Le cinque fasi di un progetto

Mentre alcune metodologie di progetto come approcci agili comprimono o ripetono le fasi successive in cicli più veloci e iterativi, il lavoro di ogni fase è visibile e distinto in ogni progetto.

Segue progetti formali che seguono un processo a cinque fasi

1. Iniziazione: formazione del team di progetto, noleggio di progetti e kick-off.
2. Pianificazione: finalizzare lo scopo del progetto, definire la ripartizione dettagliata del lavoro, valutare il rischio, identificare i requisiti delle risorse, finalizzare il programma e prepararsi per il lavoro effettivo.
3. Esecuzione: eseguire il lavoro effettivo richiesto dalla definizione e dall'ambito del progetto.
4. Monitorare e controllare: la gestione, la segnalazione e il controllo effettivi delle risorse e dei budget durante la fase di esecuzione.
5. Progetto Chiudi: consegna del progetto, valutazione delle lezioni apprese, aggiornamento del team di progetto.

Flusso del progetto tradizionale

Indipendentemente dalle dimensioni del progetto, il movimento attraverso le fasi è lo stesso. Il progetto è avviato o avviato con una carta che identifica il project manager e descrive l'importanza del progetto.

Una volta che il progetto è stato avviato, passa alla fase di pianificazione. Qui, i team di base e di lavoro identificano il lavoro necessario da completare per raggiungere lo scopo del progetto e sviluppare stime e valutazioni per tempo, costi, risorse e rischi.

Dopo la fase di pianificazione, il lavoro inizia e si verifica in un ordine definito necessario per passare da un'attività precedente o precedente a attività successive. Le dipendenze del progetto svolgono un ruolo importante in questa fase.

Mentre l'esecuzione procede, il project manager ei membri del team monitorano, riferiscono e controllano il progetto generale, con particolare attenzione alle attività del percorso critico. Questo lavoro continua fino a quando la fase di esecuzione è completa e il progetto viene consegnato al cliente.

La fase finale, la chiusura del progetto, prevede il completamento della consegna, la valutazione delle lezioni apprese e l'aggiornamento del team di progetto in modo che i membri possano passare alla loro successiva iniziativa.

Per progetti di tipo di sviluppo agili o iterativi, la pianificazione e l'esecuzione avvengono in brevi sprazzi o sprint, con le fasi ripetute fino al completamento del progetto per la soddisfazione del cliente.

Iniziazione

Una solida iniziazione al progetto non solo renderà il vostro progetto un successo, ma getterà le basi per tutte le fasi future. Durante l'iniziazione, i membri del team di progetto verranno assegnati, li informeranno sugli obiettivi generali del progetto e chiederanno al cliente o al proprietario del progetto quante più domande possibili in modo da poter pianificare il progetto in modo efficiente. È anche un ottimo momento per creare entusiasmo per il team sul progetto e raccogliere ogni dettaglio dell'ultimo minuto che possa influenzare la pianificazione del progetto. Ulteriori passaggi includono:

• Analisi degli stakeholder
• Assegnazione di uno sponsor esecutivo
• Sviluppo e comunicazione di documenti charter
• Incontro formale iniziale

Pianificazione

Una volta avviato il progetto e raccolto tutte le informazioni pertinenti, inizierai a pianificare il tuo progetto. La fase di pianificazione dipende dalla dimensione del tuo progetto, dalla quantità di informazioni che devi organizzare e dalla grandezza della tua squadra. Il risultato della pianificazione dovrebbe essere un chiaro piano o programma di progetto, da cui ognuno seguirà i compiti assegnati. Utilizzare un programma di pianificazione del progetto come Microsoft Project o Basecamp è estremamente utile quando si pianifica un progetto. Se non si ha accesso a uno di questi programmi, eseguire una ricerca generale online per un software di pianificazione del progetto gratuito.

Anche se l'utilizzo di un programma di pianificazione del progetto è utile, non è sempre necessario. Usare Excel e Word per creare il tuo piano e comunicarlo al team è altrettanto efficace. I compiti specifici nella fase di pianificazione includono:

• Creazione di un piano di comunicazione per le varie parti interessate coinvolte.
• Sviluppo di una struttura dettagliata per la ripartizione del lavoro.
• Identificare il percorso critico.
• Tracciare le risorse sul piano del progetto e perfezionare la sequenza del lavoro sulla base delle dipendenze del progetto e dei vincoli di risorse.
• Sviluppare un programma dettagliato.
• Valutare i rischi e sviluppare un piano di prioritizzazione e attenuazione dei rischi.

Esecuzione

Ora che hai un solido piano di progetto, il team può iniziare a eseguire il progetto rispetto alle attività assegnate. È la fase in cui ognuno inizia a fare il lavoro. Ti consigliamo di avviare ufficialmente la fase di esecuzione con incontri di persona per garantire che tutti abbiano ciò di cui hanno bisogno per iniziare a eseguire la loro parte del progetto. Far partire il team sulla strada giusta è parte integrante del successo di un progetto, quindi articolare chiaramente il programma e il piano delle comunicazioni.

Monitorare e controllare

Mentre il progetto è in fase di esecuzione, inizierai a monitorarlo e controllarlo per assicurarti che si muova come previsto. Esistono vari modi per monitorare e controllare un progetto. I check-in occasionali con i capigruppo, gli "stand-up" organizzati quotidianamente o le riunioni di status settimanali più formali sono efficaci. Le informazioni che escono da questi incontri o canali di comunicazione informeranno il ciclo di feedback e in ultima analisi qualsiasi riprogettazione e adeguamento necessari per il progetto. Altre importanti attività in questa fase includono:

• Aderendo al proprio piano di comunicazione prestabilito per garantire la consapevolezza delle parti interessate sullo stato del progetto.
• Monitorare i team di lavoro e le attività lavorative sul percorso critico.
• Identificazione delle opportunità per migliorare le prestazioni della pianificazione mediante il rilevamento rapido o il completamento delle attività in parallelo o laddove necessario, interrompendo la pianificazione aggiungendo risorse.
• Monitoraggio dei costi effettivi rispetto a quelli pianificati.
• In alcuni casi, il monitoraggio, il calcolo e la segnalazione del valore ottenuto per il piano di progetto.
• Monitorare e mitigare i rischi e perfezionare il piano di rischio secondo necessità.

Progetto Chiudi

Una volta che tutti i dettagli e le attività del progetto sono completi e approvati dal cliente o dal proprietario del progetto; puoi finalmente chiudere il tuo progetto. La chiusura di un progetto è tanto importante quanto l'avvio, la pianificazione e l'esecuzione. Dovrai documentare tutte le informazioni dal progetto e organizzarle ordinatamente in modo da poter tornare indietro se necessario. È anche un buon momento per tenere un post-mortem sul progetto in modo che tutti i membri del team possano riflettere su ciò che è andato bene o sbagliato durante il progetto. Dovrebbe anche essere documentato in modo che il risultato possa essere condiviso con altri membri del progetto e archiviato in una cartella della cronologia del progetto.

Infine, è importante aggiornare formalmente il team di progetto, fornendo feedback e valutazioni delle prestazioni, come indicato dalla politica aziendale.