Cosa c'è in un documento di ambito del progetto

Quando stai dando il via a una nuova iniziativa, il documento sull'ambito del progetto è un'informazione fondamentale per l'intero team. Definisce il prodotto finale da consegnare al cliente, quando deve essere consegnato e a quale costo.

In sostanza, questo documento definisce i confini del lavoro, in modo che ogni membro del team e il cliente comprendano tutti gli aspetti del progetto. Altrettanto importante, capiscono cosa fa non comportare.

I benefici

Una dichiarazione sull'ambito del progetto, una volta condivisa con tutti i membri del team e i clienti del progetto, è parte integrante della gestione del progetto. Tra i suoi benefici:

• Una comprensione comune tra tutti i soggetti coinvolti delle caratteristiche, della qualità e dei tempi previsti del progetto
• Un mezzo per comunicare con altre parti interessate nel progetto per ottenere il loro sostegno e coinvolgimento
• Uno strumento per concentrare gli sforzi del team sul lavoro necessario per soddisfare le esigenze del cliente

Inoltre, se vengono suggerite modifiche che vanno oltre i limiti dell'ambito originale, la dichiarazione diventa la base per stimare e proporre modifiche. Se le modifiche sono accettate da tutte le parti interessate, la dichiarazione dell'ambito può essere rivista.

Iniziare

Il project manager deve cercare input dai membri del team, dai clienti, dallo sponsor esecutivo e da altri stakeholder chiave per comprendere e descrivere il risultato richiesto dall'iniziativa del progetto. Questo è spesso chiamato deliverable.

La descrizione del deliverable deve includere un costo o un intervallo di costo accettabile per il progetto. Definisce inoltre le caratteristiche chiave da includere e il periodo di tempo per la consegna.

Una volta concordati dal cliente, dal project manager, dal team di progetto e dallo sponsor esecutivo, qualsiasi modifica alla dichiarazione del progetto deve essere effettuata utilizzando un processo di modifica attentamente controllato e documentato.

Un impatto a cascata

Una volta concordato l'estratto conto o il documento, ciascuna parte del team lo utilizza come base per le proprie stime del lavoro, i tempi e i costi coinvolti. Più precisa e accurata è la dichiarazione dell'ambito, più è probabile che i team di lavoro produrranno stime accurate e requisiti di risorse.

Le esclusioni possono essere importanti

Non è raro che un documento di ambito del progetto elenchi elementi specifici che devono essere esclusi dal deliverable. Ad esempio, il documento di applicazione di un appaltatore per costruire una casa potrebbe stabilire che i permessi ambientali devono essere ottenuti dal proprietario e non sono responsabilità dell'appaltatore che costruisce la casa.

Cosa può andare storto?

La mancanza di chiarezza è una fonte comune di stress e fallimento del progetto. Un documento di riferimento vago o ambiguo lascia molte questioni aperte al dibattito e chiamate di giudizio non informate. Questi possono influenzare le caratteristiche, la qualità, i tempi e il costo del progetto.

Un'altra trappola da evitare è conosciuta come "scope creep". Se la dichiarazione di portata è vaga, il cliente è tentato di fare richieste che vanno oltre l'intento o i limiti dei piani originali.

Regolazione della portata

Mentre frequenti modifiche alla portata ritardano il completamento del progetto e possono comportare costi significativi, a volte sono necessarie e ragionevoli. I project manager si affidano a un processo di "change management" che identifica la modifica richiesta, rivede tutte le stime di tempi, costi e carichi di lavoro corrispondenti e rivaluta il progetto per i nuovi rischi considerati i cambiamenti.

Il project manager e lo sponsor esecutivo di solito prendono la decisione finale sulla modifica del campo di applicazione solo quando la situazione è stata completamente analizzata. Le modifiche sono documentate in un registro delle decisioni e quindi comunicate al team di progetto più ampio.