per il giorno successivo.

Premiati

Molto spesso, quella linea cadeva da qualche parte nella mia lista A. Di rado era ovunque vicino al fondo. Tuttavia, quello era il mio obiettivo. Se ho colpito o superato la linea, sono andato a casa sentendo come se fosse stata una giornata produttiva e di successo. Invece di picchiarmi su cose che non ero stato in grado di raggiungere, ho riconosciuto il mio successo nell'aver incontrato o battuto il mio obiettivo. Il giorno dopo, dovetti ricominciare tutto da capo e raggiungere il nuovo obiettivo, ma lo feci dal punto di vista del successo precedente piuttosto che dalla frustrazione di avere sempre più cose da fare di quante ne avessi il tempo di realizzare.

Hai bisogno di un sistema

Per avere successo, devi sviluppare un sistema per gestire il tuo tempo in modo da poter fare di più nel tempo che hai. Se la tua linea di bersaglio sulla tua lista di cose da fare è sempre vicino alla cima, il tuo capo inizierà a cercare qualcun altro che può lavorare un po 'più in basso nella lista ogni giorno. Di seguito, consulta alcune risorse per aiutarti a gestire meglio la gestione del tempo.

Gestisci questo problema

Elenca le attività che devi fare. Dare priorità a quelli che sono importanti, non solo urgenti. Avere un piano per cosa portare a termine ogni giorno. Lavora verso quel piano. Premiati quando incontri o batti il ​​tuo obiettivo.