Come Chunking migliora l'efficienza e la produttività del lavoro

Come manager, passiamo troppo della nostra giornata cercando di adattare più lavoro in meno tempo. Una risposta comune per i professionisti oberati di lavoro a tutti i livelli è di tentare di multitasking eseguendo più attività contemporaneamente. Il problema è che il multitasking non funziona.

Perché il multitasking non è l'approccio più efficace per la produttività del lavoro

Ad esempio, immagina che mentre ti lavi i denti al mattino, inizi a pensare all'agenda per un grande incontro più tardi nella giornata. Non ci vuole gran parte della potenza di elaborazione del tuo cervello per lavarti i denti e potresti essere in grado di concentrarti sull'agenda mentre gestisci meccanicamente il tuo compito di pulizia dei denti mattutini.

Ma che dire di due compiti che richiedono più capacità del tuo cervello? Potresti parlare al telefono mentre stai preparando la colazione. È possibile che entrambe le attività vengano eseguite correttamente, ma l'opportunità di errori dovuti a errori di attenzione è ampia.

Chunking come alternativa al multitasking

"Chunking" descrive come funziona l'utilizzo della memoria umana. È importante ricordare questo concetto mentre guardiamo al completamento di diversi compiti contemporaneamente. Stiamo, infatti, passando da uno all'altro piuttosto che farlo nello stesso tempo (anche se, nel caso di lavarsi i denti, potrebbe sembrare che siano simultanei).

Immagina di essere al telefono quando qualcuno entra nel tuo ufficio. Chiedono il tuo consiglio o una rapida decisione su un problema. Smetti di ascoltare brevemente la persona al telefono, scansiona la nota di fronte a te, scrivi una risposta e torna alla chiamata. Non hai fatto le due attività contemporaneamente (telefonata e conversazione).

In realtà hai fatto tre compiti in sequenza; ha iniziato la telefonata, ha avuto la conversazione di persona, e poi ha ripreso la telefonata. Proprio come nell'esempio di colazione sopra, avresti potuto fare entrambi meglio e in meno tempo, se li avessi fatti uno dopo l'altro invece che allo stesso tempo. Il motivo è che quando inizi ogni attività, devi concentrarti su di essa e iniziare.

Perché il tempo di avvio nel multitasking è inefficace

Quando hai iniziato la telefonata, dovevi pensarci, trovare il numero di telefono e effettuare la chiamata. Quando sei stato interrotto, dovevi capire che cosa la persona desiderava da te per poter prendere una decisione. Alla fine, quando hai ripreso la telefonata, dovevi ricordare dove eri rimasto. Potresti anche aver dovuto dire, "Oops, scusa, qualcuno è entrato. Cosa stavi dicendo?"

Maggiore è il numero di avvii e arresti durante il giorno, maggiore è il numero di questi momenti di avvio che richiedono tempo. Questi momenti sono tempo non produttivo. Se hai un rapporto giornaliero da preparare, il momento dell'avvio è probabilmente piuttosto breve rispetto a quello del rapporto che fai solo trimestralmente. Tuttavia, se si sta preparando la relazione e si viene interrotti, si ha quasi lo stesso tempo di avvio ogni volta.

Diciamo, ad esempio, che puoi scrivere un rapporto in 30 minuti senza interruzioni. Tuttavia, possono essere necessarie diverse ore se compaiono attività e interruzioni non pianificate durante il giorno. Questo notevole ritardo spesso non deriva tanto dalle interruzioni effettive quanto il tempo necessario per riavviare il report più e più volte.

Perché dovresti provare Chunking invece del multitasking

Ok, a volte devi fare il multitasking. Il tuo lavoro potrebbe essere operativo come il mio, quindi cosa c'è di meglio del multitasking? Chunking è migliore.

Chunking è il concetto di frammentare la giornata in blocchi più grandi invece di reagire a continue interruzioni. Più pezzi di tempo puoi dedicare a compiti specifici, meno momenti di avvio avrai e la tua efficienza migliora in modo proporzionato. Dal momento che non trascorrerai più tempo nei momenti di start-up, avrai più tempo e otterrai risultati migliori. Come bonus, dato che sarai in grado di concentrarti sul singolo compito, lo farai meglio.

Come una barra laterale, i project manager tempo fa hanno capito il potere di questa tecnica e hanno creato la loro versione di "chunking" attraverso il processo di struttura della ripartizione del lavoro.

Come iniziare con Chunking at Work

Quindi, come puoi iniziare a chunking?

• Inizia in piccolo finché non ne hai la sensazione. Scegli una singola attività, forse il tuo rapporto settimanale.
• Metti da parte i 30 minuti che sai ci vorranno.
• Chiudi la porta o affiggi un cartello con scritto "Genius al lavoro" o qualcosa del genere e poi concentrati sul rapporto e nient'altro che il rapporto.
• Ignora il telefono.
• Non controllare la posta elettronica.
• Scrivi il rapporto.

Tentativo lo stesso con le chiamate telefoniche, riunioni dei dipendenti e altre attività regolari. Concentrati, metti a posto le tue giornate e, dopo poche settimane di pratica, sentirai e sarai più efficiente.

La linea di fondo

Non sprecare così tanto tempo a cercare di eseguire più operazioni. Invece, renditi più efficiente e produttivo con il chunking. Mentre il termine è scomodo, il concetto è efficace.

Aggiornato da Art Petty